Налоговая отчетность » Учет и отчетность

Как оформить налоговую отчетность

 

Налоговую отчетность составляйте по формам, установленным законодательством (абз. 1 п. 3 ст. 80 НК РФ).

 

Формы отчетности

 




Формы и электронные форматы налоговых деклараций (расчетов), а также порядок их заполнения и представления по телекоммуникационным каналам связи должна утверждать ФНС России по согласованию с Минфином России (абз. 1 п. 7 ст. 80 НК РФ). Большинство форм отчетности в настоящее время соответствует этому требованию. Однако отдельные формы были введены в действие приказами финансового ведомства. Их можно применять до тех пор, пока налоговая служба не издаст приказы об утверждении новых документов (п. 14 ст. 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ).

 

Бланками налоговой отчетности инспекции должны обеспечивать организации бесплатно (абз. 8 п. 3 ст. 80 НК РФ).

 

Все формы налоговой отчетности в настоящее время приспособлены для считывания информации с помощью сканеров (являются машинно-ориентированными). В связи с этим к бумажным бланкам предъявляются дополнительные требования.

 

В частности:

  • бланк должен быть напечатан на бумаге формата А4;
  • ширина полей не должна превышать 5 мм;
  • информация должна быть только с одной стороны листа;
  • текст должен быть напечатан только черным цветом;
  • бланк должен содержать штриховой код и т. д.

 

Такой порядок предусмотрен Едиными требованиями, утвержденными приказом ФНС России от 20 декабря 2010 г. № ММВ-7-6/741. Поэтому, если организация сдает декларации на бланках, размноженных на копировальной технике, этот порядок нужно соблюдать.

 

 

Состав отчетности

 

Каждая налоговая декларация или иной документ, служащий основанием для расчета и уплаты налога, включает в себя:

  • титульный лист;
  • раздел 1, в котором отражается сумма налога, подлежащая уплате в бюджет;
  • разделы, в которых отражаются основные показатели, необходимые для расчета налога;
  • разделы, в которых отражаются дополнительные данные, используемые для расчета налога (при необходимости).

 

Такой порядок следует из раздела 1 Единых требований, утвержденных приказом ФНС России от 20 декабря 2010 г. № ММВ-7-6/741.

 

 

Оформление отчетности

 

Любую налоговую декларацию оформляйте в соответствии с порядком по ее заполнению. При вводе в действие новых форм выпуск таких правил является обязательным условием. Об этом сказано в пункте 2 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 20 декабря 2010 г. № ММВ-7-6/741.

 

На практике аналогичный порядок действует и в отношении форм расчетов авансовых платежей по налогам.

 

 

Заполнение отчетности вручную

 

Большинство форм налоговой отчетности можно заполнить на компьютере и распечатать. Если такой возможности нет, заполняйте отчетность от руки. Используйте при этом чернила черного, фиолетового или синего цвета.

 

В бумажной декларации нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующих жидкостей или ручек. Если допустили опечатку, возьмите чистый бланк и заполните декларацию заново. Скрепите декларацию так, чтобы не деформировать штрих-код. При этом распечатывать декларацию на бумажных листах с двух сторон нельзя.

 

В каждом поле декларации указывайте только один показатель. Текстовые поля заполняйте заглавными печатными символами. Если заполняете декларацию на компьютере, используйте шрифт Courier New высотой 16–18 пунктов. Если какой-то из показателей отсутствует, поставьте прочерк.

 

По общему правилу все значения текстовых, числовых и кодовых показателей заполняйте слева направо, начиная с первой (левой) ячейки. Исключение составляют разделы 1 деклараций по акцизам, формы которых утверждены приказами Минфина России от 3 марта 2005 г. № 32н и от 14 ноября 2006 г. № 146н. В этих разделах суммы акцизов нужно указывать, начиная с наименьшего разряда числа, справа налево.

 

В ячейках, оставшихся свободными после заполнения показателей, проставьте прочерки.

 

 

Исключение составляет поле «Номер страницы»: здесь в свободных ячейках (слева от номера) проставьте нули.

 

 

С 1 января 2014 года в налоговой отчетности вместо кодов ОКАТО нужно указывать коды ОКТМО. Приказом ФНС России от 14 ноября 2013 г. № ММВ-7-3/501 были утверждены новые формы отчетности, в которых поле «Код ОКАТО» заменено полем «Код ОКТМО». Однако в формы деклараций, утвержденные Минфином России, изменения еще не внесены. К ним относятся:

  • декларация по акцизам на табачные изделия;
  • декларация по водному налогу;
  • декларация по налогу на прибыль при выполнении соглашений о разделе продукции;
  • декларация по косвенным налогам (НДС и акцизам) при ввозе товаров в Россию из стран – участниц Таможенного союза;
  • единая (упрощенная) налоговая декларация.

 

В письме от 25 декабря 2013 г. № ГД-4-3/23381 ФНС России поясняет, что до утверждения новых форм нужно указывать коды ОКТМО вместо кодов ОКАТО. Однако даже если плательщик неправильно вписал коды ОКТМО или ОКАТО, это не может быть причиной для отказа в приеме декларации (письма ФНС России от 18 апреля 2014 г. № ПА-4-6/7440, от 25 февраля 2014 г. № БС-4-11/3254).

 

Если нужно привести отрицательное число, то в первой ячейке показателя укажите знак минус.

 

 

При заполнении дробных числовых показателей знак «/» проставьте в отдельной ячейке.

 

Пронумеруйте каждую страницу и укажите на ней ИНН и КПП. Впишите номер, начиная с первой (левой) ячейки.

 

 

Ситуация: может ли налоговая инспекция отказать в приеме декларации, если при заполнении отдельных ячеек в ней допущены технические ошибки?

Нет, не может.

 

Порядок представления налоговой отчетности определен пунктом 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Перечень оснований, по которым налоговая инспекция может отказать организации в приеме отчетности, закрыт и содержит в себе следующие позиции:

  • отсутствие (отказ от предъявления) документов, подтверждающих полномочия представителя организации на сдачу отчетности и подтверждение указанных в ней сведений;
  • представление отчетности не по установленной форме (не в установленном порядке);
  • отсутствие в налоговой отчетности печати и подписи (в т. ч. электронной подписи) руководителя или уполномоченного представителя организации;
  • несоответствие данных владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи данным руководителя (уполномоченного представителя);
  • представление декларации (расчета) в налоговую инспекцию, в компетенцию которой не входит прием этой отчетности.

 

Об этом сказано в пункте 28 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н.

 

Технические ошибки, допущенные при оформлении налоговой отчетности, в этом перечне не поименованы, а значит, не являются поводом для отказа в приеме налоговой отчетности.

 

 

Автоматизированное заполнение отчетности

 

Если декларация заполнена с помощью специальных бухгалтерских программ, проверьте, чтобы значения текстовых и кодовых показателей были отражены слева направо. А стоимостные показатели – выровнены по правому (последнему) знакоместу. При этом в пустых ячейках прочерки можно не ставить.

 

На сайте ФНС России опубликованы контрольные соотношения показателей налоговой отчетности. Найти их можно в разделе «Налогообложение в Российской Федерации» во вкладке «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности». С помощью этих соотношений можно обнаружить ошибки и исправить их до представления отчетности в налоговую инспекцию.

 

Для проверки отчетности в электронном формате лучше воспользуйтесь специальной программой Tester, которую можно скачать на сайте ФНС России. С ее помощью можно проверить отчетность так, как если бы это сделала налоговая инспекция. Tester регулярно обновляется, поэтому, когда появляется его новая версия, программу скачайте заново.

 

 

Бланки с двумерными штрихкодами

 

Ситуация: обязана ли организация сдавать налоговую отчетность на бланках с двумерными штрихкодами?

Нет, не обязана.

 

Требовать от организации обязательного представления налоговых деклараций с двумерными штрихкодами налоговые инспекции не вправе. И вот почему.

 

Требования по оформлению налоговой декларации утверждены приказом ФНС России от 20 декабря 2010 г. № ММВ-7-6/741. Этим приказом установлено, что в качестве обязательного реквизита налоговые декларации должны содержать обычный штриховой код. Этот код проставляется в верхнем левом углу каждого листа декларации.

 

Двумерный штрихкод – это дополнительный реквизит, который вводится при оформлении налоговой отчетности в рамках экспериментального проекта, участниками которого являются некоторые региональные налоговые управления (например, УФНС России по Московской области, Санкт-Петербургу, Волгоградской области). В рамках этого проекта используется программное обеспечение, которое позволяет налоговым инспекциям эффективнее обрабатывать поступающую налоговую отчетность. Порядок тестирования и механизм внедрения программного обеспечения в промышленную эксплуатацию регламентируется приказами ФНС России от 10 июня 2008 г. № ВЕ-3-6/275 и от 20 ноября 2007 г. № ММ-3-13/641.

 

Для реализации технологии проставления двумерного штрихкода необходимо соответствующее программное обеспечение. Оно размещено на сайте ГНИВЦ ФНС России в разделе «Информационное обеспечение». Технология проставления двумерного штрихкода реализована на базе некоторых компьютерных бухгалтерских программ.

 

Налогоплательщики могут участвовать в этом проекте на добровольной основе. Поэтому, если организация решит сдавать налоговую отчетность с двумерным штрихкодом, ей нужно информировать об этом налоговую инспекцию. Если же организация не приняла такого решения, то сдавать налоговую отчетность она может на обычных бланках. Отсутствие двумерного штрихкода не является основанием для отказа в приеме отчетности (письмо ФНС России от 18 апреля 2014 г. № ПА-4-6/7440).

 

 

Использование недействующих бланков

 

Ситуация: можно ли считать налоговую декларацию представленной, если она сдана на устаревшем бланке?

Нет, нельзя.

 

В статье 80 Налогового кодекса РФ сказано, что налоговые декларации нужно составлять по формам, установленным законодательством. Формы и электронные форматы налоговых деклараций (расчетов), а также порядок их заполнения и представления по телекоммуникационным каналам связи утверждает ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). До введения новых форм применяются действующие формы деклараций (расчетов), утвержденные финансовым ведомством (п. 14 ст. 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ). Приказы Минфина России и ФНС России подлежат госрегистрации в Минюсте России и вступают в силу в порядке, предусмотренном пунктами 8–10, 12 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763, через 10 дней после официального опубликования. Декларация считается составленной по установленной форме, если она сдана на бланке, который действовал на дату ее подачи в налоговую инспекцию. Форму, которая на эту дату уже не действовала, налоговая инспекция вправе не принять (п. 1 ст. 31 НК РФ, подп. 3 п. 28 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н, письма Минфина России от 4 марта 2009 г. № 03-02-07/1-108, от 7 ноября 2008 г. № 03-02-07/1-456).

 

Если до окончания срока подачи декларации организация не успеет представить ее на новом бланке, у налоговой инспекции появится формальное основание для того, чтобы оштрафовать организацию по статье 119 Налогового кодекса РФ.

 

Однако арбитражная практика показывает, что в рассматриваемой ситуации применение этой статьи правомерно не всегда.

 

По мнению судей, если декларация, сданная на устаревшем бланке, содержит все показатели, необходимые для правильного расчета налога, привлекать организацию к ответственности за несвоевременное представление декларации нельзя (см., например, определения ВАС РФ от 27 октября 2010 г. № ВАС-14432/10, от 16 сентября 2008 г. № 11451/08, от 22 августа 2008 г. № 10685/08, от 26 февраля 2008 г. № 1789/08, от 14 февраля 2008 г. № 1475/08, постановления ФАС Московского округа от 23 октября 2009 г. № КА-А40/11061-09, Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2010 г. № А33-14000/2009, Центрального округа от 25 февраля 2009 г. № А62-2398/2008).

 

Некоторые суды квалифицируют подачу отчетности на старых бланках как недостаток, а не как налоговое правонарушение, за совершение которого организацию можно привлечь к ответственности (см., например, определения ВАС РФ от 18 августа 2008 г. № 9982/08, от 24 апреля 2008 г. № 5284/08, постановления ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. № А65-22703/2010, Дальневосточного округа от 7 апреля 2009 г. № Ф03-738/2009).

 

Контролирующие ведомства учитывают сложившуюся судебную практику. ФНС России считает, что в подобных ситуациях налоговые инспекции не должны отказывать в приеме деклараций (письмо от 18 апреля 2014 г. № ПА-4-6/7440). Минфин России тоже признает обоснованность арбитражных решений и предупреждает инспекции о том, что в подобных обстоятельствах обращение в суд с иском о привлечении организации к налоговой ответственности может оказаться бесперспективным (письмо от 7 ноября 2008 г. № 03-02-07/1-456). Таким образом, если инспекция все-таки оштрафует организацию за представление декларации на устаревшем бланке, высока вероятность того, что суд примет решение в пользу организации. Однако, прежде чем обратиться в арбитраж, организация должна обжаловать решение налоговой инспекции в вышестоящем налоговом органе (п. 5 ст. 101.2 НК РФ).

 

Совет: прежде чем сдать декларацию, удостоверьтесь, что она составлена на действующем бланке. Если такой уверенности нет, сдайте декларацию заблаговременно. Если выяснится, что представленная форма уже не применяется, будет время, чтобы переоформить отчетность.

 

Декларацию в такой ситуации лучше сдать через представителя организации. В этом случае налоговая инспекция сразу же проинформирует организацию о необходимости представить декларацию по новой форме (п. 192 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н). Тогда бухгалтер сможет переоформить декларацию до истечения срока ее подачи. Если отправить декларацию по почте, уведомление о необходимости представления декларации по новой форме инспекция тоже вышлет почтой (п. 192 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н). В этом случае бухгалтер может не успеть переоформить декларацию до истечения срока ее подачи. Тогда у налоговой инспекции будут основания для привлечения организации к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ.

 

Ситуация: может ли налоговая инспекция не принять декларацию, ссылаясь на то, что вскоре будут утверждены новые формы отчетности?

Нет, не может.

 

В статье 80 Налогового кодекса РФ сказано, что налоговые декларации нужно составлять по формам, установленным законодательством. Формы и электронные форматы налоговых деклараций (расчетов), а также порядок их заполнения и представления по телекоммуникационным каналам связи утверждает ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). До введения новых форм применяются действующие формы деклараций (расчетов), утвержденные финансовым ведомством (п. 14 ст. 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ). Приказы Минфина России и ФНС России вступают в силу в порядке, предусмотренном пунктами 8–10, 12 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763, через 10 дней после официального опубликования. Декларация считается составленной по установленной форме, если она сдана на бланке, который действовал на дату ее подачи в налоговую инспекцию. Таким образом, до тех пор пока новые формы отчетности официально в действие не введены, налоговая инспекция обязана принимать декларации на старых бланках.

 

Подтверждают такой вывод контролирующие ведомства (письма Минфина России от 4 марта 2009 г. № 03-02-07/1-108 и МНС России от 20 апреля 2005 г. № 03-04-08/104) и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 6 апреля 2005 г. № Ф04-1990/2005(10068-А27-23) и Северо-Западного округа от 16 ноября 2004 г. № А56-18597/04).

 

Кроме того, в пункте 1 статьи 80 Налогового кодекса РФ сказано, что в декларации должны быть все данные, необходимые для расчета налога. Если данные, отраженные в старой форме, позволяют правильно рассчитать налог, то претензий у налоговой инспекции быть не может. Инспекция должна принять такую декларацию (письмо ФНС России от 18 апреля 2014 г. № ПА-4-6/7440). Так считают и некоторые суды (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 27 августа 2008 г. № А32-13070/2007-14/250, Московского округа от 26 июня 2008 г. № А40-43726/07-108-250).

 

 

Подписи ответственных лиц

 

Заполненные формы налоговой отчетности должны быть подписаны законными или уполномоченными представителями организации. При этом подпись и дату должна содержать каждая страница декларации.

 

Если отчетность подает законный представитель (генеральный директор или учредитель) организации, то в поле «Достоверность и полноту сведений подтверждаю» укажите «1». Когда же декларацию сдает уполномоченный представитель – поставьте «2». Ниже напишите фамилию, имя, отчество полностью, как в паспорте.

 

 

Представителем может выступать и сторонняя организация, выполняющая функции расчета налогов и подачи налоговой отчетности по договору с организацией-налогоплательщиком. В таком случае в декларации надо написать наименование такой организации, а также фамилию, имя и отчество сотрудника, который вправе заверять декларацию от лица организации-налогоплательщика. Кроме того, в отчетности должна быть его личная подпись, заверенная печатью организации-представителя. Также нужно указать реквизиты документов, подтверждающих полномочия организации-представителя (например, реквизиты договора).

 

Если отчетность передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, формы должны быть заверены электронной подписью представителя. Уполномоченный представитель при этом должен иметь доверенность, подтверждающую его право подписи. Копию доверенности нужно приложить к отчетности. Если отчетность представляется в электронном виде, то копию доверенности можно направить по телекоммуникационным каналам связи. Такие правила установлены пунктом 5 статьи 80 и пунктом 3 статьи 29 Налогового кодекса РФ.

 

Ситуация: всегда ли главный бухгалтер должен подписывать налоговую отчетность?

Нет, не всегда.

 

Заполненные формы налоговой отчетности должны быть подписаны законными или уполномоченными представителями организации (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). Главный бухгалтер является уполномоченным представителем. Поэтому он может подписывать отчетность только при наличии у него доверенности на право подписи (п. 3 ст. 29, абз. 3 п. 5 ст. 80 НК РФ).

 

Если должность главного бухгалтера в организации отсутствует, при наличии доверенностей от организации-налогоплательщика достоверность и полноту сведений, указанных в отчетности, могут подтвердить:

  • штатный бухгалтер организации;
  • руководитель специализированной организации (централизованной бухгалтерии), отвечающей за ведение учета;
  • сотрудник специализированной организации, отвечающей за ведение учета (если доверенность на право подписи отчетности выдана руководителю специализированной организации с правом передоверия другим лицам);
  • бухгалтер-специалист, который ведет учет на договорных началах.

 

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27 ноября 2009 г. № 03-02-07/1-523 и от 20 октября 2005 г. № 03-02-07/1-274.

 

Если руководитель организации лично ведет бухучет, то он подписывает отчетность как законный представитель. Для подписи руководителя предусмотрены соответствующие поля в формах отчетности.

 

 

Способы сдачи отчетности

 

Для организаций законодательство предусматривает следующие способы сдачи деклараций (расчетов):

 

Организация обязана сдавать отчетность в электронном виде:

  • если среднесписочная численность сотрудников превышает 100 человек (в действующей организации – за предыдущий год, во вновь созданной (реорганизованной) организации – в месяце создания (реорганизации));
  • в других случаях, когда такая обязанность предусмотрена второй частью Налогового кодекса РФ по конкретному налогу. В настоящее время независимо от численности сотрудников в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи нужно подавать только декларации по НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ).

 

Такой порядок следует из положений пункта 3 и абзаца 1 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ.


По материалам открытых источников