Статьи из периодических изданий

Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Журнал «РНК» № 21, Октябрь 2015

 

И компании, и индивидуальные предприниматели обязаны хранить бухгалтерские документы (ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Причем за организацию хранения бухгалтерской документации отвечает не главный бухгалтер, а руководитель компании (ч. 1 ст. 7 и ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

 




Но директор может передать свои полномочия сотруднику организации. Предприниматели же отвечают за хранение документов самостоятельно (ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Рассмотрим порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, чтобы избежать проблем с налоговой и фондами.

 

Бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить как минимум пять лет

 

В статье 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и статье 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно.

 

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (далее — Перечень документов) (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но не менее пяти лет после отчетного года. Более длительные сроки хранения документов могут быть установлены Налоговым кодексом, Федеральным законом от 24.07.09 № 212-ФЗ, а также Перечнем документов.

 

Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить не менее пяти лет (письмо Минфина России от 22.07.13 № 03-02-07/2/28610, доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 14.08.13 № АС-4-3/14759@).

 

Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

 

Этот порядок распространяется и на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе системы «Клиент — банк». При этом налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104).

 

Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения. Например, документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов нужно хранить в течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ)).

 

Течение срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104). То есть течение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором были оформлены документы (абз. 4 п. 1.4 Перечня документов).

 

Но из этого правила есть исключения (см. таблицу ниже). В частности, в отношении налоговых регистров, подтверждающих правомерность применения вычетов по НДС (например, книги покупок и книги продаж), течение срока хранения начинается с даты последней записи в них (п. 24 разд. II приложения 4 и п. 22 разд. II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

 

Таблица. Особые сроки хранения отдельных бухгалтерских (налоговых) документов

Вид документов

Срок хранения

Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства

Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д.

В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены

Строки 382, 392, 394 и 396 раздела 4 Перечня документов

Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (например, расчеты по форме РСВ-1 ПФР, расчеты по форме 4-ФСС, больничные листы, платежные поручения на перечисление страховых взносов)

В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности

Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ

Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)

В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет

Строка 412 раздела 4 Перечня документов

Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки

Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок

Пункт 4 статьи 283, абзац 7 пункта 7 статьи 346.18, абзац 7 пункта 5 статьи 346.6, абзац 9 пункта 16 статьи 214.1 НК РФ и письмо Минфина России от 25.05.12 № 03-03-06/1/278

Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)

В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи)

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и письмо Минфина России от 26.04.11 № 03-03-06/1/270

Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)

В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265, пункт 2 статьи 266 НК РФ и статья 203 ГК РФ

Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, которые были оплачены компанией

Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком. Но не менее четырех лет

Абзац 4 пункта 3 статьи 264 НК РФ

Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО

Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании

Строки 351 и 358 раздела 4 Перечня документов

 

 

Компания может хранить документы в электронном виде

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров определен в пункте 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного письмом Минфина СССР от 29.07.83 № 105. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

 

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29.07.83 № 105). Требования, предъявляемые к устройству таких хранилищ, отражены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.15 № 526.

 

Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может грозить компании штрафом за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ). В случае искажения налоговой базы налогоплательщику могут доначислить налоги, пени и штрафы (п. 3 ст. 120 или ст. 122 и 123 НК РФ). Обратите внимание, что с 1 января 2014 года ответственность, установленная статьей 120 НК РФ, распространяется не только на организации, но и на предпринимателей (подп. «а» п. 34 ст. 1 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 23.07.13 № 248-ФЗ).

 

Компания вправе хранить документы в электронной форме. Это следует из положений части 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, а также из норм статей 80 и 314 НК РФ. Главное при этом, чтобы документы были подписаны электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ).

 

Такой подход разделяет и Минфин России (письма от 22.08.12 № 03-02-07/1-202 и от 24.07.08 № 03-02-07/1-314). В настоящее время в отношении порядка хранения документов в электронном виде также применяется Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29.07.83 № 105, а также Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.15 № 526.

 

Утраченные документы целесообразно восстановить

 

В случае утраты документов руководитель компании должен создать комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели (п. 6.8 Положения, утв. письмом Минфина СССР от 29.07.83 № 105). Если внутренняя комиссия придет к выводу, что бумаги были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (например, случилась кража, пожар или затопление), то нужно документально подтвердить это событие. Например, с помощью справки из ОВД.

 

Несмотря на то что Налоговый кодекс не устанавливает обязанности по восстановлению утраченных документов, для снижения налоговых рисков их целесообразно все же восстановить. Особенно если еще далеко до истечения сроков хранения этих документов.

 

Ведь экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухучета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ и постановление ФАС Московского округа от 17.01.11 № КА-А40/17435-10).

 

К тому же контролирующие ведомства настаивают на том, что в целях обеспечения исполнения подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ бумаги, утраченные компанией, должны быть восстановлены (письма ФНС России от 14.08.13 № АС-4-3/14759@ и Минфина России от 11.08.11 № 03-02-07/1-288). Причем даже за период, который контролеры уже ранее проверяли в рамках выездной налоговой проверки (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191). Чиновники считают, что непредставление в установленный срок в налоговый орган документов, необходимых для осуществления контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 НК РФ.

 

Однако суды считают иначе. В частности, налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление документов, если он может подтвердить, что бумаги утрачены по независящим от него обстоятельствам (например, постановление ФАС Московского округа от 25.06.10 № КА-А40/6480-10).

 

Тот факт, что компания пыталась восстановить документы, может стать веским аргументом в ее пользу в суде. Например, в деле, которое рассматривал ФАС Поволжского округа, проверяемое общество не смогло это сделать, так как его контрагент был уже исключен из ЕГРЮЛ. При этом суд отметил, что ответственность за невосстановление утраченных документов законодательство не предусматривает. Поэтому в рассматриваемой ситуации налоговики не вправе обвинять компанию в проявлении налоговой недобросовестности (постановление от 19.01.10 № А55-10367/2009).

 

См. также:

Как правильно хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Как вести документооборот в бухгалтерии


По материалам открытых источников