Зарплата, средний заработок » Расчеты с персоналом

Как вести учет рабочего времени

 

Способы учета

 

Существует два способа учета рабочего времени:

  • поденный (применяется при пяти- и шестидневной рабочей неделе);
  • суммированный (применяется, когда условия производства не позволяют соблюдать установленную для сотрудников ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, в т. ч. для сотрудников с вредными или опасными условиями труда).

 

Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.

 




Суммированный учет

 

При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени могут отклоняться от установленной нормы. Однако в течение определенного учетного периода все допущенные переработки должны быть компенсированы за счет недоработок. Учетным периодом в общем случае может быть месяц, квартал, полугодие и т. д., но не более года. Исключение составляет учет рабочего времени сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для них учетный период не может превышать три месяца. Суммарную норму рабочего времени определяйте по производственному календарю исходя из нормальной продолжительности рабочей недели, установленной для определенной категории сотрудников. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ), для сотрудников в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю (абз. 2 ч. 1 ст. 92 ТК РФ). При этом для сотрудников, работающих в режиме неполного рабочего времени, нормальная продолжительность рабочей недели уменьшается. Конкретный способ ведения суммированного учета нужно предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка.

 

Такой порядок установлен статьей 104 Трудового кодекса РФ.

 

Особые правила по ограничению продолжительности рабочего времени при суммированном учете могут быть установлены в отраслевых соглашениях. Однако для коммерческих организаций такие соглашения обязательны, только если они к ним присоединятся (ст. 48 ТК РФ). Например, продолжительность рабочего времени сотрудников нефтегазовой отрасли при суммированном учете (в т. ч. и при вахтовом методе работ) должна быть не более 12 часов в сутки. Об этом сказано в пункте 4.2 Отраслевого соглашения от 13 декабря 2013 г. Это соглашение обязательно только для тех организаций, которые к нему присоединились (п. 1.3 Отраслевого соглашения от 13 декабря 2013 г.). При этом организации нефтегазовой отрасли считаются присоединившимися к соглашению, если в течение 30 календарных дней с даты его опубликования они не направили в Минтруд России мотивированный отказ присоединиться к соглашению (письмо Минздравсоцразвития России от 29 марта 2011 г. № 22-5/10/2-3015).

 

Пример суммированного учета рабочего времени

В ЗАО «Альфа» введен суммированный учет рабочего времени для водителей, занятых междугородними перевозками. Учетный период – три месяца. В правилах внутреннего трудового распорядка это было отражено следующим образом.

В I квартале водитель Ю.И. Колесов отработал 421 час, в том числе:

  • в январе – 140 часов;
  • в феврале – 120 часов;
  • в марте – 161 час.

Колесов относится к категории сотрудников, в отношении которых установлена сорокачасовая рабочая неделя (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Поэтому по производственному календарю его норма рабочего времени за I квартал составляет 454 часа, в том числе:

  • в январе – 17 рабочих дней (136 часов);
  • в феврале – 20 рабочих дней (159 часов);
  • в марте – 20 рабочих дней (159 часов).

 

Таким образом, в учетном периоде установленная норма рабочего времени превышена не была.

 

Ситуация: нужно ли при суммированном учете рабочего времени уменьшить норму рабочего времени сотрудника за учетный период, если он был в командировке?

Ответ: да, нужно.

 

По общему правилу норму рабочего времени уменьшают при отсутствии сотрудника на работе (например, во время прохождения обязательного медосмотра, болезни и т. п.) (письмо Минздравсоцразвития России от 13 октября 2011 г. № 22-2/377333-782).

 

В период командировки человек выполняет не свою трудовую функцию, а служебное поручение работодателя вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть фактически отсутствует на рабочем месте. Поэтому есть основания уменьшить норму рабочего времени. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

 

Вместе с тем при подсчете фактического количества отработанных часов (для сравнения их с нормой рабочего времени и определения сверхурочных) время командировки не учитывается. Объясняется это тем, что за период командировки сотруднику не выплачивается зарплата, а сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

 

Пример подсчета количества отработанных часов. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – месяц

Сотрудник ЗАО «Альфа» Ю.В. Колесов работает по графику два через два по 10 часов в день. На июнь сотруднику установлен следующий график: Колесов работает 1–2 июня, 5–6 июня, 9–10 июня… 29–30 июня. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени.

Учетный период – месяц.

Плановый график работы Колесова на июнь выглядит следующим образом:

Дата

01.06.

02.06.

03.06

04.06

05.06

06.06

07.06

08.06

09.06

10.06

Код в табеле

Я

Я

В

В

Я

Я

В

В

Я

Я

Кол-во часов

10

10

 

 

10

10

 

 

10

10

Дата

11.06

12.06

13.06

14.06

15.06

16.06

17.06

18.06

19.06

20.06

Код в табеле

В

В

Я

Я

В

В

Я

Я

В

В

Кол-во часов

 

 

10

10

 

 

8

10

 

 

Дата

21.06

22.06

23.06

24.06

25.06

26.06

27.06

28.06

29.06

30.06

Код в табеле

Я

Я

В

В

Я

Я

В

В

Я

Я

Кол-во часов

8

10

 

 

8

10

 

 

8

9

 
Норма рабочего времени в июне по производственному календарю составляет 151 час. Плановый график работы Колесова был составлен так, чтобы норма рабочего времени за учетный период (июнь) превышена не была. Поэтому время работы в некоторые рабочие дни было сокращено до восьми и деввяти часов. Таким образом, время работы сотрудника по плановому графику за июнь составило 151 час.

С 1 по 7 июня сотрудника направили в командировку. Руководитель приказ о привлечении к работе в выходной день в командировке не издавал. В командировке Колесов работает по графику организации, в которую он командирован. Однако при расчете среднего заработка, положенного сотруднику за время командировки, берется то количество часов, которые он должен был бы отработать, находясь в эти дни на рабочем месте (т. е. часы по плановому графику).

В пути к месту командировки и обратно Колесов находился 1 и 7 июня. 7 июня для этого сотрудника является выходным днем. Дни нахождения в пути в выходной день в целях расчета зарплаты приравниваются ко дню работы в выходной.

Время работы в выходной в данном случае определяется от момента отправления транспортного средства до окончания соответствующих суток. Это время составило девять часов.

Оставшееся после командировки время в июне (с 8 по 30 июня включительно) Колесов отработал по плановому графику.

Данные по отработанному Колесовым времени (с учетом командировки) представлены в таблице.

Дата

01.06.

02.06.

03.06

04.06

05.06

06.06

07.06

08.06

09.06

10.06

Код в табеле

К

К

К

К

К

К

РВ

В

Я

Я

Кол-во часов

10

10

 

 

10

10

9

 

10

10

Дата

11.06

12.06

13.06

14.06

15.06

16.06

17.06

18.06

19.06

20.06

Код в табеле

В

В

Я

Я

В

В

Я

Я

В

В

Кол-во часов

 

 

10

10

 

 

8

10

 

 

Дата

21.06

22.06

23.06

24.06

25.06

26.06

27.06

28.06

29.06

30.06

Код в табеле

Я

Я

В

В

Я

Я

В

В

Я

Я

Кол-во часов

8

10

 

 

8

10

 

 

8

9

 
Бухгалтер рассчитал норму рабочего времени Колесова в июне. Для этого из нормального количества рабочих часов по производственному календарю (151 ч) бухгалтер вычел планируемое время работы сотрудника в период командировки (как если бы с 1 по 7 июня включительно Колесов находился на своем рабочем месте, а не в командировке).

Новая норма рабочего времени составила:

151 ч – (10 ч × 4 дн.) = 111 ч

Количество часов, фактически отработанных сотрудником после возвращения из командировки (с 8 по 30 июня включительно), также составляет 111 часов. Это значение не превысило норму рабочего времени за месяц. Значит, доплата за сверхурочную работу Колесову не положена. Время работы (111 ч) будет оплачено исходя из оклада сотрудника.

Время работы в командировке (включая дни приезда и отъезда) составило 49 часов, из которых:

  • 40 часов будут оплачены исходя из среднего заработка;
  • 9 часов будут оплачены как работа в выходной день.

 

Табель учета

 

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.

 

Организация может по собственному выбору:

  • использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
  • применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

 

Для учета фактически отработанного времени предусмотрены следующие типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

 

Работодатель может по своему выбору применять одну из этих типовых форм либо использовать самостоятельно разработанный бланк. Никаких ограничений на данный счет в действующем законодательстве нет.

 

Ситуация: как заполнить табель по водителю, которому установлен суммированный учет рабочего времени?

 

В табеле показывайте фактически отработанное время, подтвержденное путевым листом. При этом нужно контролировать, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени водителя не превысила норму.

 

При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителя не может превышать 10 часов. Но из этого правила есть исключения.

 

Норма может быть увеличена до 12 часов:

  • водителям междугородных перевозок, когда им необходимо доехать до места отдыха;
  • водителям, работающим на регулярных городских и пригородных автобусных маршрутах;
  • водителям, которые занимаются перевозками в учреждениях здравоохранения и связи, коммунальных и аварийных службах, на служебных легковых автомобилях руководителей и т. д.

 

Такой порядок установлен разделом 2 Положения, утвержденного приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15.

 

Ситуация: какую продолжительность рабочего времени указывать совместителю, и можно ли ставить в табеле дробные числа?

 

В табеле показывайте фактически отработанное время. При этом учитывайте ограничения, установленные для совместителей трудовым законодательством.

 

В те дни, когда сотрудник занят на основном месте работы, ежедневная продолжительность его работы по совместительству не может превышать четырех часов в день. Более четырех часов совместитель может работать только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

 

Ежемесячная продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени той же категории сотрудников, работающих на постоянной основе (т. е. не по совместительству).

 

Такой порядок установлен в статье 284 Трудового кодекса РФ.

 

Продолжительность отработанного времени (в часах и минутах) отражайте:

  • в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во второй и четвертой строках (графа 4) формы № Т-13, если организация применяет унифицированные формы бланков. Такой порядок предусмотрен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
  • в соответствующей строке произвольной формы табеля, если организация применяет самостоятельно разработанную форму.

 

При этом не запрещено указывать дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 3 часа 12 минут, то в табеле проставляйте дробное число – 3,2 часа (3 часа + 12 мин : 60 мин/час).

 

Ситуация: что поставить в табеле внутреннему совместителю, если по основной должности его направили в командировку? Организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени.

 

Отразите это время как отпуск без сохранения зарплаты.

 

На период пребывания в командировке по основной должности совместителю нужно оформить отпуск без сохранения зарплаты. За это время по строке «совместитель» в табеле ему поставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16».

 

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

 

Ситуация: что поставить в табеле внутреннему совместителю, если он заболел? Организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени.

 

Отразите это время как время болезни.

 

В форме № Т-12 (в графах 4 и 6) и в форме № Т-13 (в графе 4) внутреннему совместителю поставьте буквенный код «Б» или цифровой «19».

 

Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. Такой подход можно объяснить тем, что при оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника – как основной, так и по совместительству (ч. 2 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).

 

Ситуация: как заполнить табель учета рабочего времени, если сотруднице предоставлены перерывы для кормления ребенка? Организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени.

 

В законодательстве этот вопрос не урегулирован. Введите дополнительное обозначение (например, «КР») или включите перерывы для кормления в рабочее время.

 

При этом для расчета зарплаты время перерывов для кормления должно быть выделено обязательно. Это связано с тем, что в отличие от обычного рабочего времени оплачивать их нужно по среднему заработку (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

 

Существует два варианта отражения в табеле перерывов для кормления ребенка.

 

Перерывы для кормления ребенка включаются в рабочее время (ч. 4 ст. 258 ТК РФ). Следовательно, организация может их в табеле не выделять, отмечая время перерывов как обычное рабочее время. Основанием для расчетов с сотрудницей в этом случае будет приказ руководителя о начислении среднего заработка за время перерывов.

 

Вместе с тем, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не запрещено отдельно отражать время перерывов в табеле. Для этого нужно ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение перерывов для кормления. Например, буквенный код КР и цифровой – 37.

 

При заполнении табеля организация вправе выбрать любой из этих вариантов.

 

Ситуация: как заполнить табель учета рабочего времени за день болезни, который сотрудник полностью отработал? Вечером отработанного дня он был направлен в больницу. Организация использует унифицированную форму табеля.

 

Отразите это время как отработанный рабочий день.

 

В данной ситуации сотрудник полностью отработал рабочий день независимо от того, каким числом оформлен больничный лист. Поэтому в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (в графах 4 и 6) и по форме № Т-13 (в графе 4) поставьте буквенный код «Я» или цифровой «01».

 

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12. Эти же обозначения применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


По материалам открытых источников