Операции с наличной валютой
Не все операции с валютой можно проводить с использованием валютной кассы. По общему правилу валютные операции нужно производить через банковские счета. Исключения составляют следующие операции организаций-резидентов:
- расчеты с нерезидентами за обслуживание самолетов на аэродромах, речных и морских судов в портах на территории России;
- расчеты с нерезидентами на территории иностранных государств за обслуживание самолетов в аэропортах, речных и морских судов в портах, а также иных транспортных средств во время их нахождения за границей;
- расчеты с гражданами, а также с подразделениями организаций-резидентов, находящимися за границей, по договорам перевозки пассажиров;
- расчеты с гражданами-нерезидентами и находящимися за пределами России гражданами-резидентами по договорам перевозки грузов, предназначенных для личного потребления (не связанного с предпринимательством);
- расчеты в магазинах беспошлинной торговли.
Такие правила установлены частями 2 и 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.
Вопрос о том, можно ли выдать наличную валюту сотрудникам, направленным в загранкомандировку, рассмотрен в рекомендации Как оформить и отразить в учете выдачу аванса на командировку.
Внимание: если через кассу проведена валютная операция, которая может быть проведена только через счет в уполномоченном банке, на руководителя организации или саму организацию могут наложить штраф.
Штраф составит от 75 до 100 процентов от суммы, в отношении которой допущено нарушение. Зафиксировать нарушение (составить протокол) может представитель органа или агента валютного контроля. Окончательное решение о наложении штрафа будет принимать руководитель (заместитель) территориального отделения Росфиннадзора. Такие правила устанавливает часть 1 статьи 15.25, подпункт 80 части 2 статьи 28.3 и статья 23.60 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Снятие валюты со счета
Для снятия иностранной валюты со своего текущего валютного счета (с целью размещения валюты в кассе) организации следует подать в банк заявление (письмо). Унифицированной формы этого документа в законодательстве нет. Как правило, его форма имеется в банке. Заявление (письмо) на получение иностранной валюты должно содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У. Кроме того, его должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации (п. 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У).
Документальное оформление
Приходные и расходные операции с наличной валютой оформляйте приходными и расходными ордерами по формам № КО-1 и № КО-2. Перед выдачей эти документы зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3. Валютные операции отразите в той же кассовой книге (форма № КО-4), что и рублевые операции. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Ситуация: как заполнить кассовые документы, связанные с движением валюты?
Заполните каждый документ и в рублях, и валюте.
Унифицированные формы кассовых документов (формы № КО-1, № КО-2, № КО-3, № КО-4) предусматривают рублевые реквизиты. Заполнить эти документы только в иностранной валюте нельзя, так как в первичных документах нужно обязательно указывать оценку хозяйственной операции в рублях (ч. 2 ст. 12 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866).
Вместе с тем, в бухгалтерских регистрах активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, нужно показать и в рублях, и в валюте расчетов (п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по бухгалтерскому учету и отчетности). Учетные регистры составляют на основании первичных документов. Добавлять новые реквизиты в кассовые документы нельзя (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20). Поэтому единственная возможность правильно оформить документ – это написать в соответствующей строке сумму и в рублях, и в валюте (например, через дробь рубли/валюта).
Бухучет
Операции с наличной иностранной валютой отражайте в бухучете и отчетности в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции и на отчетную дату, то есть на последний календарный день отчетного периода, за который составляется бухотчетность (п. 4, 6 и 7 ПБУ 3/2006, п. 37 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Кроме этого, в регистрах бухучета нужно отразить сумму в той валюте, в которой была проведена операция (п. 20 ПБУ 3/2006). В дальнейшем информация о фактическом количестве иностранной валюты будет необходима при инвентаризации кассы и для расчета курсовых разниц (п. 3 и 7 ПБУ 3/2006).
Для отражения валютных операций в бухучете к счету 50 «Касса» заведите столько субсчетов, сколько планируется использовать валют для наличных расчетов (Инструкция к плану счетов). Например, субсчет «Касса в евро», «Касса в долларах США» и т. д.
В бухучете операции по валютной кассе отразите следующими проводками:
Дебет 50 субсчет «Касса в...» Кредит 52 (71...)
– поступила валюта в кассу;
Дебет 52 (71...) Кредит 50 субсчет «Касса в...»
– выдана валюта из кассы.
При изменении курсов валюты рублевая оценка валюты в кассе будет изменяться. Отражать возникающие разницы нужно на отчетную дату и на дату совершения операции или по мере изменения курса (п. 7 ПБУ 3/2006). Результаты перерасчета относите на счета учета прочих доходов или расходов (п. 13 ПБУ 3/2006). Возникшие курсовые разницы отразите одной из проводок:
Дебет 50 субсчет «Касса в...» Кредит 91-1
– начислена положительная курсовая разница;
Дебет 91-2 Кредит 50 субсчет «Касса в...»
– начислена отрицательная курсовая разница.
Ситуация: можно ли компенсировать в рублях перерасход по авансовому отчету в валюте?
Ответ: да, можно.
На сегодняшний день не установлено ограничений по валюте, в которой будет возмещен перерасход по авансовому отчету. Поэтому организация может погасить задолженность в рублях по курсу валюты на дату выплаты. Ранее такое правило устанавливал пункт 4.1 Положения ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. № 62. На сегодняшний день это положение отменено, но другого порядка установлено не было.
Пример отражения в бухучете возмещения сотруднику перерасхода по авансовому отчету в иностранной валюте
ЗАО «Альфа» направляет своего сотрудника за границу для заключения контракта на продажу товаров. На командировочные расходы сотруднику 5 марта было выдано 1000 долл. США. Валюта для выдачи командировочных была получена 3 марта в обслуживающем банке. 20 марта сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет на сумму 1200 долл. США, из которых 200 долл. США – это перерасход. В тот же день авансовый отчет был утвержден. Перерасход был возмещен в рублях 24 марта.
Условный курс доллара США составил:
- 3 марта – 34,00 руб./USD;
- 5 марта – 34,50 руб./USD;
- 20 марта – 33,50 руб./USD;
- 24 марта – 33,70 руб./USD.
Бухгалтер сделал следующие проводки.
3 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 34 000 руб. (1000 USD × 34,00 руб.) – получена из банка валюта в кассу.
5 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 91-1
– 500 руб. (1000 USD × (34,50 руб./USD – 34,00 руб./USD)) – начислена положительная курсовая разница;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 34 500 руб. (1000 USD × 34,50 руб./USD) – выдана валюта из кассы.
20 марта:
Дебет 44 Кредит 71
– 41 200 руб. (1000 USD × 34,50 руб./USD + 200 USD × 33,50 руб./USD) – отражены командировочные расходы (частично по курсу на дату выдачи аванса на командировку, частично по курсу на дату утверждения авансового отчета).
24 марта:
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 6740 руб. (200 USD × 33,70 руб./USD) – выдан в рублях перерасход по авансовому отчету;
Дебет 71 Кредит 91-1
– 40 руб. (200 USD × (33,70 руб./USD – 33,50 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по задолженности перед сотрудником.
