Статьи из периодических изданий

Проверка на риски: как безопасно платить работникам компенсацию за личное имущество

Журнал «РНК» № 9, Май 2016

 

За использование в работе личного имущества сотрудника компания платит компенсацию. Это выгодно. Выплату можно учесть в расходах по налогу на прибыль, и она освобождена от страховых взносов и НДФЛ.

 




Но ревизоры с пристрастием проверяют компенсации за личное имущество и при любой удобной возможности доначисляют налоги и взносы. Чтобы снизить риски, безопаснее перепроверить, правильно ли компания оформляет такие выплаты (см. врезку ниже).

 

 


КСТАТИ

Возмещение стоимости звонков безопаснее включить в общую сумму компенсации за использование телефона

Опасно возмещать расходы на сотовую связь отдельно от суммы компенсации. Специалисты фонда считают такие выплаты оплатой труда и доначисляют страховые взносы. Но это требование спорно.

Трудовое законодательство обязывает возмещать сотрудникам затраты, которые связаны с работой (ст. 164 ТК РФ). И судьи считают, что, если использование телефона связано с трудовой деятельностью сотрудников, расходы на сотовую связь не облагаются страховыми взносами (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.15 № Ф04-21805/2015). Главное, чтобы у компании были документы, которыми это можно подтвердить. Например, приказы, чеки, авансовые отчеты.

Но чтобы не доводить дело до суда, проще и безопаснее заложить расходы на переговоры по сотовому в компенсацию за использование телефона. Ведь сумма компенсации по соглашению не облагается взносами (письмо ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 14.07.14 № А63-9568/2013 и Арбитражного суда Краснодарского края от 15.09.15 № А32-6050/2015).


 

 

Компенсацию можно учесть в расходах по прибыли в пределах лимита

 

Ситуация. Компания платит работнику компенсацию за использование автомобиля с объемом двигателя 2500 куб. см в размере 4500 руб. в месяц.

 

Когда возникает риск по налогу на прибыль. Если компания учитывает компенсацию в расходах в полном объеме.

 

Обоснование. Размер компенсации сотрудник и работодатель прописывают в трудовом договоре или допсоглашении (ст. 188 ТК РФ). Но компенсацию за использование личных легковых машин и мотоциклов Кодекс позволяет учесть только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 9 (см. врезку ниже).

 

 


КСТАТИ

Расходы на бензин нельзя учесть сверх суммы компенсации за использование автомобиля

Чиновники считают, что в лимите компенсации за использование в работе личных легковых машин и мотоциклов уже заложены затраты на ГСМ. А значит, расходы на бензин по такому транспорту компания вправе учесть только в пределах суммы компенсации (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 04.12.15 № 03-03-06/70852 и от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239).

Суды также считают, что раз в статье 188 ТК РФ речь идет именно о компенсации, то в утвержденных нормах расходы на бензин уже учтены (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.09.14 № А46-15928/2013). Таким образом, компания имеет право возместить работнику израсходованный бензин, но учесть эти суммы в уменьшение налогооблагаемой базы нельзя.


 

 

Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма составляет 1200 руб., свыше 2000 куб. см — 1500 руб., для мотоциклов — 600 руб. Выплату сверх лимита в расходах учесть нельзя.

 

Но требование не действует на другие виды автотранспорта и имущества. Например, если сотрудник использует в работе грузовик, автобус или планшет, расходы на компенсацию можно учесть полностью (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо Минфина России от 18.03.10 № 03-03-06/1/150).

 

 

Взносы и НДФЛ не начисляются с полной суммы компенсации

 

Ситуация. Компания установила в трудовом договоре с работником компенсацию за использование личного автомобиля с объемом двигателя 3000 куб. см в размере 10 000 руб. в месяц.

 

По страховым взносам и НДФЛ риска нет. Если компания не платит взносы и НДФЛ со всей суммы компенсации.

 

Обоснование. Для страховых взносов и НДФЛ размер компенсации не имеет значения (п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Выплата освобождена от взносов и НДФЛ в той сумме, которую стороны согласовали в трудовом договоре (письма Минфина России от 30.04.15 № 03-04-05/25434 и от 27.08.13 № 03-04-06/35076, Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19). Подтверждают это и судьи (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.01.16 № А19-7892/2015 и решение Арбитражного суда Нижегородской области от 22.03.16 № А43-35084/2015).

 

Главное, подтвердить, что сотрудник действительно использует личное имущество в работе. Например, путевым листом, детализацией звонков и др. Иначе специалисты фонда могут доначислить взносы, пени и штрафы и суд их в этом поддержит (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.11.15 № Ф01-4546/2015).

 

 

Компенсация положена сотруднику только за рабочие дни

 

Ситуация. Компания платит работнику компенсацию за использование личного телефона, в мае сотрудник идет в отпуск.

 

Когда возникает риск по налогу на прибыль. Если компания выплатит компенсацию за май в полной сумме.

 

Обоснование. Компенсация положена за те дни, когда сотрудник задействовал имущество в работе. В отличие от арендной платы, компенсация положена, когда работник сам использует свое имущество в своей работе. Назначить компенсацию надо по итогам отработанного месяца.

 

Если работник в этом месяце отсутствовал на работе, например был в отпуске или болел, платить компенсацию и включать ее в расходы за эти дни опасно. Ведь в этот период сотрудник не использовал имущество в служебных целях (письма Минфина России от 03.12.09 № 03-04-06-02/87 и УФНС России по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776).

 

 

Безопаснее удержать НДФЛ с компенсации, если сотрудник управляет машиной по доверенности

 

Ситуация. Сотрудник в работе использует машину, которая зарегистрирована на брата, и получает компенсацию.

 

Когда возникает риск по НДФЛ. Если компания не удерживает с компенсации НДФЛ.

 

Обоснование. Компенсация сотруднику за использование автомобиля в интересах компании освобождена от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ и письмо Минфина России от 27.02.13 № 03-04-06/5600). Но, по мнению чиновников, выплата не облагается НДФЛ, если это личное имущество сотрудника. То есть имущество принадлежит сотруднику на праве собственности. Если же он управляет машиной по доверенности, с компенсации надо удержать налог (письма Минфина России от 08.08.12 № 03-04-06/9-228 и от 21.02.12 № 03-04-06/3-42).

 

Поблажку чиновники дают только супругам. Если имущество они купили в период брака, оно считается совместным (п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ). Следовательно, когда доверенность на управление транспортом дана одним из супругов, компенсацию можно не включать в доходы и не удерживать с нее НДФЛ (письма Минфина России от 03.05.12 № 03-03-06/2/49 и от 27.08.12 № 03-04-05/6-1004).

 

Судьи с чиновниками не согласны и считают, что компенсация не облагается НДФЛ независимо от того, собственник сотрудник или нет. Главное, чтобы у него было право на использование имущества (постановление Тринадцатого Арбитражного апелляционного суда от 06.04.15 № 13АП-25791/2014).

 

Если компания не готова к спорам, надо подтвердить право собственности документами (письма Минфина России от 20.04.15 № 03-04-06/22274, от 30.04.15 № 03-04-05/25434 и от 11.04.13 № 03-04-06/11996). Это могут быть копии ПТС, свидетельства о браке, свидетельства о праве собственности.

 

 

Суды не согласны, что управление машиной по доверенности — основание для начисления взносов

 

Ситуация. Сотрудник получает компенсацию за использование автомобиля, право собственности на который принадлежит его родственнику или другу.

 

Когда возникает риск по страховым взносам. Если компания не начисляет на компенсацию страховые взносы.

 

Обоснование. Компенсация за использование личного имущества не облагается страховыми взносами (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Трудовое законодательство не требует доказательств того, что имущество в собственности работника (ст. 188 ТК РФ).

 

Но Минтруд по аналогии с Минфином разъясняет, что автомобиль, которым сотрудник управляет по доверенности, не считается его собственным имуществом. Значит, страховые взносы нужно начислять на всю сумму компенсации в общем порядке (письма Минтруда России от 13.11.15 № 17-3/В-542 и от 26.02.14 № 13-3/В-92).

 

Если компания готова к спору, право не платить страховые взносы с компенсации за автомобиль, которым работник управляет по доверенности, можно отстоять в суде. По мнению судей, если машина используется в интересах компании, не важно, как владеет работник автомобилем: на праве собственности или по доверенности (определение ВАС РФ от 24.01.14 № ВАС-4/14).

 

В законодательстве нет понятия «личное имущество». И если сотрудник управляет машиной на законных основаниях, в том числе и по доверенности, она считается собственной. Аналогичной позиции придерживаются и судьи на местах (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 06.04.15 № Ф09-10118/14 и от 21.07.14 № Ф09-4523/14, Второго арбитражного суда от 23.07.15 № А28-61/2015 и Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.06.15 № А53-23136/2014).

 

 

Размер компенсации не должен превышать зарплату сотрудника

 

Ситуация. Сотрудник использует в работе личный ноутбук и получает компенсацию за использование имущества, которая равна или превышает его зарплату.

 

Когда возникает риск по страховым взносам. Если компания не начисляет на повышенную компенсацию страховые взносы.

 

Обоснование. Когда сумма компенсации за использование личного имущества превышает зарплату сотрудника, специалисты фонда считают выплату оплатой труда. Компании это грозит доначислением взносов и соответственно пеней и штрафа. Ревизоров могут поддержать и судьи (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.11.15 № Ф01-4546/2015).

 

Чтобы обосновать затраты, стоит составить калькуляцию, в которой привести расчет износа имущества, стоимость расходных материалов. Это обезопасит от претензий контролеров, а заодно и обоснует расходы по налогу на прибыль. 

 

 

См. еще по теме:


По материалам открытых источников