Статьи из периодических изданий

Проверка на налоговые риски: выплата годовой премии или тринадцатой зарплаты

Журнал «РНК» № 1-2, Январь 2016

 

К затратам на оплату труда относятся начисления работникам в денежной или натуральной форме, стимулирующие и компенсационные начисления, надбавки и премии. Главное, чтобы выплаты были связаны с режимом работы или условиями труда и прописаны в трудовом или коллективном договоре с работником (ст. 255 НК РФ). Перечень таких выплат открытый. Поэтому налоговики часто отказывают в их учете. Особенно это касается премий работнику по итогам года.

 




Инспекторы заявляют, что годовые бонусы не связаны с производственными результатами, профессиональным мастерством, трудовыми достижениями работника. Или не соответствуют его окладу (п. 2 ст. 255 НК РФ).

 

Чтобы не возникло проблем с учетом тринадцатой зарплаты или годового бонуса, компании важно подтвердить, что премия является стимулирующей выплатой, направлена на повышение мотивации сотрудников и их поощрение. Рассмотрим, в каких ситуациях у компаний чаще всего возникают риски и как их избежать.

 

 

Ситуация первая

 

Премию по итогам работы за год компания начислила работнику в декабре 2015 года, а выплатила в январе 2016 года.

 

Когда возникает риск

 

Если премию организация включит в налоговые расходы в январе 2016 года.

 

Годовой бонус работника включается в базу по налогу на прибыль в момент его начисления, а не в момент фактической выплаты (письмо Минфина России от 13.07.07 № 03-03-06/2/126). Расходы признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денег или иной формы их оплаты (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ).

 

Следовательно, премия, выплачиваемая работникам по итогам работы за год, учитывается в момент ее начисления — в декабре 2015 года. А не в январе 2016 года, когда ее выплатят сотруднику.

 

Годовой бонус, начисленный в январе, компания включит в расходы в периоде начисления — в 2016 году. За 2015 год включать такие суммы будет ошибкой (письма Минфина России от 19.10.15 № 03-03-06/59642 и от 10.12.10 № 03-03-06/4/122).

 

 

Ситуация вторая

 

Сотруднику выплатили тринадцатую зарплату на основании приказа руководителя.

 

Когда возникает риск

 

Если условие о выплате годового бонуса не содержится в трудовом договоре, заключенном с работником, и коллективном договоре.

 

Затраты компании на годовую премию должны соответствовать общим критериям признания расходов в налоговом учете — быть экономически оправданными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Одного приказа руководителя в данной ситуации недостаточно. Условие о выплате тринадцатой зарплаты должно быть зафиксировано в трудовом договоре, заключенном с работником, и (или) коллективном договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Тогда претензий у налоговиков не возникнет.

 

 

Ситуация третья

 

Руководитель определил размер годовой премии работнику на основании данных, предоставленных ему отделом продаж.

 

Когда возникает риск

 

Если сведения о работе менеджеров, взятые за основу при расчете премии, не зафиксированы в приказе директора о премировании или справке-расчете.

 

Если размер годовой премии — нефиксированная величина, то ее расчет нужно подтвердить внутренними документами компании (п. 1 ст. 252 НК РФ). Цифры, взятые с потолка, создают риски того, что контролеры признают годовой бонус несоразмерным окладу работника или финансовому положению компании.

 

Во внутреннем документе о поощрении важно прописать основание премирования со ссылкой на трудовой и коллективный договоры. А также расчет на цифрах — на основании каких процентов, выручки от продаж, показателей NPS и других данных рассчитывался размер годового бонуса конкретного сотрудника.

 

Приказ руководителя организации о поощрении работников можно составить в свободной форме. В нем не забудьте указать все обязательные для первичного документа реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для удобства за основу можно взять форму № Т-11 или Т-11а (для поощрения двух и более лиц). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

 

 

Ситуация четвертая

 

Премию за трудовые достижения по итогам 2015 года начислили сотруднику в 2016 году, когда тот уже уволился.

 

Когда возникает риск

 

Если условие о выплате премии, несмотря на увольнение сотрудника, не зафиксировано в трудовом договоре с ним и в положении о премировании.

 

Премия уволенному работнику, начисленная уже после его ухода, но за период нахождения в трудовых отношениях с работодателем, учитывается в расходах на оплату труда в периоде ее начисления. Главное, чтобы условие о поощрении было зафиксировано в трудовом или коллективном договоре, а также во внутреннем документе компании — положении о премировании или приказе руководителя (письмо Минфина России от 25.10.05 № 03-03-04/1/294).

 

При увольнении работника трудовые отношения прекращаются. И причитающиеся ему суммы работодатель выплачивает в день ухода (ст. 140 ТК РФ). Но у компании сохраняется обязанность заплатить все суммы, которые ему полагаются за период его работы.

 

Таким образом, если такой нюанс системы оплаты труда зафиксировать во внутренних документах организации, проблем с учетом расходов не возникнет. Тот факт, что на момент выплаты годового бонуса трудовой договор с работником уже расторгнут, значения в данной ситуации не имеет.

 

 

Ситуация пятая

 

Компания «выплатила» работнику годовой бонус за высокие достижения в работе путевкой в Доминикану.

 

Когда возникает риск

 

Если у организации нет документов, подтверждающих, за какие трудовые достижения работнику полагается путевка за границу.

 

Затраты на премирование работника, в том числе в виде ценных подарков, учитываются в расходах на оплату труда. При условии, что компания подтвердит, какие конкретно производственные результаты привели сотрудника к годовому бонусу. Плюс условие о выплате премий путевкой за границу нужно зафиксировать в трудовом или коллективном договоре (письмо Минфина России от 02.06.14 № 03-03-06/2/26291).

 

Перечень стимулирующих выплат, приведенный в пункте 2 статьи 255 НК РФ, открыт. Поэтому на основании этой нормы можно учесть не только денежные премии, но и вознаграждения в виде ценных подарков, в том числе и путевки на отдых.

 

В положении о премировании или приказе руководителя важно зафиксировать, за достижение каких трудовых успехов поощряют работника. Одного определения «работник года» или «лучший юрист отдела» будет недостаточно. Нужно указать, какие заранее обозначенные работодателем условия выполнил сотрудник.

 

Если работник выполнил план по продажам, то целесообразно указать конкретные цифры из отчета маркетолога. Если он повысил экономические показатели, то лучше указать, какие именно и соответствующие проценты. При соблюдении таких мер безопасности претензий к расходам у налоговиков не возникнет.

 

 

Ситуация шестая

 

Компания решила выплатить тринадцатую зарплату за счет чистой прибыли.

 

Когда возникает риск

 

Если с этих выплат организация не начислила страховые взносы.

 

Выплаты в пользу физических лиц облагаются взносами во внебюджетные фонды, если они произведены в рамках трудовых отношений. Исключение составляют только суммы, которые прямо названы в статье 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС». Выплаты, произведенные за счет чистой прибыли, в этой норме не поименованы. Так как тринадцатая зарплата выплачивается в рамках трудовых отношений, то она облагается взносами во внебюджетные фонды.

 

Суммы уплаченных взносов компания вправе учесть в налоговых расходах на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письма Минфина России от 15.07.13 № 03-03-06/1/27562 и от 15.03.11 № 03-03-06/1/138).

 

 

Ситуация седьмая

 

Работник организации уволился в декабре 2015 года. В январе 2016 года компания выплатила ему годовой бонус.

 

Когда возникает риск

 

Если с суммы выплаченной премии компания не удержит НДФЛ на основании того, что трудовые отношения на момент выплаты уже прекратились.

 

В этом случае годовой бонус — это доход работника, который облагается НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 и п. 1 ст. 210 НК РФ). При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

 

В рассматриваемой ситуации выплата годовой премии работнику не связана с его увольнением, хотя и выплачивается после ухода сотрудника (письмо Минфина России от 29.09.14 № 03-04-06/48497). Следовательно, компания является налоговым агентом. Она начисляет НДФЛ по ставке 13% и удерживает налог при фактической выплате дохода (ст. 226 и п. 1 ст. 224 НК РФ).


По материалам открытых источников