Кто производит обслуживание
Техническое обслуживание кассовых аппаратов могут производить:
- центры технического обслуживания (ЦТО);
- поставщики ККТ.
Об этом сказано в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470.
ККТ должна проходить проверку исправности в ЦТО в январе–феврале каждого года. Это следует из абзаца 9 пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904.
Факт проведения техобслуживания ККТ ежегодно подтверждается голографическим знаком «Сервисное обслуживание». Этот знак наносится на корпус ККТ с той стороны, которая обращена к покупателю (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Образец знака «Сервисное обслуживание» утвержден приказом Минфина России от 9 августа 2013 г. № 77н.
Образец знака «Сервисное обслуживание» утвержден приказом Минфина России от 9 августа 2013 г. № 77н. При этом рисунки на знаках сервисных центров или поставщиков ККТ могут отличаться от образца. Главное, чтобы голограммы соответствовали описанию (письмо ФНС России от 30 декабря 2015 г. № ЕД-4-2/23261).
Организации и предприниматели не вправе производить техническое обслуживание и ремонт ККТ самостоятельно, с помощью других организаций или граждан, кроме ЦТО. Об этом сказано в абзаце 6 пункта 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95. Причем ремонт и техническое обслуживание должны выполнять только те ЦТО, где ККТ состоит на учете (подп. 11.1 п. 1 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).
Что включает техническое обслуживание
Техническое обслуживание ККТ может включать в себя:
- осмотр контрольно-кассовой техники;
- текущий и (или) капитальный ремонт;
- замену электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ);
- межремонтное обслуживание.
Ремонт ККТ
Ремонт ККТ производится только с разрешения руководителя организации или его заместителя. Перед тем как ремонтировать ККТ, нужно снять показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков. Показания отражаются в акте по форме № КМ-2 и заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. Акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены комиссии и представитель налоговой инспекции. Акт нужно передать в бухгалтерию не позднее следующего дня вместе с накладной на передачу ККТ в ЦТО для ремонта. Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Вызов специалиста ЦТО необходимо зарегистрировать в журнале по форме № КМ-8. В нем же нужно зафиксировать все выполненные работы по ремонту и техобслуживанию.
Журнал заполняет специалист ЦТО. Записи о приемке работ по ремонту ККТ подтверждаются подписью специалиста ЦТО и ответственного сотрудника организации. Журнал учета вызовов должен храниться у руководителя организации. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков нужно вновь зафиксировать в акте по форме № КМ-2. Кожух ККТ опломбируется маркой-пломбой, которую наклеивает ЦТО (п. 10 постановления Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Образец марки-пломбы утвержден Минпромэнерго России (приказ от 5 сентября 2007 г. № 351).
В г. Москве центром учета и распределения марок-пломб для опломбирования ККТ является некоммерческое партнерство «Московская Гильдия центров технического обслуживания контрольно-кассовых машин и весоизмерительной техники» (МГ ЦТО ККМ и ВТ). Об этом сообщает налоговая служба в письме УФНС России по г. Москве от 3 апреля 2008 г. № 22-08/32317. Также в этом письме приведены:
- Положение о применение марок-пломб для опломбирования контрольно-кассовой техники в г. Москве;
- Инструкция по эксплуатации марки-пломбы.
Внимание: отсутствие марки-пломбы на ККТ квалифицируется как неприменение ККТ и может послужить основанием для привлечения к административной ответственности по статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях (п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16).
К такому же нарушению налоговые инспекции приравнивают и отсутствие маркировочных табличек.
ККТ должна иметь маркировку, содержащую:
- название машины;
- заводской номер;
- дату выпуска;
- фирменный знак производителя ККТ.
Такие требования установлены пунктом 18 Технических требований, утвержденных протоколом ГМЭК от 10 ноября 1994 г. № 14.
Маркировочные таблички устанавливают ЦТО (п. 1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
Способ нанесения маркировки должен обеспечивать ее сохранность в течение срока службы машины.
Отсутствие маркировочной таблички трактуется как использование ККТ, не соответствующей установленным требованиям.
Такая точка зрения подтверждается, в частности, письмом УФНС России по г. Москве от 26 декабря 2007 г. № 22-12/125031.
Ситуация: как производить замену электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ)?
ЭКЛЗ нужно заменять в следующих случаях:
- при заполнении памяти ЭКЛЗ;
- по истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (независимо от степени заполнения памяти);
- при перерегистрации ККТ;
- при неисправности блока ЭКЛЗ (ремонт ЭКЛЗ как в составе ККТ, так и вне ККТ не допускается).
Об этом сказано в пункте 3.6 Методических указаний, утвержденных протоколом заседания ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002.
Работы, связанные с заменой ЭКЛЗ, могут выполнять только поставщики и ЦТО. Самостоятельно менять ЭКЛЗ организации (предприниматели) не вправе. Об этом сказано в пункте 3.1 Методических указаний, утвержденных протоколом ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002.
Организация (предприниматель) обязана своевременно информировать ЦТО о необходимости замены ЭКЛЗ в случаях, перечисленных выше (п. 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).
Порядок замены ЭКЛЗ законодательно не урегулирован. По разъяснениям финансового ведомства, до принятия нормативных актов по этому вопросу следует руководствоваться временными разъяснениями налоговой службы.
Об истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (12 месяцев с момента ее активации) нужно:
- уведомить ЦТО за месяц до истечения срока;
- направить гарантийное письмо-заявку в ЦТО на установку и активацию новой ЭКЛЗ.
Если ККТ выдала сообщение о заполнении памяти ЭКЛЗ более чем на 90 процентов, нужно немедленно:
- уведомить об этом ЦТО;
- направить гарантийное письмо-заявку в ЦТО на установку и активацию новой ЭКЛЗ.
Перед тем как заменить ЭКЛЗ, необходимо:
- снять краткий отчет за период с момента активации ЭКЛЗ до последней закрытой смены;
- снять итоги текущей смены;
- провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией ККТ.
При этом в налоговую инспекцию нужно представить:
- заявление о регистрации ККТ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). В нем указывается заводской номер нового блока ЭКЛЗ, а также номер действующего паспорта ККТ (до утверждения нового образца паспорта ККТ), а при отсутствии паспорта ставится прочерк (письма ФНС России от 3 апреля 2012 г. № АС-4-2/5537 и от 21 марта 2012 г. № АС-4-2/4767);
- карточку регистрации ККТ, на которой будет меняться ЭКЛЗ;
- журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4;
- техническое заключение ЦТО о причине замены ЭКЛЗ;
- акт по форме № КМ-2, заверенный печатью ЦТО (составляется в двух экземплярах). В акте должны быть отражены показания контрольных счетчиков до замены ЭКЛЗ. Акт по форме № КМ-2 заполняется в присутствии налоговых инспекторов (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, письмо ФНС России от 20 сентября 2011 г. № АС-4-2/15390).
После замены ЭКЛЗ в налоговую инспекцию нужно представить:
- паспорт ККТ. При этом в графе «Особые отметки» должна быть указана дата замены и активации ЭКЛЗ с указанием ее регистрационного номера;
- дополнительный лист к паспорту ККТ с отметкой об активации ЭКЛЗ;
- акт ввода ЭКЛЗ в эксплуатацию;
- журнал по форме № КМ-8.
Перечисленные документы оформляет ЦТО, проводивший замену ЭКЛЗ, и передает их организации (предпринимателю) для представления в налоговую инспекцию.
После проверки документов налоговая инспекция возвращает их организации (предпринимателю). Одновременно инспекция должна вернуть:
- карточку регистрации ККТ с отметкой об активированной ЭКЛЗ;
- журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 с записью о замене ЭКЛЗ;
- журнал по форме № КМ-8 со штампом о наличии контрольного талона самоклеящейся пломбы;
- акт по форме № КМ-2 с отметкой о замене ЭКЛЗ.
Такой порядок действий при замене ЭКЛЗ приведен, в частности, в письме УФНС России по г. Москве от 28 декабря 2005 г. № 22-12/97245.
Важно отметить, что ЦТО может заменить ЭКЛЗ на аналогичную модель другого производителя. Однако это никак не влияет на регистрацию ККТ: налоговая инспекция не вправе отказать в регистрации ККТ из-за того, что производителями ККТ и ЭКЛЗ значатся различные организации. Такие разъяснения следуют из письма ФНС России от 5 ноября 2013 г. № АС-4-2/19831.
После замены использованный блок ЭКЛЗ и все относящиеся к нему документы нужно хранить в течение пяти лет (п. 3.7 Методических указаний, утвержденных протоколом заседания ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002).
Ситуация: может ли организация (предприниматель) применять ККТ, арендованную на время ремонта своей контрольно-кассовой машины?
Да, может, если арендованная ККТ зарегистрирована в налоговой инспекции на организацию (предпринимателя).
Для временной замены ККТ, сданной в ремонт, организация (предприниматель) может арендовать кассовый аппарат у другой организации (предпринимателя). Кроме того, для решения этой проблемы можно обратиться в ЦТО. Одной из услуг, которые ЦТО оказывают своим клиентам, является предоставление ККТ в аренду организациям (предпринимателям), кассовые аппараты которых состоят у них на техобслуживании (п. 11.1.7 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).
Однако эксплуатировать незарегистрированную ККТ организации (предприниматели) не вправе (п. 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95, и ст. 4 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Поэтому по возможности арендовать ККТ и регистрировать ее в налоговых инспекциях нужно заранее.
Межремонтное обслуживание ККТ
Межремонтное обслуживание ККТ выполняется ежедневно. Оно входит в обязанности кассира-операциониста. Межремонтное обслуживание включает в себя:
- чистку шрифта печатающего механизма ККТ;
- окраску подушек и валиков печатающего механизма;
- изъятие застрявших чековых лент;
- дезинфекция денежных ящиков кассовых аппаратов.
Для исполнения обязанностей по межремонтному обслуживанию ККТ организация обязана обеспечить кассира-операциониста всеми необходимыми средствами.
Это следует из положений пункта 6.3 Типовых правил, утвержденных Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104.
