Статьи из периодических изданий

Смотрите, как отражать зарплату, отпускные, больничные в регистрах и 6-НДФЛ

Журнал «Главбух» № 9, Май 2016

 

Когда вы будете заполнять 6-НДФЛ за I квартал, обязательно столкнетесь с шестью доходами, по которым возникает больше всего вопросов. Как отражать:

 




По всем этим выплатам мы подготовили наглядные образцы. На них вы сразу увидите, как должны соотноситься данные из регистра по НДФЛ с показателями в 6-НДФЛ. Подсказки помогут вам сдать отчет с первого раза, а если ошибка обнаружилась в уже сданном расчете, то заполнить уточненку. Она защитит компанию от штрафа.

 

 

Зачем наводить порядок в регистрах

 

Регистры по НДФЛ по каждому отдельному сотруднику обязаны вести все налоговые агенты без исключения. Минимальный штраф за отсутствие регистра — 10 000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ). Ошибаться в нем тоже накладно. Штраф за ошибки, которые приводят к занижению налоговой базы по НДФЛ, — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). А если ошибку из регистра вы в итоге перенесете в 6-НДФЛ, за это налоговики выпишут отдельный штраф — 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ).

 

Утвержденного бланка налогового регистра нет, поэтому разработать форму вы можете самостоятельно. Главное, чтобы в регистрах была информация о выплаченных доходах и датах этих выплат, сроках удержания и перечисления НДФЛ. Кроме того, в регистрах показывают налоговые вычеты и суммы удержанного и уплаченного налога. Удобнее всего форму регистра брать из учетной программы, в которой работаете.

 

 

Аванс и зарплата

 

Аванс отражайте в расчете вместе с зарплатой. Доход за первую половину месяца отдельно отражать в разделе 2 не нужно.

 

Датой получения дохода в виде зарплаты считают последний день месяца, за который ее начисляют (п. 2 ст. 223 НК РФ). В этот день вы признаете всю сумму дохода — аванс и окончательный расчет за месяц. НДФЛ со всей зарплаты, включая аванс, вы удерживаете раз в месяц — при выплате окончательного расчета за месяц. Поэтому в разделе 2 эти доходы надо отражать одной суммой и общим блоком строк 100–140 (п. 4.2 Порядка, утв. приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450).

 

Увеличить

Скачать образец • Скачать бланки в формате Excel – 1, 2          

 

Больничные и отпускные

 

Больничные и отпускные показывайте на дату выплаты. То есть дата удержания налога в строке 110 должна совпадать с датой получения дохода из строки 100. НДФЛ вы вправе заплатить до конца месяца. Поэтому в строке 120 расчета ставьте последний день месяца. Если это выходной, то пишите дату ближайшего рабочего дня.

 

Другое дело, если работник увольняется и компания платит ему компенсацию за неиспользованный отпуск. На эту выплату правила по уплате НДФЛ до конца месяца не распространяются. Поэтому перечислить налог в бюджет вы должны максимум на следующий день после того, как выплатите сотруднику окончательный расчет при увольнении. В разделе 2 расчета такие доходы показывайте отдельным блоком строк 100–140.

 

Увеличить

Скачать образец • Скачать бланки в формате Excel – 1, 2          

 

Материальная выгода

 

Доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах признают в последний день каждого месяца в течение срока, на который выдали физлицу заем или кредит (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Как отразить этот доход в 6-НДФЛ, зависит от того, есть ли у компании возможность удержать налог (письмо ФНС России от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538).

 

Заем получил сотрудник. В этом случае НДФЛ с материальной выгоды удерживают в день ближайшей выдачи работнику зарплаты, аванса или другого дохода. В разделе 1 приведите начисленный доход, рассчитанный и удержанный с него налог. В разделе 2 в качестве даты фактического получения дохода покажите последний день месяца, за который рассчитали материальную выгоду.

 

Заем выдали человеку, который не получает выплат от компании. В такой ситуации налог удерживать не с чего, ведь доходы физлицу организация не выплачивает. Поэтому в разделе 1 покажите начисленный доход и налог, не удержанный компанией (строки 020 и 080). В разделе 2 напишите только дату фактического получения и размер дохода.

 

Увеличить

Скачать образец • Скачать бланки в формате Excel – 1, 2          

 

Переходящая зарплата

 

В 6-НДФЛ за I квартал надо показать мартовскую зарплату, выданную в апреле, и рассчитанный налог с нее. В разделе 1 приведите начисленные доход и налог. Удержанный в апреле налог в строке 070 раздела 1 не отражайте. Не показывайте его и как неудержанный в строке 080. Во втором разделе эту выплату отражать тоже не надо (письма ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4900, от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058). Ведь эти доходы выплатили в апреле, то есть во II квартале. Если зарплату перечислили сотрудникам в марте и в этот же день удержали налог, то пишите эти суммы в расчете за I квартал. Даже если срок перечисления налога выпадет уже на апрель. Например, зарплату выдали 31 марта. В этот же день удержали налог. Но срок уплаты НДФЛ — это 1 апреля. Такую выплату все равно показывайте в расчете 6-НДФЛ за I квартал.

 

Из-за переходящей зарплаты суммы исчисленного и удержанного налога в разделе 1 будут разными. Но это не ошибка (письмо ФНС России от 15 марта 2016 г. № БС-4-11/4222).

 

Увеличить

Скачать образец • Скачать бланки в формате Excel –  1, 2          

 

Досрочная зарплата

 

Небольшие компании часто выдают зарплату в последних числах месяца. Например, за февраль — 26 февраля. Для расчета НДФЛ такая выплата является авансом. Поэтому с досрочной зарплаты налог надо только исчислить, а удержать — с ближайшей следующей выплаты. Например, это может быть аванс за март.

 

В правовых базах появилось разъяснение ФНС с противоположным выводом (письмо ФНС России от 24 марта 2016 г. № БС-4-11/5106). Налоговая служба предлагает удержать НДФЛ в день выдачи досрочной зарплаты, а перечислить на следующий день. И эти же даты отразить в 6-НДФЛ. Но если так сделать, отчет не отправится. Ведь дата удержания налога не должна предшествовать дате образования дохода. Чтобы прояснить ситуацию, мы направили свой запрос в ФНС.

 

Увеличить

Скачать образец • Скачать бланки в формате Excel – 1, 2          

 

Еще три частых вопроса о доходах в 6-НДФЛ

 

Вопрос

Ответ

1. Компания выдает зарплату за вторую половину месяца в течение трех дней. Как это отражать в разделе 2?

Каждую выдачу зарплаты в разделе 2 отражайте отдельными блоками строк 100–140. Дата фактического получения дохода будет одна — последний день месяца. А даты удержания и перечисления налога — разные.

2. Отпускные и больничные выдали работнику в один день. Можно ли показать их одной суммой в 6-НДФЛ?

Да, можно. Отпускные, больничные и удержанный НДФЛ занесите в единый блок строчек 100–140 раздела 2. Не важно, что у этих доходов разные коды. Главное, что у них общая дата получения дохода, удержания и перечисления налога.

3. Компания 10 марта перечислила гражданину арендную плату за автомобиль. Как заполнить раздел 2?

В строке 100 в качестве даты получения дохода покажите день, когда перечислили деньги. То есть 10 марта (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержать налог надо в этот же день, поэтому в строке 110 тоже укажите 10 марта. Срок уплаты НДФЛ для строки 120 — 11 марта.

 

 

См. еще по теме:


По материалам открытых источников