Статьи из периодических изданий

Правила заполнения сводных счетов‑фактур, которые сохранят вычет и упростят работу

Журнал «РНК» № 8, Апрель 2016

 

Продавец вправе выставить покупателю один счет-фактуру на несколько отгрузок по долгосрочному договору поставки. Это недавно подтвердил Минфин России (письмо от 12.01.16 № 03-07-09/140). Главное, чтобы отгрузки прошли в течение пяти календарных дней, а каждый вид товара был включен в таком счете-фактуре в отдельную строку.

 




Более того, продавец вправе выставить один счет-фактуру по всем отгрузкам или авансам за пять дней, а покупатель — заявить вычет. Независимо от того, прошли они по одному договору или по разным, но с тем же контрагентом. Кодекс не требует составлять счет-фактуру отдельно на каждую отгрузку или аванс. Срок оформления документа — пять календарных дней со дня отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

 

Сводные счета-фактуры выгодны всем, так как сокращают документооборот по сделке (см. врезку ниже). Но есть риск потерять отгрузку или аванс и из-за этого занизить налог или лишиться вычета. Чтобы этого избежать, важно учесть пять правил работы со сводными счетами-фактурами.

 

 


НА ПРАКТИКЕ

Когда сводные счета-фактуры стоит использовать

Сводные счета-фактуры удобно использовать, если:

  • наименования товаров, работ или услуг в нескольких отгрузках умещаются на одном листе счета-фактуры. Если они занимают несколько листов, тогда объединение не имеет смысла;
  • отгрузки товаров, выполнение работ или оказание услуг произошли в одном квартале. Это позволит прикладывать счет-фактуру только к одной книге покупок, не делая копии для книги другого периода;
  • для объединения не нужно менять утвержденную форму счета-фактуры.

 

 

Правило 1. В одном счете-фактуре могут быть товары, работы и услуги

 

Поставщик вправе выставить один счет-фактуру на разные операции. Например, на отгрузку товаров, оказанные услуги и выполненные работы (письма Минфина России от 10.11.15 № 03-07-09/64493, от 06.04.15 № 03-07-14/19170 и от 30.10.09 № 03-07-09/51).

 

Главное, чтобы эти разнородные сделки прошли у продавца в течение пяти календарных дней, тогда их можно включить в один счет-фактуру. При этом строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» в таком счете-фактуре надо заполнить в общем порядке.

 

 

Пример 1.

Компания 15 марта 2016 года отгрузила товары покупателю, а 18 марта 2016 года она выполнила для него работы и стороны подписали акт. И обе разнородные сделки включила в один счет-фактуру. Главное, выставить его не позднее 20 марта 2016 года.

 

 

Как избежать проблем. Продавцу безопаснее составлять сводные счета-фактуры только на отгрузки, которые прошли в одном квартале. Если продавец отгрузил товары в разных кварталах, например 31 марта и 3 апреля, есть риск ошибок при регистрации счета-фактуры в книге продаж. Начислить НДС надо на дату отгрузки, поэтому сводный счет-фактуру придется зарегистрировать в книге продаж дважды. На отгрузки за март — за I квартал, а за апрель — за II квартал.

 

У покупателя не должно быть проблем с вычетом. Ведь из сводного счета-фактуры ясно, какую сумму налога предъявил поставщик. Для покупателя важно, когда он принял товар на учет. Но надо проверять, по всем ли отгрузкам продавец выставил счета-фактуры (см. врезку ниже).

 

 


КСТАТИ

Покупатель в договоре может отказаться от сводных счетов-фактур

Покупателю может быть невыгодно работать со сводными счетами-фактурами. Ему придется отслеживать, по каким отгрузке или авансу он получил счет-фактуру, а по каким еще нет. Также нужно контролировать округления в сумме НДС, которые возникнут по сводным счетам-фактурам.

С другой стороны, продавец не обязан учитывать мнение покупателя, если тот не согласен на выставление сводных счетов-фактур.

Чтобы отказаться от сводных счетов-фактур, покупатель может включить в договор условие о составлении отдельных счетов-фактур. Например, добавить такой пункт: «По каждой отгрузке товаров по данному договору в течение пяти календарных дней поставщик должен выставить отдельный счет-фактуру».


 

 

Правило 2. В один счет-фактуру можно включить отгрузки по разным договорам

 

При отгрузках по разным договорам продавец вправе выставить покупателю один счет-фактуру. Кодекс не требует оформлять счет-фактуру на отгрузку отдельно по каждому договору (письмо Минфина России от 10.11.15 № 03-07-09/64493).

 

 

Пример 2.

Продавец по одному договору оказывает услуги, а по другому поставляет товары. 21 марта он подписал акт об оказании услуг по договору № 1, а 26 марта — накладную на поставку товара по договору № 2. И выставил один счет-фактуру (см. образец ниже).

Если бы отгрузка по договору № 2 прошла на день позже, то продавцу надо было выставить отдельные счета-фактуры. Ведь 27 марта уже истек срок для выставления счета-фактуры на акт по договору № 1. Выставить его надо было в период с 22 по 26 марта включительно (см. также правило 5).

 

 

Как избежать проблем. Продавцу стоит детализировать в сводном счете-фактуре реквизиты договоров, по которым прошла отгрузка. Это снизит риск ошибок по отгрузкам, которые были оплачены авансом. Ведь при отгрузке продавцу надо принять к вычету НДС с полученной предоплаты и отразить налог к уплате с реализации.

 

Детализацию можно сделать в ячейке с наименованием товара, работы или услуги. Если вводить дополнительные графы или строки, то это нужно делать за пределами стандартной формы счета-фактуры (письмо Минфина России от 24.11.15 № 03-07-09/68169). При этом измененную форму придется утверждать в учетной политике, что неудобно.

 

 

Правило 3. На разовые договоры допустим один счет-фактура

 

В Кодексе правила выставления счетов-фактур едины для всех договоров независимо от того, как стороны его оформили: на бумаге или на словах. По разовым сделкам стороны обычно не оформляют письменный договор поставки (определение ВАС РФ от 02.02.10 № ВАС-309/10). Но если продавец выписал первичные документы по таким разовым сделкам в пределах пяти календарных дней, он вправе выставить по ним один счет-фактуру.

 

Как избежать проблем. Инспекторы иногда отказывают покупателям в вычетах по сделкам без письменного договора. Подтвердить реальность сделки можно, если подписать хотя бы один общий документ (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Например, достаточно визы покупателя на товарной накладной, которую поставщик передал при отгрузке товара (постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 20.10.15 № Ф06-1831/2015 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 29.07.08 № 07АП-3861/08).

 

 

Правило 4. На несколько авансов можно выставить один счет-фактуру

 

Продавец вправе выставить один счет-фактуру на авансы, которые получил от одного покупателя в течение пяти календарных дней (письмо Минфина России от 02.05.12 № 03-07-09/44). При этом авансы необязательно должны быть по одному договору. Даты и номера всех платежек можно записать в строке 5 счета-фактуры через точку с запятой.

 

 

Пример 3.

Покупатель перечислил предоплату по договору несколькими платежами. Поставщик получил авансы 28 и 31 марта. Оплата поступила в течение пяти календарных дней, поэтому поставщик вправе выставить один счет-фактуру на несколько авансов. Составить единый счет-фактуру надо не позднее 2 апреля (см. образец ниже).

 

 

Как избежать проблем. Поставщик вправе записать в сводном счете-фактуре всю сумму аванса в одной строке, если покупатель перечислил оплату за одни и те же группы товаров и по одному договору. Тогда в графе 1 счета-фактуры продавец может заполнить обобщающее название товаров. Например, офисные столы (письмо Минфина России от 26.07.11 № 03-07-09/22).

 

В остальных случаях суммы авансов безопаснее записать в сводном счете-фактуре отдельными строками. Продавцу также стоит детализировать в сводном счете-фактуре реквизиты договоров, по которым прошла предоплата. Это сократит риски ошибок при вычетах с авансов как у поставщика, так и у покупателя.

 

 

Правило 5. Оформленные с опозданием сводные счета-фактуры не лишают вычета

 

Продавцы иногда выставляют счета-фактуры, в том числе и сводные, позже пяти календарных дней. Это нарушение, но оно не может лишить покупателя права на вычет. Это недавно подтвердил и Минфин (письмо от 25.01.16 № 03-07-11/2722). Ошибка ведь не мешает инспекторам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

 

Раньше Минфин считал, что просрочка с выставлением счета-фактуры лишает покупателя права на вычет, так как документ продавец оформил с нарушением (письмо от 26.08.10 № 03-07-11/370). Но право на вычет по просроченным счетам-фактурам удавалось защитить в суде (постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 № А21-2405/2012 и от 25.10.12 № А26-9024/2011).

 

Новое разъяснение Минфина России формально дает право включать в один счет-фактуру отгрузки, между которыми более пяти календарных дней. В этом случае по более ранним отгрузкам документ будет выставлен с опозданием, что не является препятствием для вычета.

 

Но такой ситуации безопаснее избегать. Инспекторы на местах, скорее всего, еще смогут смириться с вычетом НДС по сводным счетам-фактурам, выставленным в отведенные для этого пять дней, или по обычным счетам-фактурам, которые оформлены с опозданием. Но принять и то и другое в одном документе у них вряд ли получится.

 

Как избежать проблем. В интересах продавца составлять сводные счета-фактуры в пределах пяти календарных дней после первой отгрузки или получения первого аванса. Иначе он рискует занизить выручку и недоплатить НДС, особенно если отгрузки прошли на стыке разных кварталов.

 

Покупатель вправе заявить вычет по сводному счету-фактуре, который был выставлен с опозданием. Если он получил документ до подачи декларации, то отражает его в книге покупок за квартал, в котором произошла отгрузка и товар был принят на учет. Если позже, то в периоде получения счета-фактуры. Крайний срок для подачи декларации по НДС — 25-е число месяца, следующего за окончанием квартала.

 

В Кодексе нет штрафа за то, что поставщик выставляет счета-фактуры с нарушением пятидневного срока (письмо Минфина России от 17.02.09 № 03-07-11/41). Но если поставщик постоянно нарушает сроки выписки счетов-фактур или оформляет их с ошибками, стоит включить в договор штраф за ошибки и несвоевременное выставление документов. Договор также можно дополнить условием о возмещении убытков, если покупатель потеряет право на вычет.

 

См. еще по теме:


По материалам открытых источников