Статьи из периодических изданий

Сколько хранить документы по амортизации

Журнал «Налоговые споры» № 4, Март 2016

 

В течение какого времени нужно хранить первичные документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества в целях налогообложения прибыли? Налоговый кодекс требует хранить документы 4 года. Закон о бухучете — 5 лет. Разбираемся в сроках с учетом свежих разъяснений Минфина России, данных в письме от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

 




 

Общий срок

 

Одна из основных обязанностей плательщиков — в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В том числе — подтверждающих несение расходов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

 

Помимо Налогового кодекса есть как минимум еще два нормативных правовых акта, которые устанавливают срок хранения первичных учетных документов: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете) и приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

 

При этом никаких специальных сроков для «первички», подтверждающей формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества и амортизационные отчисления, Налоговый кодекс не содержит. Как и не называет момента, с которого следует отсчитывать этот срок.

 

В письме от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 Минфин России разъяснил, что срок хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных начислений, составляет тоже 4 года. Схожий вывод содержит письмо от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.

 

Отдельный вопрос — объекты незавершенного строительства. С одной стороны, законодательство по налогам и бухучету прямо не обязывает хранить документы по расходам на «незавершенку» до ее перехода в новое качество. С другой — никаких специальных норм с особыми сроками хранения тоже нет. Следовательно, руководствуйтесь общим четырехлетним сроком.

 

Таким образом, если нет специального указания, все нормы законодательства и разъяснения относительно общего срока хранения документов по Налоговому кодексу нужно применять и к документам, подтверждающим начисление амортизации.

 

 

Как считать

 

Ранее финансовое ведомство уже уточняло порядок исчисления четырехлетнего срока (письма от 30.03.2012 № 03-11-11/104 и от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Правда, без привязки к амортизации. Он начинает течь после отчетного (налогового) периода, в котором документ использован в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и понесенных затрат.

 

По свежим разъяснениям Минфина России, 4 года для хранения документов начинают течь с момента, когда:

  • завершилось начисление амортизации в налоговом учете;
  • компания перестала учитывать расходы на приобретение амортизируемых ОС.

 

 


К СВЕДЕНИЮ

Налоговая проверка может охватывать только три календарных года деятельности компании, непосредственно предшествовавшие году проведения ревизии. И данному положению корреспондирует подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ о четырехлетнем сроке хранения данных бухучета и налоговых документов.

Постановление Конституционного Суда РФ от 14.07.2005 № 9-П.


 

 

Сроки для «первички»

 

Документы бухгалтерского учета нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете). Так нужно поступать с первичными учетными документами, регистрами бухучета, бухгалтерской (финансовой) отчетностью, аудиторскими заключениями.

 

Не менее 5 лет после года использования в последний раз для составления бухгалтерской отчетности нужно хранить:

  • документы учетной политики;
  • стандарты компании;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета. В том числе средства воспроизведения электронных документов, а также обеспечивающие проверку подлинности электронной подписи.

 

Таким образом, наиболее взвешенным представляется обеспечивать сохранность документов о первоначальной стоимости ОС и амортизационных отчислениях в течение минимум 5 лет после окончания амортизации.

 

 

Архивные дела

 

Статья 29 Закона о бухучете отсылает к правилам организации государственного архивного дела. На сегодня это приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Им утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень Минкультуры). Он в полной мере распространяется на все коммерческие организации.

 

Приказ Минкультуры требует на постоянной основе хранить:

  • документы об определении амортизации основных средств;
  • протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения и т. п. о переоценке основных фондов;
  • документы об оценке стоимости имущества организации.

 

 


СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Из постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.12.2014 № Ф04-12093/2014

<…> В отношении документов налогового, бухгалтерского учета и отчетности действующим законодательством установлены сроки и порядок их хранения.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, следует хранить в течение четырех лет.

Документы бухучета и отчетности должны храниться по правилам организации архивного дела, но не менее пяти лет. <…>


 

 

Требованиям о постоянном хранении документов по амортизации согласно Перечню Минкультуры, на наш взгляд, можно не придавать большого значения.

 

Во-первых, Закон о бухучете имеет большую юридическую силу. Во-вторых, уже есть удачный опыт оспаривания отдельных положений данного перечня по первому основанию (решение ВС РФ от 04.02.2015 № АКПИ14-1405, апелляционным определением ВС РФ от 09.04.2015 № АПЛ15-114 оставлено без изменения).

 

В-третьих, сам Минфин России согласен, что Налоговый кодекс РФ может устанавливать иную продолжительность срока хранения применительно к отдельным документам по сравнению с Перечнем Минкультуры (письмо от 02.08.2011 № 03-02-07/1–272).

 

 

Специальные сроки

 

Налогоплательщик вправе учитывать убытки в течение 10 лет после налогового периода, в котором они получены. При этом документы, подтверждающие объем и сумму убытков, нужно хранить весь период учета. Ведь специальные сроки (нормы) имеют приоритет над общим четырехгодичным (постановление Конституционного Суда РФ от 29.06.2004 № 13-П, определение КС РФ от 05.10.2000 № 199-О и др.).

 

На первый взгляд, ситуация не имеет прямого отношения к порядку хранения документов о первоначальной (остаточной) стоимости и амортизационных расходах. Однако объект ОС может быть продан с убытком.

 

Кроме того, возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер. Это значит, что налогоплательщик обязан доказать их правомерность, обоснованность и документальную подтвержденность, в т. ч. «первичкой», в течение всего срока уменьшения налоговой базы. Иначе он несет риск неблагоприятных налоговых последствий.

 

 


К СВЕДЕНИЮ

Как отметил один из судов, без первичных учетных документов общества о размере убытка и периоде его возникновения налоговые регистры, декларации и результаты налоговых проверок не могут быть признаны достаточными доказательствами (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А78-111/2012).


 

 

Напомним, что помимо компаний на общей системе правом переносить убытки обладают «упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

 

Отдельно срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, других налоговых документов установлен для плательщиков — участников региональных инвестиционных проектов. Обеспечивать их сохранность следует 6 лет (п. 3 ст. 89.2 НК РФ).

 

 

Что будет, если не хранить

 

Срок полезного использования амортизируемых основных средств может быть установлен от одного года и свыше 30 лет (постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы»).

 

За это время по ним накапливается «первичка». Она подтверждает первоначальную стоимость объектов, затраты на приобретение, сооружение или изготовление, а также расходы на амортизацию.

 

К документам о первоначальной стоимости основных средств относят:

  • справку о стоимости выполненных работ и затрат — форма № КС-3;
  • акт приемки законченного строительством объекта — форма № КС-11;
  • акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией — форма № КС-14;
  • акт приема-передачи объекта ОС (кроме зданий, сооружений) — форма № ОС-1;
  • акт приема-передачи групп объектов ОС (кроме зданий, сооружений) — форма № ОС-1б;

 

Первые два документа подтверждают только фактический объем выполненных работ и их стоимость. Они не содержат и не могут содержать информацию о расходах на приобретение использованных материалов, трудозатраты подрядчика (постановление ФАС Центрального округа от 09.03.2010 № А14-13027/2008/422/28, определением ВАС РФ от 12.07.2010 № ВАС-8492/10 отказано в надзорном пересмотре).

 

Если избавиться от перечисленных документов раньше времени, есть риск быть оштрафованным за их отсутствие и необеспечение сохранности. Санкция — 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

 

 

Позитивные тенденции

 

Встречаются решения судов, в которых арбитры не могут определиться с точным сроком хранения документов. Например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.07.2008 № А05-6193/2007. В нем указано, что первичные документы об образовании дебиторской задолженности следует хранить в течение 4–5 лет с момента проведения хозяйственной операции — списания «дебиторки». И ВАС РФ это одобрил (определение от 31.10.2008 № 13946/08).

 

Возможно, сроки хранения документов о первоначальной стоимости и амортизации ОС станут более понятны после принятия в будущем федерального стандарта бухгалтерского учета по организации хранения электронных документов, подписанных электронной подписью (п. 3 информации Минфина России № ПЗ-13/2015).

 

Сегодня Налоговый кодекс не обязывает хранить на бумажных носителях документы, составленные в электронной форме по форматам ФНС России. На это Минфин России обращает внимание в письме от 22.08.2012 № 03-02-07/1–202.

 

 


СЛОВО ЭКСПЕРТУ

(Светлана Смирнова, налоговый консультант 1-й категории, канд. экон. наук)

Насторожило, что в своих разъяснениях Минфин России не вспомнил о специальной норме п. 3 ст. 171.1 НК РФ. Она введена Федеральным законом от 24.11.2014 № 366-ФЗ. В данной статье изложен регламент восстановления НДС, принятого к вычету по приобретенным или построенным ОС. Сделать это нужно, если такие объекты в дальнейшем компания использует для операций, указанных в п. 2 ст. 170 НК РФ. Есть два исключения, когда восстанавливать НДС не нужно: — ОС полностью самортизировано; — с момента ввода в эксплуатацию компанией прошло не менее 15 лет. Процессы восстановления НДС по отдельным амортизируемым объектам не актуальны по исчерпании их амортизации. При этом вполне ожидаемо, что срок полезного использования может быть дольше 4-летнего периода. Кроме того, срок эксплуатации ОС может превысить 15 лет. Эти обстоятельства влекут требование о сохранности соответствующих первичных и фискальных документов по таким объектам. Нужно помнить об этих важных нюансах и при организации архивного хранилища. Учитывайте не только положения базового приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, но и особенности налоговых процессов. Ведь если компания не сможет подтвердить документально приобретение (строительство) объектов и фактический срок их эксплуатации, налоговики вполне правомерно могут потребовать уплаты восстановленного НДС по правилам ст. 171.1 НК РФ.


 

 

Документы не горят

 

Напоследок — пара советов на случай, если документы не удалось сохранить. Независимо от причины утраты, восстановите их. Если этого не сделать, налоговики расценят такое бездействие как несоблюдение порядка хранения документации (письмо ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@ с разъяснениями Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610).

 

Скорейший путь восстановления утраченной в пределах срока хранения бухгалтерской документации — обратиться к контрагенту по имевшей место хозяйственной операции (постановление ФАС Центрального округа от 26.04.2011 № А64-3666/2010).

 

По истечении установленного законом срока хранения фирма вправе, но не обязана уничтожать архивные документы. Из этого посыла будут исходить инспекторы, если предъявят претензии о необеспечении их сохранности. 


По материалам открытых источников