Статьи из периодических изданий

Как компании отразить в налоговом учете покупку, если ее оплатил сотрудник личной банковской картой

Журнал «РНК» № 1-2, Январь 2016

 

Если сотрудник приобретает товары или оплачивает услуги для организации не подотчетными, а личными деньгами, например, расплачиваясь банковской картой, то у компании возникают проблемы с учетом расходов. У налоговиков возникают вопросы, если затраты оплачены картой знакомого или родственника работника. А также в случае, если транзакции проходили в выходной день.

 




Эти проблемы решаются, если сотрудники напишут заявления о перечислении подотчетных средств на его банковскую карту. А также служебные записки — их содержание зависит от налоговых рисков.

 

 

Деньги под отчет можно перечислить на личную карту сотрудника

 

То, что оплата прошла через личную карту сотрудника, еще не означает, что работник потратил собственные средства. Возможно, на его карте были подотчетные средства, которые организация ранее перечислила. Так поступают, чтобы сократить оборот наличных денег в компании (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288 и совместное письмо Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).

 

Перечисление подотчетных средств на личную карту работника закрепляют в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В платежном поручении в графе «Назначение платежа» указывают, что деньги перечислены сотруднику под отчет. Заявление сотрудника с просьбой перечислить денежные средства под отчет на его личную банковскую карту дополнительно подтвердит расход не личных, а подотчетных средств (образец приведен ниже).

 

 

 

Расходы при оплате картой подтвердят слипы с фамилией сотрудника

 

Расходы на оплату товаров, работ или услуг сотрудник подтверждает документами, которые он прикладывает к авансовому отчету. При этом неважно, тратил работник собственные средства или деньги работодателя, которые ранее он получил на личную карту со счета компании.

 

Траты подтверждают кассовые чеки, товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, заказы-наряды и другие аналогичные документы. Кроме того, в бухгалтерию нужно передать квитанции банкомата или слипы (квитанции электронного терминала), в которых указаны фамилия и имя держателя карты (письмо Минфина России от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106). Тем самым сотрудник докажет, что именно он потратил деньги на покупку ТМЦ для нужд организации. Образец слипа приведен ниже.

 

 

 

Покупка товаров для нужд компании в выходной день — налоговый расход

 

Затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они экономически обоснованы и подтверждены документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, чтобы налоговики не сняли расходы сотрудника, оплаченные личной картой в выходной день, важно доказать их связь с производственной деятельностью организации.

 

В деле, которое рассмотрел Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд (постановление от 18.12.14 № 15АП-20830/2014, оставлено в силе постановлением АС Северо-Кавказского округа от 15.04.15 № А32-16018/2014), компания арендовала у сотрудника автомобиль. По договору собственник вправе использовать автомобиль в выходные дни для личных нужд, оплачивая топливо за свой счет. Но к авансовому отчету водитель приложил чеки с АЗС, оформленные в выходные дни. Стоимость топлива по таким чекам налоговики исключили из налоговых расходов, и суд их поддержал.

 

Чтобы отстоять расходы на покупку ГСМ в выходной день, водитель мог составить служебную записку о том, что заправил автомобиль в воскресенье, чтобы подать автомобиль в понедельник с полным баком и не тратить рабочее время на заправку. По аналогии сотрудник вправе подтвердить расходы на покупку других товарно-материальных ценностей в выходной день (образец служебной записки приведен ниже). В частности:

— покупка канцтоваров в воскресенье связана с меньшим числом покупателей в магазине и отсутствием очередей;

— приобретение билетов для проезда в командировку в выходные дни зависит от даты командировки. Чем раньше сотрудник купит билеты, тем ниже их стоимость. Кроме того, если «затянуть» с покупкой билетов, на нужные даты может не остаться свободных мест в поезде или в самолете.

 

 

 

Если сотрудник купил товар для компании с карты третьего лица, потерь по налогу на прибыль не будет

 

Если работнику не хватило подотчетных или личных средств на оплату товаров, работ или услуг для нужд компании, он вправе оплатить счет банковской картой другого лица. Главное, чтобы держатель карты подтвердил оплату (письмо ФНС России от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876). Наряду с «первичкой», подтверждающей расход на оплату, подотчетному сотруднику лучше приложить к авансовому отчету служебную записку и письменное согласие третьего лица на оплату с его карты (образец приведен ниже).

 

 

Кроме того, сотрудник вправе оплатить служебные расходы с карты супруга или супруги (письмо Минфина России от 13.12.11 № 03-03-07/60). В этом случае письменного согласия не нужно. Поскольку имущество, в том числе деньги на карте, нажитое во время брака, признается совместной собственностью. Но к авансовому отчету в этом случае безопаснее приложить копию свидетельства о заключении брака.

 

 

Компенсация личных трат сотрудника не облагается НДФЛ

 

Компенсация расходов работника, связанных с выполнением служебных обязанностей, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Поэтому организация, возмещая сотруднику деньги, которые он потратил на нужды компании с личной карты, не удерживает налог.

 


По материалам открытых источников