Налоговая отчетность » Учет и отчетность

Как сдать расчет РСВ-1 ПФР через спецоператора

 

Чтобы сдать расчет по форме РСВ-1 в ПФР через спецоператора, нужно иметь доступ в Интернет, а также:

  • получить ключ электронной подписи;
  • приобрести программу для шифрования;
  • заключить договор со спецоператором и установить его программу для отправки отчетности;
  • заключить соглашение с региональным управлением ПФР;
  • настроить программу для подготовки отчетности в электронном виде.

 

Такие правила следуют из пункта 11 распоряжения Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.




 

 

Договор со спецоператором

 

Выбрать спецоператора страхователь вправе самостоятельно. Обязанность заключить договор только с тем спецоператором, которого рекомендует региональное управление ПФР, в законодательстве не предусмотрена.

 

Представление расчета через спецоператора предполагает, что у страхователя есть доступ в Интернет. Такой вывод следует из Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.

 

Если у страхователя нет возможности подключиться к Интернету, он может сдавать расчет через представителя, у которого есть необходимые средства для сдачи отчетности (п. 3.2 протокола обмена документами, утвержденного распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р).

 

Перечень спецоператоров, работающих в регионе страхователя, можно найти на информационных стендах в отделении ПФР или на сайтах региональных УПФР.

 

Со спецоператором нужно заключить договор (ст. 779 ГК РФ) и оплатить его услуги (ст. 781 ГК РФ).

 

У спецоператора должны быть:

  • лицензия на оказание услуг в области шифрования информации;
  • лицензия на распространение шифровальных средств;
  • лицензия на деятельность по техническому обслуживанию шифровальных средств;
  • договор с региональным отделением ПФР.

 

Такой порядок следует из пункта 1 части 1 статьи 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ и приложения № 2 к распоряжению Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.

 

Спецоператор, как правило, предлагает комплексное обслуживание в рамках услуг по передаче отчетности:

  • выпуск ключей электронной подписи;
  • установку программы для шифрования отчетов;
  • установку своей программы для подготовки и отправки отчетности.

 

Подробнее об этом см. Как получить ключ для электронной подписи отчетности.

 

 

Соглашение с ПФР

 

После того как договор со спецоператором подписан и получена электронная подпись, заполните:

  • заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР;
  • соглашение об обмене электронными документами с ПФР.

 

Типовые формы этих документов приведены в приложении № 4 и приложении № 3 к распоряжению Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.

 

Совет: готовые бланки заявления и соглашения возьмите в своем региональном управлении ПФР. Они могут отличаться от установленных федеральным законодательством форм, зато уже содержат все необходимые реквизиты отделения ПФР, в которое подаются эти документы.

 

Некоторые региональные управления размещают эти документы на своих сайтах.

 

Кроме того, некоторые территориальные отделения ПФР требуют дополнительные документы. Например:

  • соглашение об обработке персональных данных;
  • копию договора со спецоператором;
  • копию сертификата ключа электронной подписи.

 

Обо всех дополнительных требованиях предварительно узнайте в своем отделении ПФР.

 

Заявление о подключении к электронному документообороту обязательно должно содержать наименование оператора и программы, которая обеспечивает шифрование документов.

 

Заявление и соглашение подготовьте в двух экземплярах каждый, подпишите и подайте в отделение ПФР. Срок рассмотрения – от недели до месяца.

 

Сдавать отчетность через спецоператора можно только после того, как представитель ПФР вернет подписанные со своей стороны вторые копии этих документов.

 

 

Программы для подготовки расчета

 

В качестве программы для подготовки расчета можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь сохранять отчетность в виде файлов установленного формата (xml-файлы).

 

Если же у нее нет такой функции, воспользуйтесь бесплатными программами, которые рекомендует ПФР. При этом единой признанной программы нет, каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор.

 

Центральное отделение ПФР советует воспользоваться любой из этих программ в разделе Бесплатные программы для работодателей.

 

Еще один вариант – использовать для подготовки расчета программу, предоставленную спецоператором, с которым заключен договор.

 

 

Отправка расчета

 

Перед отправкой файлы необходимо проверить. Это можно сделать с помощью программ, которые предоставляет спецоператор, или воспользоваться бесплатными утилитами, которые советует ПФР.

 

Ссылки на рекомендуемые ПФР программы можно найти на сайте фонда в разделе Бесплатные программы для работодателей. Рекомендуемая фондом программа для проверки расчета – CheckPFR. Такие рекомендации следуют из раздела 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.

 

Готовые и проверенные файлы отправьте с помощью программы, предоставленной спецоператором. Эта программа подпишет расчет электронной подписью, зашифрует и отправит в адрес ПФР.

 

 

Отчет о доставке и проверке

 

После отправки расчета страхователь получит из ПФР в ответ следующие документы:

  • в течение четырех рабочих дней с момента отправки – квитанцию о доставке отчетности;
  • в течение шести рабочих дней с момента отправки – протокол контроля сведений.

 

Такие разъяснения даны в информации ПФР от 20 мая 2011 г. При этом статья 7 Технологии обмена документами, утвержденная распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р, предусматривает меньшие сроки на ответ – два и четыре дня соответственно.

 

Форматы квитанции и протокола установлены распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р.

 

Внимание: при отправке сведений в ПФР спецоператор может не присылать собственное подтверждение о дате отправки расчета.

 

Подобный документ не предусмотрен регламентом электронного документооборота с ПФР.

 

Страхователь в ответ на сообщения из ПФР должен отправить квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную собственной электронной подписью. Этим он подтверждает, что протокол им получен (ст. 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р).

 

 

Положительный и отрицательный протоколы

 

Положительный протокол говорит об успешной сдаче расчета. В этом случае датой сдачи является день формирования квитанции о доставке, полученной из ПФР.

 

Отрицательный протокол говорит о том, что при проверке были найдены ошибки и расчет не считается принятым. Необходимо исправить недочеты и повторно отправить документ. Примеры отрицательных протоколов можно найти на региональных сайтах ПФР.

 

Это следует из раздела 7 Технологии, утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р и информации ПФР от 20 мая 2011 г.

 

При отрицательном протоколе нормативные документы, определяющие срок и порядок сдачи исправленных сведений, отсутствуют. Руководствуйтесь сроком, указанным в протоколе.

 

Если страхователь не получил из ПФР квитанцию о доставке или протокол контроля сведений, свяжитесь со своим спецоператором, а при необходимости – с отделением ПФР и в случае замечаний к отправленным файлам повторите процедуру пересылки сведений.

 

Ситуация: грозит ли штраф организации, если вовремя отправленная через ТКС форма РСВ-1 ПФР не прошла форматно-логический контроль? Отчет составлен по утвержденному формату и подписан усиленной квалифицированной подписью

 

За несвоевременное представление отчетности штраф не грозит. Однако организацию могут оштрафовать за подачу недостоверных сведений персонифицированного учета.

 

Объяснение такое.

 

Даже если организация получит из фонда уведомление, что расчет сдан с ошибками (в частности, не прошел форматно-логический контроль), это не означает, что срок представления отчетности был нарушен. А ответственность, установленная частью 1 статьи 46 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, предусмотрена именно за нарушение срока отправки отчетности, а не за то, что фонд отказался ее принять. Поэтому если форму РСВ-1 ПФР отправили вовремя – не позднее 20-го числа второго месяца, следующего за отчетным периодом, – штрафовать организацию нет оснований.

 

Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 23 декабря 2015 г. № А75-13928/2014, от 5 ноября 2015 г. № Ф04-24040/2015, Московского округа от 20 апреля 2015 г. № Ф05-3764/2015).

 

Определить, что расчет по форме РСВ-1 ПФР был отправлен в срок, можно по дате, зафиксированной в электронном уведомлении. Такое уведомление территориальное отделение фонда отправляет организации либо в тот же день, когда расчет был получен, либо на следующий рабочий день. Если вдруг дата отправки, указанная в уведомлении, не соответствует действительной, то можно запросить дополнительное подтверждение у спецоператора, через которого был отправлен расчет.

 

Данный порядок действует и в тех случаях, когда расчет был составлен без ошибок, и в тех, когда отчетность не прошла форматно-логический контроль. Об этом сказано в пунктах 17 и 50 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 22 октября 2012 г. № 329н.

 

Отсутствие оснований для того, чтобы оштрафовать организацию за несвоевременное представление отчетности, не означает, что ошибки, допущенные в форме, останутся безнаказанными. Подача неполных или недостоверных сведений персонифицированного учета – вот состав правонарушения, которое можно вменить организации в рассматриваемой ситуации. Ответственность за такое правонарушение предусмотрена абзацем 3 статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Размер штрафа составляет 5 процентов от суммы страховых взносов, начисленных за последние три месяца отчетного периода, за который поданы недостоверные сведения. Но взыскать такой штраф представители фонда могут только через суд.

 

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Пенсионного фонда РФ от 16 октября 2014 г. № ЛЧ-08-24/13205, от 18 августа 2014 г. № 14-20/10448.


По материалам открытых источников