Статьи из периодических изданий

Из-за каких погрешностей в «первичке» инспекторы снимут подотчетные расходы и доначислят НДФЛ

Журнал «РНК» № 9, Май 2016

 

Ошибки в документах о расходовании подотчетных сумм — достаточное основание, чтобы исключить у организации расходы и доначислить работнику НДФЛ. Так решил Верховный суд РФ (определение от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

 




В этом споре в подотчетной «первичке» было много ошибок. Настолько много, что непонятно, на какие цели работники израсходовали подотчетные деньги. Например, в нескольких товарных чеках не указан перечень покупок. Есть лишь общие фразы: «канцелярские товары», «товары бытовой химии», «стройматериалы» и т. п. Не поставлено количество и цена товаров. Нет подписи продавца, расшифровки его должности и ФИО.

 

Разберемся, рискованно ли признавать расходы, если в документе от подотчетника только одна ошибка. Для этого проанализируем судебную практику и письма контролеров. Серым цветом выделены ситуации, когда риск доначислений минимален, а красным — опасные ошибки. При таких ошибках нужно либо попросить продавца переделать «первичку», либо не принимать расходы по ней. Иначе доначисления гарантированы.

 

 

1. В товарном чеке нет перечня купленных товаров

 

Проверка на риски: опасная ошибка

 

Чтобы учесть расходы на покупку ТМЦ через подотчетника, нужно знать, что он купил. Более того, покупка должна быть обоснованна, а приобретенные товары предназначены для использования в деятельности организации (п. 1 ст. 252 НК РФ).

 

В этом невозможно убедиться, если в товарном и кассовом чеках нет перечня купленных товаров. Например, в товарном чеке указано обобщенно «Канцелярские товары на сумму 48 254 руб.». Просто непонятно, на что работник потратил подотчетные деньги. Может, на личные нужды. Поэтому налоговики снимают расходы по товарным чекам с таким недочетом.

 

Некоторые суды настроены лояльнее. Например, ФАС Поволжского округа разрешил учесть расходы, несмотря на отсутствие в товарном чеке перечня купленных канцтоваров (постановление от 03.02.06 № А55-14012/05-32).

 

Судьи подчеркнули, что для признания расходов достаточно указать в товарных чеках слово «канцтовары», даже без их расшифровки. Правда, этот спор касался упрощенца. Но принципы признания расходов на упрощенке и при расчете налога на прибыль одинаковы (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

 

Более свежих решений найти не удалось. Поэтому считаем, что рискованно принимать товарный чек без расшифровки купленных товаров. Безопаснее заручиться перечнем приобретений. Это можно сделать двумя способами:

— попросить продавца, чтобы он переделал товарный чек и указал в нем перечень купленного: наименование товаров, количество, цену за единицу и общую сумму;

— поручить подотчетнику самому составить перечень покупок. Его можно оформить произвольно. Например, в виде служебной записки на имя генерального директора организации (образец приведен ниже). Подотчетник прикладывает ее к товарному чеку и авансовому отчету. Утверждение гендиректором авансового отчета подтверждает, что он одобрил эту покупку.

 

 

Переделка товарного чека продавцом — более надежный способ. Налоговики могут не принять расшифровку, составленную работником. Указав, например, что приведенные в ней сведения невозможно проверить. Хотя виза гендиректора на авансовом отчете как раз подтверждает достоверность этих сведений.

 

 

2. В товарном чеке нет подписи продавца или не указана его должность и ФИО

 

Проверка на риски: опасная ошибка

 

Товарный чек — это первичный документ, который подтверждает покупку (письмо Минфина России от 11.02.09 № 03-11-06/3/28). Поэтому в нем должны быть все обязательные для «первички» реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

Должность, ФИО и подпись продавца или кассира — это обязательные реквизиты. Значит, если их в товарном чеке нет, расходы по нему признавать рискованно. Налоговики считают эти затраты документально не подтвержденными и исключают из расчета (письмо ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@). Мы не нашли судебных решений по данному вопросу. Поэтому безопаснее попросить подотчетника, чтобы он дооформил товарный чек у продавца.

 

Штампа «Оплачено» или круглой печати на товарном чеке может не быть. Ведь эти реквизиты не являются обязательными. Но чтобы подтвердить покупку, одного товарного чека недостаточно. Нужен еще и кассовый чек (п. 4 Положения по применению ККМ, утв. постановлением Правительства РФ от 30.07.93 № 745).

 

На кассовом чеке также необязательно ставить штамп об оплате или оттиск печати. Сам чек ККТ уже подтверждает оплату (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ).

 

 

3. Кассовый чек пробит в нерабочее время

 

Проверка на риски: риск минимален

 

Налоговики с подозрением относятся к кассовым чекам на покупку ТМЦ, если они пробиты в выходной или праздничный день либо в нерабочее время. Ведь подотчетник в это время не работал. Значит, он купил что-то не для организации, а для себя. Даже если покупка не предназначена для личного потребления. Например, запчасти к станку.

 

В итоге инспекторы исключают такие расходы. Но в Налоговом кодексе нет запрета на учет ТМЦ, которые куплены в нерабочее время (о том, как проверить подлинность чека ККТ, читайте на с. 96). Главное, чтобы расходы соответствовали требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

 

До недавнего времени ФНС России считала, что время на чеке ККТ не так важно. Достаточно, что чек выдан в день покупки (письмо от 06.05.13 № АС-4-2/8265). Впоследствии ведомство стало требовать, чтобы пробитое на чеке время не отличалось от времени покупки. Чиновники считают допустимым расхождение не более пяти минут (письмо ФНС России от 10.07.13 № АС-4-2/12406@).

 

Значит, риска нет, если сотрудник с графиком работы с 9.00 до 18.00 приложил к авансовому отчету кассовый чек, пробитый в 8.55 или 18.04. Но при более длительных расхождениях безопаснее подстраховаться. Например, оформлять такие покупки через сотрудников с ненормированным рабочим днем или работающих по гибкому графику (ст. 101 и 102 ТК РФ).

 

Еще один вариант — оформить сверхурочную работу (ст. 99 ТК РФ). Например, сотрудник принес чек ККТ, пробитый в 21.50. Организация составляет приказ о привлечении его к сверхурочной работе в этот день на период с 21.00 до 22.00. Но в этом случае за работу сверх графика придется доплатить. Причем в повышенном размере — как минимум с коэффициентом 1,5 (ст. 152 ТК РФ).

 

 

4. В гостиничной квитанции указан несуществующий ИНН или гостиница не зарегистрирована в ЕГРЮЛ

 

Проверка на риски: риск минимален

 

Инспекторы исключают расходы на проживание в командировке, если гостиница поставила в документах выдуманный ИНН или не зарегистрирована как юрлицо или предприниматель. Налоговики говорят о недостаточной проверке контрагента перед заселением.

 

Но суды считают, что компания невиновна и вправе учесть расходы на проживание (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 28.08.15 № Ф09-5678/15, ФАС Северо-Западного от 15.11.12 № А52-1635/2012 и Московского от 02.06.11 № КА-А40/4729-11 округов). Ведь она не могла знать, в какой гостинице остановятся командированные работники. То есть не имела возможности проверить ее заранее.

 

Командированные сотрудники также не могли провести экспресс-проверку гостиницы на благонадежность. У них для этого нет ресурсов. Да для них это и неважно. Им главное, чтобы гостиница находилась в удобном месте, подходила по стоимости и уровню комфорта. Значит, при наличии подтверждающих документов препятствий для учета расходов нет.

 

Верховный суд подтвердил правильность этого вывода (определения от 23.12.15 № 309-КГ15-16360 и от 10.10.14 № 306-КГ14-1504). Налоговики обязаны учитывать мнение высших судей. Ведь если точка зрения ФНС или Минфина России противоречит решениям Верховного суда РФ, инспекторы должны руководствоваться позицией судей (письмо Минфина России от 07.11.13 № 03-01-13/01/47571).

 

Если налоговики все-таки сняли расходы и доначислили налог на прибыль, ссылайтесь на это письмо финансового ведомства и определения Верховного суда РФ. Даже если инспекторы будут настаивать, обращайтесь в суд. Арбитры в этих спорах на стороне организаций.

 

 

5. Расходы на проживание в гостинице подтверждены старой квитанцией по форме 3-Г

 

Проверка на риски: опасная ошибка

 

Многие гостиницы по-прежнему выдают клиентам квитанцию об оплате по форме 3-Г (утв. приказом Минфина России от 13.12.93 № 121). Но эта форма не применяется с 1 января 2008 года. Поэтому налоговики исключают расходы на проживание, подтвержденные такой квитанцией. Особенно если нет чека ККТ. Ведь гостиница вправе не применять ККТ и выдавать клиенту только бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ).

 

Инспекторы ссылаются на письмо Минфина России от 18.08.10 № 03-03-06/1/556. В нем чиновники указали, что с 2008 года проживание в гостинице нельзя подтвердить квитанцией по форме 3-Г. Гостиница, работающая без ККМ, обязана утвердить и применять свой бланк строгой отчетности.

 

Но в квитанции по форме 3-Г есть все реквизиты, обязательные для бланка строгой отчетности (п. 3 Положения о наличных денежных расчетах без применения ККТ, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Поэтому суды разрешают организациям учесть расходы на проживание командированных работников, подтвержденные этой квитанцией (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28.08.15 № Ф09-5678/15). Хотя доказывать это приходится в суде.

 

Если организация не намерена судиться с налоговиками, безопаснее не включать в налоговые расходы стоимость проживания в гостинице. Но в этом случае налоговики потребуют удержать с этой суммы НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487).   

 

 

См. еще по теме:


По материалам открытых источников