Каждая организация обязана соблюдать сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов независимо от организационной формы и рода хозяйственной деятельности.
Ответственность за хранение налоговых регистров и прочей документации несет главбух или руководитель фирмы. Сроки хранения бухгалтерской документации, отчетности, первичных документов составляют не меньше 5 лет после отчетного года.
Хранятся 4 года налоговые сведения для расчета и оплаты налогов, а также документация подтверждающая доходы и затраты. Кроме того, 4 года подлежит сохранению электронная документация между банком и компанией. Но для отдельных случаев законом прописаны сроки хранения бухгалтерских документов и иной отчетности. Так, к примеру, срок хранения РСВ-1 ПФР – 6 лет.
Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов
| Тип документа | Период хранения, лет | |
| 1 | Налоговая отчетность, начисления по авансам налоговых платежей, справки по НДФЛ и прочие | 5 |
| 2 | Документация по выплате страховых взносов – листки нетрудоспособности, отчет РСВ-1 и т.д. | 6 |
| 3 | Кассовая документация | 5 |
| 3.1 | по выдаче зарплаты при отсутствии лицевых счетов | 75 |
| 4 | Первичная документация, доказывающая убыток налогоплательщика по налогу на прибыль, УСН («доходы – расходы»), ЕСХН, НДФЛ по сделкам с ценными бумагами. | Полный промежуток времени, в котором считается налогооблагаемая база на размер убытка |
| 5 | Документация, указывающая первоначальную стоимость основного средства | 4 с года начисления амортизации |
| 6 | Документы, на основании чего безнадежная задолженность дебиторов подлежит списанию (если срок исковой давности при хранении указанных документов заканчивался и возобновлялся, то период хранения продолжается) | 4 с признания безнадежности дебиторки |
| 7 | Документы, отражающие затраты на учебу работников за счет средств юридического лица | В ходе периода обучения и 1 год работы обучаемого сотрудника, но не меньше 4 лет |
| 8 | Бухгалтерская отчетность за отчетный год | На продолжение существования организации |
Порядок сохранения документации
Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности.
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи.
Сколько лет хранится отчет налогоплательщика в налоговой и во внебюджетных фондах
Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений.
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2017 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить.
