Статьи из периодических изданий

Десять советов, как не ошибиться при оплате отпусков работникам в майские праздники

Журнал «РНК» № 8, Апрель 2016

 

Массовый уход работников в отпуск до, после или между майскими праздниками опасен ошибками при расчете и выплате отпускных. Мы подготовили шпаргалку, которая поможет правильно оформить выплаты и вовремя рассчитаться с работниками и бюджетом.

 




 

Совет 1. Переходящие отпускные безопаснее делить между месяцами

 

Если отпуск работника начинается в апреле, а заканчивается в мае, возникает вопрос: в каком месяце учитывать отпускные в составе расходов?

 

Для налога на прибыль. На стыке апреля — мая месяц учета отпускных не имеет значения, если компания отчитывается ежеквартально. Ведь оба месяца входят в расчет налога на прибыль за полугодие.

 

При ежемесячной отчетности все сложнее. ФНС России разрешает учитывать «переходящие» отпускные в периоде их начисления и выплаты (письмо от 06.03.15 № 7-3-04/614@). В данном случае в апреле, поскольку работодатель обязан выдать их не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ и п. 7 ст. 255 НК РФ). А распределять расходы по периодам пропорционально дням отпуска НК РФ не требует. Согласны с этим и некоторые суды (постановления ФАС Западно-Сибирского от 07.11.12 № А27-14271/2011 и от 26.12.11 № А27-6004/2011, Московского от 24.06.09 № А40-48457/08-129-168 округов).

 

Минфин же настаивает, что отпускные по «переходящему» отпуску нужно учитывать в налоговых расходах пропорционально дням отпуска в каждом месяце (письма от 12.05.15 № 03-03-06/27129, от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643 и от 09.01.14 № 03-03-06/1/42). УФНС России по г. Москве озвучивало аналогичное мнение в письмах от 04.06.14 № 16-15/054511, от 25.08.08 № 20-12/079463 и от 06.08.08 № 21-11/073877.2@. Если компания не готова к спорам, безопаснее поделить отпускные между месяцами.

 

 

В бухгалтерском учете. Под выплату отпускных компании, не имеющие статуса малых, обязаны создать резерв на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (п. 4 и 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»). Конкретный порядок организация устанавливает самостоятельно. К примеру, она может оценивать обязательства по оплате отпусков на конец каждого месяца.

 

Сумма резерва рассчитывается исходя из оплаты дней уже заработанного отпуска с учетом страховых взносов. Отчисления в резерв признаются либо расходом по обычным видам деятельности, либо прочим расходом. Это зависит от порядка учета зарплаты каждого конкретного работника.

 

Дебет

Кредит

Содержание операции

При создании оценочного обязательства

08, 20, 23, 25, 26, 44

96

Начислен резерв на оплату отпусков и страховых взносов по ним

В месяце начисления отпускных за счет резерва

96

70

Начислены отпускные за счет резерва

96

69

Начислены за счет резерва страховые взносы с отпускных

70

68

Удержан НДФЛ при выплате отпускных

70

51, 50

Выплачены отпускные за вычетом удержанного НДФЛ

 

 

Поскольку отпускные списываются за счет резерва, то месяц списания при «переходящем» отдыхе не имеет значения.

 

 

Совет 2. Заплатить с отпускных НДФЛ и страховые взносы можно позже

 

С 2016 года перечислять с отпускных НДФЛ и страховые взносы надо в новые сроки. Это важно учесть, чтобы вовремя отправить в банк платежку.

 

Страховые взносы. С 2016 года изменился срок уплаты страховых взносов на случай травматизма. Раньше платить их нужно было в день получения денег на зарплату за месяц, в котором компания заплатила отпускные (письмо ФСС РФ от 16.12.14 № 17-03-09/08-4428П). Теперь — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления взносов (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Получается, что по всем взносам установлен одинаковый срок уплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).

 

Все страховые взносы с отпускных включают в налоговые расходы в периоде начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643 и от 23.12.10 № 03-03-06/1/804). Не имеет значения, переходит отпуск на следующий месяц или нет.

 

НДФЛ. С 2016 года НДФЛ с отпускных нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором компания выплатила их работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ). Раньше — не позднее дня, следующего за днем получения дохода.

 

 

Совет 3. Небольшую доплату к отпуску выгоднее оформить как материальную помощь

 

Доплату к отпускным, если компания намерена материально помочь сотруднику перед «каникулами», можно оформить по-разному. Это важно учесть, чтобы сэкономить на взносах.

 

Разовая премия к отпуску. Чтобы сумма премии уменьшала налогооблагаемую прибыль, она должна одновременно соответствовать двум условиям (письма Минфина России от 02.09.14 № 03-03-06/1/43912 и от 03.09.12 № 03-03-06/1/461). Во-первых, быть предусмотрена в трудовом или коллективном договоре или отдельном положении об оплате труда (п. 2 ст. 255 НК РФ). Во-вторых, зависеть от производственных достижений работника. Если одно из этих условий не выполняется, премия не признается налоговым расходом.

 

НДФЛ с премии нужно перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за выплатой (письмо Минфина России от 27.03.15 № 03-04-07/17028). Новая норма о перечислении налога в последний день месяца касается лишь отпускных и пособий по временной нетрудоспособности (п. 6 ст. 226 НК РФ).

 

На премию безопаснее начислить страховые взносы, даже если она не связана с производственными результатами. Взносами облагаются любые выплаты в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Это относится и к отпуску, ведь на это время за сотрудником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Тем более что премии не упомянуты в перечне необлагаемых выплат.

 

Материальная помощь к отпуску. Сумма матпомощи не уменьшает налогооблагаемую прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Этот минус компенсируется тем, что с матпомощи в пределах 4000 руб. на человека в год не нужно удерживать НДФЛ. Также с матпомощи не надо платить и страховые взносы, в том числе на случай травматизма (п. 28 ст. 217 НК РФ, п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и подп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). И компании выгоднее оформить небольшую доплату в виде материальной помощи.

 

 

Пример 1.

Компания планирует выплатить сотруднику к отпуску 5000 руб. Эта сумма не зависит от трудовых результатов, поэтому не уменьшает налогооблагаемую прибыль независимо от варианта оформления.

С премии компания удержит НДФЛ в размере 650 руб. (5000 руб. × 13%) и начислит страховые взносы в сумме 1500 руб. (5000 руб. × 30%). Сотрудник получит на руки 4350 руб. (5000 – 650).

Если оформить деньги как матпомощь, то НДФЛ уменьшится до 130 руб. [(5000 руб. – 4000 руб.) × 13%], а страховые взносы — до 300 руб. [(5000 руб. – 4000 руб.) × 30%]. Работник фактически получит 4870 руб. (5000 – 130).

 

 

Совет 4. С компенсации стоимости проезда к месту отпуска надо удержать НДФЛ

 

В письме от 24.12.15 № СА-4-7/22683@ ФНС России привела судебные решения, с выводами которых она согласна. Среди них в пункте 9 есть определение Верховного суда РФ от 19.10.15 № 8-КГ15-6. В нем суд пришел к выводу, что проезд сотрудника к месту отдыха не связан с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому возмещение таких расходов нельзя признать компенсацией в том смысле, который заложен в статье 164 ТК РФ. Следовательно, эти суммы облагаются НДФЛ в полном объеме. Причем независимо от условий трудовых или коллективных договоров.

 

Исключение составляют компании, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях. Трудовой кодекс обязывает их компенсировать работникам расходы на проезд к месту отпуска (ч. 1 ст. 325 ТК РФ). То есть компенсация предусмотрена законодательством. Поэтому такие компании не удерживают НДФЛ на основании пункта 3 статьи 317 НК РФ.

 

Вывод Верховного суда РФ о том, что проезд не связан с трудовыми обязанностями, влияет и на налог на прибыль. Лишь компании Крайнего Севера могут признать их в составе налоговых расходов. Прочим организациям безопаснее не уменьшать налогооблагаемую прибыль на суммы такого возмещения. Независимо от формулировки трудовых или коллективных договоров.

 

Аналогичный порядок установлен и по страховым взносам. «Северные» компании не начисляют их на суммы компенсаций, все прочие облагают полную сумму (письмо Минтруда России от 21.05.15 № 17-3/В-258).

 

 

Совет 5. По отпускам «с завтрашнего дня» безопаснее предоставить на первые три дня отгулы или отпуск за свой счет

 

Из-за горящих путевок и непредвиденных обстоятельств работник может принести заявление на отпуск с завтрашнего дня. Если компания пойдет ему навстречу, то рискует потерять деньги.

 

Отпускные нужно выдать не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письма Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1 и от 21.12.11 № 3707-6-1). За нарушение этого срока руководителю компании грозит штраф до 5000 руб., а компании — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и письмо Минтруда России от 26.08.15 № 14-2/ В-644). Сумма штрафа не уменьшает налогооблагаемую прибыль, так как компания платит его в бюджет (п. 2 ст. 270 НК РФ).

 

Законодатели готовят поправки, которые должны смягчить норму о трех днях. В проекте сказано, что отпуск работника, который подал заявление менее чем за три дня до его начала, нужно оплатить в течение трех дней после получения заявления (проект федерального закона № 997875-6).

 

Но до внесения изменений в ТК РФ безопаснее оформлять экстренные отпуска частями: первые три дня, которые нужны для оплаты отпускных, — как отгулы или отпуск за свой счет, а затем очередной отпуск. Если сотрудник с этим не согласен, компания вправе отказать в предоставлении отпуска, так как он не предусмотрен графиком. Ведь график обязателен не только для работодателя, но и для работника (ст. 123 ТК РФ).

 

 

Совет 6. При отказе сотрудника продлить отпуск на время больничного отпускные надо пересчитать

 

Сотрудник, который заболел во время отпуска, может выбрать: продлить его на дни по бюллетеню или перенести на другой период (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

 

Если он выбрал второй вариант, то компании необходимо уменьшить сумму отпускных, которую она признала налоговым расходом. Ведь за период несостоявшегося отпуска она выплатит сотруднику пособие по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ). Поэтому оснований для учета «лишних» отпускных нет. Кроме того, если сотрудник перенесет остаток отпуска на другой месяц, изменится расчетный период и поменяется сумма отпускных.

 

Часто возникает вопрос: как оплатить больничный, если он приходится частично на праздничные дни, частично — на очередной отпуск? Оплатить нужно все календарные дни болезни (ч. 1 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).

 

 

Пример 2.

Сотрудник болел с 30 апреля (суббота) по 4 мая (среда, первый рабочий день после праздников). С 4 мая по 6 мая он должен был пойти в отпуск. По решению работника день отпуска, приходящийся на больничный, он использует 10 мая (первый рабочий день после вторых майских праздников).

Бухгалтер оплачивает весь период временной нетрудоспособности. Отпускные не пересчитывает, поскольку сумма отпускных, приходящаяся на май, не изменилась.

Если же работник решит присоединить перенесенный день отпуска к июньским выходным, то отпускные придется пересчитать. Ведь расчетным периодом для отпускных будет уже июнь 2015 года — май 2016 года, а не май 2015 года — апрель 2016 года.

 

 

Если же сотрудник взял отпуск за свой счет между майскими праздниками и заболел, пособие надо назначить по особым правилам. За период болезни, который совпал с отпуском за свой счет, пособие не положено (ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ и подп. «а» п. 17 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.07 № 375). А значит, пособие надо заплатить лишь за те дни, которые не входят в отпуск без сохранения зарплаты (ч. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ и п. 22 приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н).

 

 

Пример 3.

Сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты на период с 4 (среда) по 6 мая (пятница). Но 6 мая он заболел и получил листок временной нетрудоспособности, который закрыл 11 мая (среда). Компания должна оплатить больничный с 7 по 11 мая. 6 мая не оплачивается.

 

 

Совет 7. Опасно оплачивать обратный проезд из места командировки, если сотрудник остался там на время отпуска

 

Давний спор: может ли компания оплатить проезд работнику в место командировки или обратно, если он выехал туда раньше или вернулся позже? К примеру, захотел отдохнуть там в выходные или провести отпуск.

 

Ответ Минфина России ставит эту возможность в зависимость от длительности отдыха. Если речь идет о выходных, то чиновники не против возмещения работнику расходов на проезд (письма от 20.11.14 № 03-03-06/1/58868 и от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813). Главное, чтобы задержка или ранний отъезд были согласованы с руководителем.

 

Если же речь идет об отпуске, то это уже не возмещение расходов на проезд в командировку или из нее, а оплата проезда к месту проведения отдыха или из него. А такие компенсации предусмотрены лишь для компаний районов Крайнего Севера и приравненных к ним областей (см. совет 4 в этой статье).

 

Надо сказать, что есть разъяснения Минфина России в пользу налогоплательщиков (письма от 11.08.14 № 03-03-10/39800 и от 30.07.14 № 03-04-06/37503). В них ведомство не упоминает о длительности задержки и считает, что компания в любом случае понесла бы расходы на проезд, поэтому они обоснованны. Но если компания решит ими воспользоваться, ей нужно быть готовой к тому, что свою правоту придется отстаивать в суде.

 

 

Совет 8. Расчет отпускных можно упростить, только если в компании есть запрет дробить отпуск на части меньше семи дней

 

Работнику выгодно писать заявление на отпуск только на рабочие дни. К примеру, в этом году удобно взять отпуск на 29 апреля (чтобы уехать заранее), далее на 4—6 мая (дни между праздниками) и на 10 мая (первый день после праздников, на который проще купить возвратный билет). Получается, работник отдыхает 12 дней, хотя из очередного отпуска тратит лишь 5 дней. Трудовой кодекс не ограничивает число частей, на которые можно раздробить отпуск. Главное, чтобы одна часть была не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).

 

Но бухгалтеру приходится рассчитывать три суммы отпускных, причем по двум разным расчетным периодам (алгоритм расчета см. во врезке ниже). Ведь для однодневного отпуска 29 апреля расчетным периодом будет апрель 2015 года — март 2016 года. А для двух других отпусков — май 2015 года — апрель 2016 года. Упростить работу можно, но только если в локальном акте компании есть условие о минимальном количестве дней отпуска в размере семи дней.

 

 


АЛГОРИТМ

Шесть шагов для расчета отпускных

Отпускные компании рассчитывают на основании Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922 (далее — Положение о среднем заработке). Расчет включает шесть шагов.

Шаг 1. Определите расчетный период — 12 полных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начался отпуск. Например, если сотрудник идет в отпуск с 4 мая 2016 года, это период с мая 2015 года по апрель 2016 года.

Шаг 2. Исключите из расчетного периода дни, за которые работник получал средний заработок или пособие по временной нетрудоспособности. Полный перечень неучитываемых периодов приведен в пункте 5 Положения о среднем заработке.

Шаг 3. Определите общую сумму заработка работника в расчетном периоде за вычетом доходов за периоды, исключаемые из расчета. Здесь нужно принять во внимание особый порядок учета премий (совет 9).

Шаг 4. Рассчитайте количество календарных дней в расчетном периоде. Его определяют как количество полных месяцев, умноженное на 29,3. Если сотрудник отработал месяц не полностью, его надо скорректировать. К примеру, если в апреле 2016 года сотрудник был 18 дней в командировке, за этот месяц надо учесть 11,72 дн. [29,3 : 30 дн.× (30 дн. – 18 дн.)].

Шаг 5. Определите сумму отпускных за один день. Для этого результат шага 3 поделите на результат шага 4.

Шаг 6. Рассчитайте сумму отпускных за весь отпуск. Для этого результат шага 5 умножьте на количество календарных дней отпуска по приказу


 

 

Также работодатель может не согласовать график отпусков, в котором изначально заложено мелкое дробление. А в предоставлении отпуска вне графика компания имеет право отказать.

 

Зеркальная ситуация: работник пишет заявление на отпуск специально на субботу и воскресенье. Его выгода: получить больше денег. Плюс для компании: работник выполняет свои трудовые обязанности. Но, помимо сложностей расчета, возможен штраф за нарушение трудового законодательства: 50 000 руб. — для компании и 5000 руб. — для директора (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

 

Трудовые инспекторы могут расценить, что таким образом работодатель компенсирует часть отпуска деньгами. А это разрешено только в отношении дополнительных отпусков или отпусков, превышающих 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Запрет на мелкое дробление отпуска обезопасит компанию от претензий трудовиков.

 

 

Совет 9. При расчете отпускных премии и командировочные надо учесть по особым правилам

 

Расчет среднего заработка для отпускных имеет особенности, если в расчетном периоде компания платила премии или командировка работника попала на выходной день. Общий порядок расчета закреплен в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).

 

Квартальные, полугодовые и годовые премии. В пункте 15 Положения о среднем заработке прописано, что если премиальный период попадает лишь частично в расчетный период, то премия учитывается в размере месячной части за каждый попавший месяц.

 

Минтруд уточнил учет годовых и полугодовых премий. По ним нужно проверить, учитывался ли при выплате премии тот факт, что сотрудник отработал весь премиальный период полностью (письмо от 15.10.15 № 14-1/В-847). Если учитывался, сумму премии надо учесть полностью. Если нет, то премия включается в расчет пропорционально времени работы.

 

 

Пример 4.

За работу во 2-м полугодии 2015 года выдана премия всем сотрудникам в размере 50 000 руб. 2-е полугодие полностью попадает в расчетный период. Но работник проработал в этом полугодии только 4 месяца. При расчете среднего заработка нужно учесть 33 333,33 руб. [(50 000 руб. : 6 мес.) × 4 мес.].

 

 

Командировка в выходной или праздничный день. При расчете отпускных из расчета исключается время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок (подп. «а» п. 5 Положения о среднем заработке). В частности, это относится к командировкам в будни (ст. 167 ТК РФ и п. 9 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

 

Но за работу в выходной или праздничный день предусмотрена двойная оплата или отгул (ст. 153 ТК РФ и п. 5 Положения о командировках). Таким образом, средний заработок за командировку в выходной не полагается (п. 1 письма Минтруда России от 25.12.13 № 14-2-337). Из этого можно было сделать вывод, что такой период и выплаты за него надо учесть при расчете отпускных.

 

Но Минтруд России разъяснил, что средний заработок во время командировки не учитывается в расчете отпускных независимо от того, пришлась поездка на будни или выходные дни. По мнению чиновников, из расчета исключается в целом период, за который работник получал средний заработок (письмо от 13.08.15 № 14-1/В-608). Для компании сумма отпускных не принципиальна, поэтому безопаснее не спорить с Минтрудом.

 

 

Совет 10. Дополнительную нагрузку работника, который трудится за отпускника, безопаснее оформить официально

 

За время отпуска другой работник обычно выполняет обязанности отсутствующего сотрудника. Но такую нагрузку и доплату компании часто не оформляют официально. Это нарушение трудового законодательства, и  трудовая инспекция вправе оштрафовать компанию до 50 000 руб., а директора — до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

 

Доказать нарушение на практике сложно. Исключение составляют случаи, когда заменяющий работник должен подписывать документы за отпускника или участвовать в переговорах под протокол. То есть совершать действия, которые сами по себе доказывают, что он выполняет не свою работу. Особенно если это подкреплено приказом директора о временной передаче полномочий.

 

Тогда безопаснее оформить дополнительную нагрузку официально. К примеру, как совмещение, при котором сотрудник выполняет как свои функции, так и работу ушедшего в отпуск коллеги (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ). Или как внутреннее совместительство, при котором работник выполняет обязанности отпускника в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). 


По материалам открытых источников