Зарплата, средний заработок » Расчеты с персоналом

Как в бухгалтерском учете отразить начисление зарплаты

 

Документальное оформление

 

Зарплату начисляйте на основании документов, которые:

  • устанавливают систему, форму и размер оплаты труда сотрудника (Положение об оплате труда, штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т. д.);
  • подтверждают выполнение норм выработки (наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени);
  • влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.).

 

Это следует из положений статей 129, 132, 135 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

 




Типовые формы первичных документов для учета труда и его оплаты, а также указания по их применению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Для некоторых отраслей разработаны специализированные унифицированные формы документов.

 

Сроки начисления и выдачи

 

Сроки начисления и выдачи зарплаты организация или предприниматель должны закрепить в трудовом (коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных документах. Такой порядок следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ.

 

Ответственность за несвоевременную выдачу зарплаты

 

Внимание: за несвоевременную выдачу зарплаты предусмотрена административная, уголовная и дисциплинарная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 145.1 УК РФ, ст. 192 ТК РФ).

 

Кроме того, за задержку зарплаты сотрудникам должна быть начислена компенсация (ст. 236 ТК РФ). Подробнее об этом см. Как рассчитать и отразить в учете компенсацию за задержку выплаты зарплаты.

 

Если же просрочка составит более 15 дней, сотрудники вправе приостановить свою работу (ст. 136 ТК РФ).

 

Расчетная ведомость

 

Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо в унифицированных формах (п. 6.5 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012). Поэтому суммы начисленной зарплаты фиксируйте в унифицированных формах: расчетной (форма № Т–51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т–49). Правила заполнения данных форм приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

 

На сотрудников, которые получают зарплату на банковскую карту, ведомость по форме № Т–49 не заполняйте.

 

Пример заполнения расчетной ведомости (форма № Т–51) при начислении зарплаты

Сотруднику ООО «Альфа» менеджеру Кондратьеву А.С. начислена зарплата за август – 15 000 руб. Из этих денег удержан НДФЛ в сумме 1950 руб. Сотрудники организации получают зарплату на банковскую карту.

20 августа менеджеру выдан аванс – 6000 руб. Оставшуюся часть зарплаты за текущий месяц ООО «Альфа» перечисляет на счета сотрудников 5-го числа следующего месяца.

Таким образом, сумма к выплате за август составила 7050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 6000 руб.).

Бухгалтер заполнил расчетную ведомость по форме № Т-51.

На титульном листе расчетной ведомости бухгалтер указал:
– наименование организации;
– код по ОКПО;
– номер и дату составления расчетной ведомости;
– отчетный период (месяц, за который составлена расчетная ведомость).

В графах 1–7 таблицы бухгалтер указал информацию о сотруднике (табельный номер, Ф.И.О. сотрудника, должность), оклад менеджера и количество отработанного времени (в днях).

В графе 8 таблицы он указал сумму зарплаты, начисленной за отчетный месяц, – 15 000 руб.

Графы 9–11 не заполняются, поскольку помимо зарплаты у сотрудника не было других выплат (например, пособия по временной нетрудоспособности, оплаты отпуска или служебной командировки).

В графе 12 «Всего» бухгалтер отразил сумму 15 000 руб.

В графе 13 он указал сумму удержанного НДФЛ – 1950 руб., а в графе 14 – сумму аванса, выплаченного за первую часть месяца, – 6000 руб.

В графах 16 «Задолженность за организацией» и 17 «Задолженность за работником» отражается общая задолженность организации перед сотрудником (или, наоборот, сотрудника перед организацией) на конец отчетного периода (месяца). В рассматриваемом случае заполняется графа 16, поскольку за август «Альфа» должна выплатить менеджеру Кондратьеву 7050 руб. В графе 18 «К выплате» бухгалтер также отразил сумму 7050 руб.

Обратите внимание: если в прошлых периодах организация недоплатила сотруднику причитающуюся ему сумму, то бухгалтер отразит ее в расчетной ведомости за август в графе 16 «задолженность за организацией». Тогда в этой графе нужно будет указать общую сумму, которая полагается сотруднику (неуплаченная зарплата за август плюс сумма прежней задолженности). Соответственно, в графе 18 «К выплате» будет показана общая сумма, подлежащая уплате.

Если же по состоянию на конец отчетного месяца имеется задолженность сотрудника перед организацией, то она отражается в графе 17, а в графе 18 «К выплате» показывается разность значений граф 16 и 17.

 

Лицевой счет

 

Данные о зарплате, начисленной сотруднику в течение календарного года, можно отражать в лицевых счетах.

 

Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника.

 

Организация может по собственному выбору:

  • либо использовать унифицированные формы лицевых счетов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике. Унифицированные формы лицевых счетов № Т–54 или № Т–54а утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Форму № Т–54 используют при ручной обработке данных, форму № Т–54а – при автоматизированной (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);

 

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

 

Расчетный листок

 

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме. Для этого используется расчетный листок. Об этом сказано в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

 

Организация или предприниматель обязаны выдавать сотрудникам расчетные листки независимо от того, каким способом они выплачивают зарплату (наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме). Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

 

Ситуация: сколько раз в месяц организация должна формировать и выдавать сотрудникам расчетные листки по зарплате?

 

Расчетные листки формируйте один раз в месяц (при окончательном расчете).

 

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме (ч. 1 и 2 ст. 136 ТК РФ). При этом организация обязана выдавать сотрудникам расчетные листки независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату (наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме). Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

 

Зарплата сотрудникам должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Однако расчетные листки должны составляться только при начислении и выплате второй части зарплаты (как правило, в конце месяца). Такую позицию подтверждает Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

 

Расчетный листок можно составить в произвольной форме, утвержденной руководителем, и согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации).

 

В расчетном листке, в частности, укажите:

– составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;

– удержания из зарплаты;

– общую сумму зарплаты, подлежащую выплате.

 

Такой порядок установлен в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

 

Ответственность за невыдачу расчетных листков

 

Внимание: за нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности. Она возникнет только в случае отсутствия локального акта организации об утверждении формы расчетного листка и наличия жалоб сотрудников.

 

Ответственность предусматривает:

  • для организаций – наложение административного штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • для предпринимателей – наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.

 

Повторное совершение нарушения лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, может повлечь наложение штрафа:

  • для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
  • для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.

 

Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

 

Такая ответственность установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

 

Бухучет

 

В бухучете начисление зарплаты отражайте по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Суммы начисленной зарплаты могут быть включены в состав:

– расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99);

– в стоимость имущества (например, в состав расходов на приобретение основных средств) (п. 8 и 12 ПБУ 6/01);

– прочих расходов (п. 11 и 13 ПБУ 10/99);

– резерва предстоящих расходов (п. 8, 21 ПБУ 8/2010);

– расходов будущих периодов (п. 18 ПБУ 10/99).

 

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, используйте следующие бухгалтерские проводки:

 

Дебет 20 (23, 29) Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;

 

Дебет 25 (26) Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам, занятым в процессе обслуживания основного и вспомогательного производства (управленческому персоналу);

 

Дебет 28 Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам, занятым исправлением брака;

 

Дебет 44 Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам, занятым продажей продукции (товаров, работ, услуг);

 

Дебет 08 Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам, занятым в строительстве (создании, реконструкции, модернизации и т. д.) основных средств (нематериальных активов);

 

Дебет 91-2 Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам непроизводственных подразделений (объектов социально-бытовой сферы), а также сотрудникам, занятым ликвидацией последствий чрезвычайных событий;

 

Дебет 96 Кредит 70

– начислена зарплата за счет созданного резерва;

 

Если источником выплаты является чистая прибыль, делайте проводку:

 

Дебет 84 Кредит 70

– начислена зарплата за счет нераспределенной прибыли.

 

Это следует из Инструкции к плану счетов.

 

Пример начисления зарплаты различным категориям сотрудников

ООО «Производственная фирма "Мастер"» занимается производством и собственными силами строит складское здание. На балансе организации числится спортзал, услугами которого сотрудники пользуются бесплатно.

В марте в одном из производственных цехов организации произошел пожар.

За март персоналу «Мастера» была начислена зарплата в сумме 1 000 000 руб., в том числе сотрудникам:
– основного производства – 350 000 руб.;
– отдела сбыта готовой продукции – 282 000 руб.;
– занятым на строительстве склада – 98 000 руб.;
– спортзала – 50 000 руб.;
– занятым ликвидацией последствий пожара – 100 000 руб.;
– управленческому персоналу – 120 000 руб.

В учете организации бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20 Кредит 70
– 350 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам основного производства;

Дебет 44 Кредит 70
– 282 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам отдела сбыта;

Дебет 08 Кредит 70
– 98 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам, занятым на строительстве склада;

Дебет 91-2 Кредит 70
– 150 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам спортзала, а также сотрудникам, участвовавшим в ликвидации последствий пожара;

Дебет 26 Кредит 70
– 120 000 руб. – начислена зарплата управленческому персоналу.

 

Если у организации есть подразделение с обособленным балансом (филиал), для расчетов используется счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». При этом расчеты по текущим операциям отражаются на субсчете 79–2 «Расчеты по текущим операциям».

 

В учете филиала начисление и выдачу зарплаты отразите так:

 

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70

– начислена зарплата сотрудникам филиала;

 

Дебет 79-2 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44…)

– отнесены на расчеты с головным отделением организации расходы по зарплате;

 

Дебет 51 (50) Кредит 79-2

– получены деньги от головного отделения организации на выдачу зарплаты;

 

Дебет 50 Кредит 51

– сняты деньги с расчетного счета на выдачу зарплаты;

 

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выдана зарплата из кассы филиала (перечислена зарплата на банковские карточки сотрудников).

 

Бухгалтер головного отделения организации делает такие записи:

 

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 79-2

– отражены расходы по зарплате сотрудников филиала;

 

Дебет 79-2 Кредит 51 (50)

– перечислены (переданы) филиалу деньги на выдачу зарплаты.

 

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов.

 

Если обособленное подразделение не имеет отдельного баланса, расчеты с ним головное отделение организации отражает в аналитическом учете на соответствующих счетах.

 

Пример начисления и выдачи зарплаты в бухучете филиала и головного отделения организации

30 апреля филиал ООО «Производственная фирма "Мастер"», выделенный на отдельный баланс, начислил своим сотрудникам зарплату в сумме 570 000 руб., в том числе:

– сотрудникам основного производства – 390 000 руб.;
– управленческому персоналу – 180 000 руб.

Деньги на выдачу зарплаты поступили от головного отделения организации 7 мая.

В учете филиала бухгалтер сделал следующие записи.

30 апреля:

Дебет 20 Кредит 70
– 390 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам основного производства;

Дебет 26 Кредит 70
– 180 000 руб. – начислена зарплата управленческому персоналу;

Дебет 79-2 Кредит 20
– 390 000 руб. – отнесены на расчеты с головным отделением организации расходы по зарплате сотрудников основного производства;

Дебет 79-2 Кредит 26
– 180 000 руб. – отнесены на расчеты с головным отделением организации расходы по зарплате управленческого персонала.

7 мая:

Дебет 51 Кредит 79-2
– 570 000 руб. – получены деньги от головного отделения организации на выдачу зарплаты;

Дебет 50 Кредит 51
– 570 000 руб. – сняты деньги с расчетного счета на выдачу зарплаты;

Дебет 70 Кредит 50
– 570 000 руб. – выдана зарплата из кассы филиала.

В учете головного отделения организации бухгалтер сделал следующие записи.

30 апреля:

Дебет 20 Кредит 79-2
– 390 000 руб. – отражены расходы по зарплате сотрудников основного производства филиала;

Дебет 26 Кредит 79-2
– 180 000 руб. – отражены расходы по зарплате управленческого персонала филиала.

7 мая:

Дебет 79-2 Кредит 51
– 570 000 руб. – перечислены деньги филиалу на выдачу зарплаты.

 

Ситуация: как отразить в бухучете начисление сотруднику среднего заработка за время военных сборов?

 

В такой ситуации для начисления сотруднику среднего заработка используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

 

Использование счета 76 объясняется так. Военкомат компенсирует организации выплаченный сотруднику средний заработок за время военных сборов в размере фактически произведенных расходов (подп. 2 п. 2, п. 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2004 г. № 704). Следовательно, у организации есть уверенность в том, что после завершения этой операции уменьшение экономических выгод не произойдет. Поэтому в бухучете нужно отразить не расходы, а дебиторскую задолженность военкомата. Такой вывод следует из пунктов 2 и 16 ПБУ 10/99.

 

Использование счета 70 связано с тем, что начисления за время военных сборов – это государственные гарантии, связанные с оплатой труда (ч. 2 ст. 170 ТК РФ).

 

В бухучете начисление сотруднику среднего заработка за время военных сборов отразите проводками:

 

Дебет 76 Кредит 70

– начислен средний заработок сотруднику, проходящему военные сборы;

 

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– удержан НДФЛ с суммы среднего заработка;

 

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выплачен сотруднику средний заработок;

 

Дебет 51 Кредит 76

– получена компенсация от военкомата.

 

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 70 и 76).

 

Ситуация: нужно ли начислять зарплату единственному сотруднику, если организация только что зарегистрирована и никакой деятельности не ведет?

Ответ: да, нужно.

 

При приеме на работу организация заключает с сотрудником трудовой договор. По этому договору сотрудник обязуется выполнять трудовые обязанности и соблюдать правила внутреннего распорядка. В свою очередь администрация организации предоставляет ему работу и обязуется оплачивать его труд. Такой порядок установлен статьей 56 Трудового кодекса РФ. Следовательно, обязанность работодателя начислять сотруднику зарплату не зависит от того, ведет ли организация какую-либо деятельность и есть ли у нее выручка.

 

Даже если сотрудник напишет заявление о своем добровольном желании не получать зарплату, трудовая инспекция не признает подобное заявление и может привлечь организацию к ответственности. Ведь условия трудовых договоров, ухудшающие положение работников по сравнению с положениями Трудового кодекса РФ, недействительны. Такая норма содержится в статье 9 Трудового кодекса РФ.

 

Совет: чтобы новой организации минимизировать расходы на зарплату, установите сотрудникам неполный рабочий день. Такая возможность предусмотрена статьей 93 Трудового кодекса РФ. Этот способ абсолютно безопасен. В итоге можно будет начислять зарплату исходя из фактически отработанного времени. Оно может составлять, например, один час в день. В этом случае расходы на зарплату существенно уменьшатся, так же как и суммы уплачиваемых с нее налогов и взносов.


По материалам открытых источников