Статьи из периодических изданий

На каких документах безопаснее ставить печать во избежание споров с налоговой и фондами

Журнал «РНК» № 18, Сентябрь 2015

 

Организация сама решает, использовать ли ей в своей деятельности печать. Этот выбор нужно закрепить в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

 




В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 06.04.15 № 82-ФЗ (далее — Закон № 82-ФЗ), если компания решит использовать печать, то она обязана заверять документы, указанные в таблице 1 ниже.

 

Таблица 1. Документы, которые компания обязана заверять печатью при ее наличии1

 

Название документа

Норма, обязывающая проставлять печать

Комментарии

Копия устава, которую организация представляет при регистрации прав на недвижимость

Пункт 4 статьи 16 Федерального закона от 21.07.97 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (в ред. Закона № 82-ФЗ)

При государственной регистрации прав на недвижимое имущество организация подает в регистрирующий орган оригинал учредительных документов или их копию. Копию может заверить как нотариус, так и руководитель организации. В последнем случае на копии делается запись «копия верна», проставляется подпись генерального директора и печать организации (постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.04.15 № А14-15000/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.08.15 № 09АП-20895/2015).

Если организация подала заверенные руководителем копии, регистрирующий орган не вправе требовать нотариально заверенные копии устава (информационное сообщение Росреестра от 13.01.14 «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»).

Доверенность на представление интересов компании в суде

Пункт 5 статьи 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ и пункт 3 статьи 53 Гражданского процессуального кодекса РФ (в ред. Закона № 82-ФЗ)

Заверять доверенность на представление интересов компании в суде печатью нужно только в том случае, если наличие печати прописано в уставе организации (вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 2 (2015), утв. Президиумом Верховного суда РФ от 26.06.15).

Акт о несчастном случае на производстве

Статья 230 ТК РФ (в ред. Закона № 82-ФЗ)

Изменения в трудовое законодательство коснулись только порядка оформления несчастного случая на производстве. В остальных ситуациях требование о заверении документа печатью из Трудового кодекса не исключили. Например, по-прежнему комиссия по трудовым спорам должна иметь печать (ст. 384, 387 и 388 ТК РФ)

 

1 Здесь и далее подразумевается, что наличие печати прописано в уставе.

 

В отношении отдельных документов в настоящее время существует неопределенность, нужно хозяйственным обществам в обязательном порядке применять печать или нет. Некоторые спорные моменты разъяснили ведомства (см. табл. 2 ниже).

 

Таблица 2. Какие документы, по мнению ведомств, компания может не заверять печатью

 

Название документа

Наличие печати

Комментарии

Документы, представляемые в налоговую инспекцию

Необязательно

ФНС России в письме от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ «О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества» разъяснила, что инспекторы обязаны принимать документы вне зависимости от наличия или отсутствия в них печати.

При этом ранее Минфин России настаивал, что оттиск печати обязательно проставляется на всех прошитых копиях документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142)

Форма РСВ-1 ПФР

Необязательно

Обновленный Порядок заполнения формы РСВ-1 ПФР (утв. постановлением Правления ПФР от 16.01.14 № 2п) предусматривает, что в поле «место печати» расчета компания проставляет оттиск печати только при ее наличии (п. 5.13 указанного порядка в ред. постановления Правления ПФР от 04.06.15 № 194п). Поэтому территориальные органы Пенсионного фонда не вправе требовать от плательщиков страховых взносов, созданных в форме ООО и АО, проставления печати в расчете по страховым взносам (информационное сообщение ФСС РФ от 10.06.15 «Об обязательности проставления печати страхователями»).

Документы для зачета или возврата суммы переплаты по страховым взносам

Необязательно

Приказ ФСС РФ от 20.07.15 № 305 дополнил требования к реквизиту «Место печати» форм документов, применяемых при осуществлении зачета или возврата сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов, пеней и штрафов в Фонд социального страхования Российской Федерации (приведены в приложениях к приказу ФСС РФ от 17.02.15 № 49), словами «при наличии». Получается, теперь общество, в уставе которого не прописана обязанность иметь печать, вправе указанные документы печатью не заверять.

Трудовая книжка

Обязательно

Роструд считает требование заверять трудовую книжку печатью работодателя обязательным (письмо от 15.05.15 № 1168-6-1, п. 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).

При этом в этих правилах не сказано, какой именно печатью нужно заверять трудовую книжку. Полагаем, что компания, которая решила не использовать в своей деятельности печать, может изготовить специальный оттиск кадровой службы, который будет проставлять на трудовых книжках (образец приведен справа).

Кроме того, важно учитывать, что письма Роструда не являются нормативными правовыми актами и носят рекомендательный характер (апелляционные определения Свердловского областного суда от 14.01.15 № 33-4411/2015, Челябинского областного суда от 28.07.14 № 11-7556/2014 и постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 07.04.14 № А27-5015/2013, оставлено в силе постановлением ФАС Западно-Сибирского от 25.06.14 № А27-5015/2013). Поэтому, если компания, в уставе которой не закреплено наличие печати, не будет следовать приведенным выше рекомендациям ведомства и проигнорирует требование о проставлении печати на трудовых книжках, у нее есть шансы выиграть суд и избежать штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

 

 


ДЛЯ СПРАВКИ

Отсутствие печати на счете-фактуре не повод для отказа в вычете НДС

Ни Налоговый кодекс (п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ), ни Правила заполнения счетов-фактур (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) не обязывают компанию заверять печатью выставленный контрагенту счет-фактуру. Поэтому отсутствие печати на счете-фактуре не вызовет претензий налоговиков.

Если продавец по собственной инициативе или по просьбе покупателя проставит на счете-фактуре печать, такой оттиск будет дополнительной информацией. Наличие которой также не будет причиной отказа в вычете и не приведет к иным негативным последствиям для сторон сделки (письма Минфина России от 16.06.14 № 03-07-09/28664, от 27.11.13 № 03-07-09/51186, от 30.10.12 № 03-07-09/146 и от 09.02.12 № 03-07-15/17, ФНС России от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@, от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@, от 23.08.12 № АС-4-3/13968@ и от 26.01.12 № ЕД-4-3/1193).


 

 

Компания использует самостоятельно разработанную форму документов, и она предусматривает наличие печати

 

Например, бланк строгой отчетности, который организация выдает вместо кассового чека при расчете наличными деньгами. Ведь печать организации является обязательным реквизитом БСО (подп. «и» п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359, письма ФНС России от 10.09.12 № АС-4-2/14961@ и Минфина России от 15.12.08 № 03-01-15/12-376).

 

Поэтому суды не принимают в качестве подтверждающего документа бланк строгой отчетности, на котором отсутствует печать продавца (исполнителя). Такие выводы содержат, в частности, постановления ФАС Восточно-Сибирского от 27.12.11 № А74-2490/2010 и Волго-Вятского от 13.07.10 № А43-42088/2009 округов.

 

Причем печать на бланке должна быть «живая» — наносить печать на БСО типографским способом нельзя (п. 5 письма ФНС России от 10.09.12 № АС-4-2/14961@).

 

 

Общество использует унифицированную форму «первички», которая предусматривает наличие печати

 

Некоторые такие формы приведены в таблице 3 ниже. Отдельное место занимает универсальный передаточный документ и универсальный корректировочный документ. Поскольку формы УПД и УКД, предусматривающие проставление печати, носят рекомендательный характер (письма ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ и от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@).

 

Поэтому компания может по своему усмотрению исключить этот реквизит, утвердив форму универсального передаточного и универсального корректировочного документов в приложении к учетной политике.

 

Таблица 3. Унифицированные формы первичных документов, предусматривающие проставление печати

 

Наименование документа

Случаи из практики, когда отсутствие печати привело к негативным последствиям

Товарная накладная № ТОРГ-12 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм)

В тот период, когда компании обязаны были применять указанную унифицированную форму, отсутствие в товарной накладной печати нередко приводило к отказу в вычете НДС (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 14.07.08 № А19-15148/07-51-Ф02-3071/08 и Северо-Западного от 05.09.08 № А05-10471/2007 округов). Хотя некоторые суды считали, что товарная накладная по форме № ТОРГ-12 подтверждает факт оприходования товара для целей применения вычета по НДС (постановления ФАС Московского от 13.07.10 № КА-А41/7140-10 и Поволжского от 02.11.09 № А12-4045/2009 округов).

Сейчас компания не обязана применять форму № ТОРГ-12. Но, если в ее учетной политике предусмотрена именно эта форма товарной накладной, незаверение ее печатью может повлечь споры с налоговиками.2

Акт о приемке выполненных работ по форме № КС-2 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм)

Отсутствие печати на акте о приемке выполненных работ по форме № КС-2 не означает нереальность сделки и фиктивность выполненных работ (постановления ФАС Московского от 17.07.08 № КГ-А40/6258-08 и Волго-Вятского от 03.12.07 № А38-95-18/63-2007 округов). Значит, незаверение акта по форме № КС-2 печатью не повлияет на учет НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.07 № А56-14267/2006).

Приказ о приеме на работу по форме № Т-1 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм)

Законодательство не обязывает заверять печатью решение о назначении сотрудника на должность и о прекращении трудового договора. Поэтому отсутствие печати на приказе о расторжении трудового договора не приведет к нарушению (определение Самарского областного суда от 22.03.12 № 33-2276/2012).

Приказ о расторжении трудового договора по форме № Т-8 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм)

 

2 Данные выводы справедливы и для остальных случаев, когда компания в учетной политике прописывает применение документов по формам, приведенным в Альбоме унифицированных форм.

 

 

Организация применяет типовые обязательные формы, установленные уполномоченными органами (правительством РФ, Банком России и т. п.), и такие формы предусматривают наличие печати

 

К таким документам относятся, например, кассовая книга по форме № КО-4 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88), журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 (приведен в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, далее — Альбом унифицированных форм) или приходный кассовый ордер по форме № КО-1 и квитанция к нему (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

 

Некоторые суды считают, что заверять печатью квитанцию к «приходнику» не обязательно (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.09 № А33-11360/07-Ф02-7117/08). При этом есть мнение, что квитанция к приходному кассовому ордеру, не заверенная печатью организации, не подтверждает факт осуществления оплаты (постановление ФАС Уральского округа от 17.07.08 № Ф09-4813/08-С4).

 

Используя такие формы, организация не сможет отказаться от печати. В остальных ситуациях ей необходимо внести изменения в учетную политику — исключить из «первички» реквизит «печать».


По материалам открытых источников