Налоговая отчетность » Учет и отчетность

Как получить ключ для электронной подписи отчетности

 

Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

 

Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).




 

Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:

  • ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;
  • электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.

 

Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдавать отчетность через спецоператора.

 

Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

 

 

Виды ЭП

 

Есть несколько видов электронной подписи (ЭП):

  • простая;
  • усиленная неквалифицированная;
     
  • усиленная квалифицированная.

 

Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

 

Для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи (письмо ФНС России от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

 

Объясняется это так. Прием отчетности является госуслугой в электронном виде (п. 1 ст. 2 Закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ). Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг можно использовать, только если это прямо предусмотрено федеральными законами (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634).

 

В остальных случаях вид подписи необходимо определить согласно приложению к постановлению Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634. Согласно нему подписывать отчетность нужно усиленной квалифицированной подписью.

 

Кроме того, для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, это установлено для:

  • бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Росстата от 31 марта 2014 г. № 220);
  • налоговой отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ);
  • отчетности по форме РСВ-1 ПФР (п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 22 октября 2012 г. № 329н, п. 3 ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

 

При этом квалифицированную подпись можно использовать при использовании любых госуслуг (п. 2 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. № 852).

 

 

Владелец ЭП

 

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19, п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

 

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.

 

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.

 

 

Где получить ЭП

 

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ).

 

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.

 

Проверьте, что удостоверяющий центр имеет госаккредитацию. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен для сдачи электронной отчетности.

 

Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

 

Каждый из госорганов принимает отчетность в электронном виде, только если она подписана ЭП, выданной либо в собственном УЦ, либо в центрах, которым этот орган доверяет (доверенных УЦ).

 

Каждое ведомство ведет свой список доверенных УЦ. Их списки можно найти на официальных сайтах:

 

Совет: чтобы получить электронную подпись, которую будут признавать все ведомства, обратитесь в УЦ, который одновременно значится в списках доверенных у ФНС, ФСС, Росстата и ПФР.

 

При этом большинство крупных удостоверяющих центров прошли кросс-сертификацию со всеми госорганами и могут изготовить единую цифровую подпись, подходящую для всех видов отчетности, которую сдает бухгалтер.

 

Узнать, какими именно госорганами признается электронная подпись, выданная конкретным центром, можно непосредственно в самом УЦ.

 

Крупные удостоверяющие центры помимо выдачи ключей ЭП еще и оказывают услуги по сдаче отчетности в электронном виде, то есть услуги спецоператора. Небольшие центры обычно сотрудничают со спецоператорами и также готовы подключить владельца ключа ЭП к сторонней системе для сдачи отчетности.

 

Совет: если не планируется сдавать электронную отчетность самостоятельно через порталы ведомств, одновременно с обращением в УЦ за ключом, заключите договор на услуги спецоператора.

 

При этом самостоятельно сдать электронную отчетность по каналам связи в некоторые ведомства возможно только через спецоператора. Например, так принимают отчетность большинство отделений ПФР, так как у Пенсионного фонда РФ нет единого портала для приема отчетов.

 

 

Документы на ЭП

 

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:

  • паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;
  • свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);
  • учредительные документы (для организаций);
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);
  • для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.

 

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

 

Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:

  • сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);
  • руководитель организации;
  • нотариус.

 

Совет: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.

 

Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.

 

Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

 

Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.

 

Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.

 

Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.

 

В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.

 

По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).

 

Бесплатно электронную подпись выдает только Казначейство России госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (разъяснение Минэкономразвития России от 1 октября 2009 г. № 42-10.1-11/56). Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям ЭП бесплатно законодательством не установлено.

 

 

Что получает владелец ЭП

 

В удостоверяющем центре получите:

  • ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);
  • квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

 

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.

 

 

Что нужно для использования ЭП

 

Чтобы подготовить документы для сдачи отчетности с электронной подписью требуется специальное программное обеспечение:

  • программа для подготовки отчетов в электронном формате (большинство популярных бухгалтерских программ умеют их формировать);
  • шифровальную программу (средство криптографической защиты информации – СКЗИ);
  • также могут потребоваться электронные сертификаты ведомств, в которые планируется сдавать отчетность (они размещены на порталах ведомств).

 

В качестве программы для подготовки отчетов можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь готовить файлы установленного формата (xml-файлы). Если же у нее нет такой функции, воспользуйтесь бесплатными программами ведомств:

 

У ПФР нет единой признанной программы, каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор. Например, отделение по Оренбургской области рекомендует программу Spu_orb.

 

Для того, чтобы зашифровать готовый отчет перед отправкой нужна криптографическая программа (СКЗИ). Например:

  • криптопровайдер ViPNet CSP от компании Infotecs;

 

Приобрести их, как правило, можно в том же удостоверяющем центре, где получен ключ электронной подписи.

 

Чтобы сдавать электронную отчетность без спецоператора, требуются электронные сертификаты госорганов. Их можно скачать с сайтов ведомств, которые готовы принимать отчетность напрямую. К таким ведомствам, например, относятся:

  • территориальные отделения Росстата (например, Забайкалкрайстат принимает отчетность через систему Web-сбора).

 

 

Бухучет

 

Затраты на оформление сертификата ключа ЭЦП, например, для сдачи налоговой отчетности через Интернет включите в состав расходов по обычным видам деятельности.

 

Если для организации плата за сертификат будет существенной, то отразите ее на счете 97. А потом списывайте в расходы равными долями в течение срока использования. Если же для организации такие расходы несущественны, то всю плату за электронный ключ спишите единовременно. Причем существенность расходов – это оценочное значение и организация определяет его сама.

 

Что касается токена или флешки (usb-носителя), на которые записан код защиты, то их учтите на счете 10. Эту стоимость спишите единовременно (на счет 26 или 44) в момент передачи электронного устройства в бухгалтерию.

 

Такой порядок следует из положений пунктов 5, 7 ПБУ 10/99, пункта 11 ПБУ 4/99, пункта 39 ПБУ 14/2007, Инструкции к плану счетов (счета 10, 26, 44, 97).

 

 

Налоги

 

Затраты на оформление сертификата ключа ЭЦП, например, для сдачи налоговой отчетности через Интернет можно учесть как при расчете налога на прибыль, так и при расчете единого налога при упрощенке (доходы минус расходы). Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 26 пункта 1 статьи 264, подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.


По материалам открытых источников