Сводный счет-фактура: удобство, нюансы заполнения, варианты отказа от получения

Чтобы налогоплательщик имел право заявить вычет НДС, покупателю товара или заказчику услуги необходим оригинал счета-фактуры. 
Счет-фактура – это документ, который надлежит оформлять в установленные Законом сроки и по утвержденным налоговым и бухгалтерским учетом правилам. От того, как оформлен счет-фактура будет зависеть, возникнут ли у налогоплательщика проблемы с налоговиками, или все сложится удачно со сдачей декларации.
Правильно составленный счет-фактура заполнен обязательном количеством реквизитов продавца и покупателя, подписан сторонами в порядке, утвержденном Законом, а также содержит корректную информацию по сделке или по нескольким сделкам.
Бухгалтеры предпочитают, конечно, получить на каждую сделку отдельный счет-фактуру, допуская указание в одном счете-фактуре товар и услугу, относящиеся к одной сделке. Например, к отгрузке продукции услугу доставки этой продукции. При таком порядке практично распределять документацию по сделкам: для каждой накладной или акту – отдельный счет-фактура. Учет тоже становится проще, так как понятно, к какой отгрузке продукции или предоставлению какой услуги относится счет-фактура.
Однако, в отдельных случаях бухгалтеру сподручнее, наоборот, объединить первичные документы одним счетом-фактурой и получить от продавца, например, один счет-фактуру на несколько отгрузок, а другие бухгалтеры предпочитают, чтобы выписывался один счет-фактура на несколько авансов.
Прописано Законом и еще одно обязательное к выполнению правило: срок оформления счета-фактуры не вправе превышать пяти дней по календарю. Соответственно, если продавец желает указать в едином счете-фактуре ряд сделок одновременно, сделки должны пройти в течение пяти календарных дней.
Преимуществом единого или, как его еще называют, сводного счета-фактуры принято считать сокращение бумаг при оформлении сделки. По мнению некоторых бухгалтеров, при потоке отгрузок это экономит время, а также помогает исключить неприятные моменты, связанные с потерей отгрузок или авансовых платежей в учете. Ведь потерять такую информацию – значит занизить налогооблагаемую базу или, наоборот, утратить право на вычет некоторой суммы, что вызовет штрафные санкции со стороны инспекторов или недовольство шефа.
Факт из жизни: 
Иногда  бухгалтеры ошибаются при написании словосочетания «сводный счет-фактура». Дело в том, что некоторые заблуждаются насчет рода, в котором употребляется это словосочетание, и ошибочно приписывают ему женский род. «Сводная счет-фактура» − это неправильное употребление термина, потому что, согласно, НК счет-фактура принято употреблять в мужском роде, склоняя в предложении по падежам первое слово из словосочетания при необходимости.

 

Как выставить в 2018 году сводный счет-фактуру

Когда и как сводный счет-фактура объединяет сделки и выплаты, рассмотрим варианты.

1.    Один счет-фактура на несколько договоров

В финансово-хозяйственной деятельности предприятия используют договоры для урегулирования условий между сторонами сделки. Договоры заключаются как по отдельным сделкам, так и на долгосрочное сотрудничество, этапы которых фиксируются несколькими отдельными первичными документами, подтверждающими отгрузку товара или предоставление услуг на каждом этапе.

В случае, если предприятие заключило два договора с одним и тем же контрагентом, можно ли по двум договорам выписать один счет-фактуру? Да, если, например, один и тот же контрагент поставляет товар одновременно или не позднее, чем 5 дней по календарю. 
В сводном счете-фактуре указывается объединенное количество единиц товара, поставленного по договорам или услуг, оказанных по условиям договоров. Датой сводного счета-фактуры в этом случае будет дата подписания сторонами первых первичных документов. 

2.    Сводный счет-фактура на разнородные операции

Случается, что по договору или нескольким договорам продавец товара и исполнитель услуги, предоставленной покупателю, например, доставка продукции или установка оборудования, − одно юридическое лицо. В этом случае продавец вправе оформить сводный счет-фактуру на отгрузку товаров, оказанные услуги и выполненные работы. При заполнении сводного счета-фактуры продавец указывает товар и услугу в одном сводном счете-фактуре на разных строчках, объединяя их стоимости в одну общую сумму.

3.    Авансовый счет-фактура на несколько платежей по одному договору в день

Некоторые покупатели вносят аванс по договорам на расчетный счет продавца, путем перечисления денежных средств за товары или услуги, несколькими платежными поручениями за день. То есть если у вас две платежки в один день, можно сделать  один авансовый счет-фактуру.
В этом случае, выписывая сводный счет-фактуру на авансы, продавец указывает в нем консолидированную сумму внесенных на расчетный счет продавца авансов, перечислив номера платежных поручений через запятую в выделенной строке сводного счета-фактуры.
Важным условием для оформления сводного счета-фактуры в этом случае служит пятидневный срок, объединяющий перечисления. Налоговый кодекс не запрещает подобную операцию, налоговики тоже не возражают, если только при выписке сводного счета-фактуры соблюдены порядки и правила, предусмотренные законом.

Нюансы в сводном счете-фактуре, на которые стоит обратить внимание

Сводный счет-фактура, образец которого легко найти в открытых источниках информации, составляется на основании первичных документов: накладная, акт, платежное поручение (если это счет-фактура на аванс) полностью в строгом соответствии с наименованиями товаров или услуг, перечисленных в этих первичных документах.
Если документация предоставляется по факту приобретения различных материалов по нескольким договорам, то в сводном счете-фактуре нужно писать каждый материал отдельно, чтобы потом соотнести эти материалы построчно с накладными, подтверждающими поставку.
Строго требуется соблюдать пятидневный срок объединяющих операций, как однотипных (поставка товара по нескольким договорам), так и разнородных (услуга плюс поставка товара).
Важно: прежде чем объединить договоры, акты или накладные на товар для оформления их в сводный счет-фактуру, бухгалтеру рекомендуется проверить, например, как начислять НДС. При покупке его без НДС, продавец не выставляет счет-фактуру на такой товар. Единый счет-фактуру нельзя выписать на первичные документы, если в одних из них НДС начислен, а в других − НДС на товар или услугу не начисляется. 
Не имеет смысла объединять поставки товара или оказание нескольких услуг в любой комбинации, если акты по работам будут подписаны в разных кварталах. Придется прикладывать копии счета-фактуры в каждой книги покупок и продаж. Кроме того, и утверждение по изменениям в структуре документов инспекторы, обычно переносят на конец квартала. Предусмотрительнее не группировать такие сделки, совершенные с разрывом по кварталам. 
Сводный счет-фактура, объединяющий операции, умещающий все данные на одном листе смотрится логичнее, чем несколько листов с длинным перечнем товаров или услуг. 
По сводному счету-фактуре, полученному покупателем с опозданием, представляется возможным заявить вычет в следующем квартале, предоставив обоснование инспекторам о причине переноса. Потребуется предъявить доказательства, по какой причине счет-фактура был получен покупателем позднее положенного срока. Во избежание дополнительных хлопот, покупатель вправе указать в договоре отдельное соглашение о сроках предоставления отчетных документов с указанием штрафных санкций за опоздание.  
И еще одно: продавец вправе отказаться от формирования сводного счета-фактуры, поэтому продавцу надлежит предварительно согласовать намерения о выписке особенного документа с получателем сводного счета-фактуры. Несогласие покупатель вправе даже прописать в договоре на поставку товаров или оказания услуг. При несогласовании сторонами выписки сводного счета-фактуры, продавец обязан предоставить отдельный счет-фактуру на полный объем поставки по договору.

Проведение сводного счета-фактуры в бухгалтерии

Попадая в бухгалтерию, сводный счет-фактура, так же, как и обычный счет-фактура, отражается в книге покупок и в такой бухгалтерской программе, как в 1С. Сводный счет-фактура от комиссионера – не исключение. В случае наличия такого документа, бухгалтеру надлежит выполнить такую операцию, как зарегистрировать счет-фактуру от комиссионера в книге покупок, затем провести его в программе 1С для формирования затем общего отчета в электронном виде.
Для бухгалтера эта процедура не представит никаких затруднений, так же, как отразить вычет в графе 15 книги покупок по сводной авансовой счет-фактуре и занести его в 1С.
При проверке налоговики могут запросить не только счета-фактуры, указанные в книге покупок, но и оригиналы первичной документации по сделке, подписанные сторонами: накладные и акты, которые подтвердят факт поставки продукции или оказания услуги. При этом наименования товаров или услуг в сводном счете-фактуре и в первичной документации обязаны совпадать позиционно. 

Заключение

В налоговом кодексе нет прямого указания на то, что счет-фактура должен относится только к одной конкретной накладной, нет ограничения и на количество накладных или актов, которые допустимо объединить одним счетом-фактурой. В реквизитах счета-фактуры нет строчки, в которой заполняются данные о привязанных к нему накладных или актов. Отсутствие связи между ними объясняется обособленным назначением этих документов: накладные и акты подтверждают передачу ТМЦ от продавца покупателю, а счета-фактуры представляются носителями информации о налоге, исчисляемом по сделке. 
Вместе эти документы предоставляют покупателю право на вычет НДС (товар получен, услуга принята по качеству и счет-фактура предоставлена). Поэтому, если несколько накладных или актов подтверждают перечень товаров или услуг в счете-фактуре, возможно их объединение. Главное, чтобы позиции не потерялись, и наименования позиций соответствовали в накладных, актах и счете-фактуре, чтобы их представлялось возможным соотнести.
Также, как и для счета-фактуры, сводный счет-фактура заносится в книгу покупок и декларацию по НДС, которая сдается, напомним, не позднее, чем 25-е число месяца, следующего после окончания квартала. 
При отгрузке продукции или предоставлении услуги от продавца или исполнителя бухгалтеру со стороны покупателя рекомендуется запрашивать первичные документы и счет-фактуру, чтобы ориентироваться, не будет ли счет-фактура объединять несколько сделок, в каком периоде будут совершены сделки, не превысят ли они ограничение в пятидневный срок и в каком квартале будет выставлен сводный счет-фактура.
Важно акцентировать внимание продавца на правилах заполнения счетов-фактур, если он оформляет их с ошибками, конечно, не опасно, если это опечатка или другая ошибка, которая не искажает сумму налога и не мешает инспекторам идентифицировать покупателя и продавца по сделке. В противном случае, такой счет-фактуру надлежит немедленно вернуть продавцу для исправления, потому что вычет по нему признается инспектором неправомерным, и последует доначисление и штраф в адрес предприятия.
Если продавцом соблюдены правила предоставления счета-фактуры, действующим законом не предусмотрено запрета на объединение одним счетом-фактурой нескольких накладных или актов, авансовых платежей или договоров по одному контрагенту. 
Также не запрещено законом выписывать на одну накладную или акт несколько счетов-фактур, если это требуется по учету, который ведется сторонами сделок, и согласовано сторонами. 
Выставление сводной счет фактуры по бюджетным средствам возможно при согласовании сводного счета-фактуры с представителями бюджетной организацией, законом никаких дополнительных ограничений для госучреждений не предусмотрено. Однако, возможны внутриорганизационные нюансы, которые лучше согласовать до отправки сводного счета-фактуры в адрес такого предприятия.