Зарплата, средний заработок » Расчеты с персоналом

Как удержать из зарплаты сотрудника отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска

<< Начало

 

Совет: при отрицательной сумме начислений пенсионных взносов лучше сдать и уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР.

 




По общему правилу организация обязана подать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР только в случае, когда произошло занижение сумм страховых взносов. Во всех остальных случаях подача уточненного расчета является правом, а не обязанностью организации.

 

Это следует из частей 1–2 статьи 17 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

 

Если по взносам на обязательное пенсионное страхование образовалась отрицательная сумма начислений, подавать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР организация не обязана, поскольку речь идет не о занижении, а о завышении сумм страховых взносов в предыдущем расчетном (отчетном) периоде. Однако она вправе это сделать.

 

Дело в том, что в данном случае подаются корректирующие сведения индивидуального персонифицированного учета по форме СЗВ-6-4, если отпуск сотрудника приходится на расчетные периоды с 1 января по 31 декабря 2013 года включительно.

 

А начиная с отчетности за I квартал 2014 года сведения персонифицированного учета надо подавать в Пенсионный фонд РФ в составе расчета РСВ-1 ПФР. При корректировке таких сведений нужно заполнить раздел 6 Расчета по форме РСВ-1 с символом «Х» в поле «корректирующая» (п. 37.2 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п). При этом организация вправе уточнить и сам расчет взносов. То есть внести корректировки в иные разделы формы РСВ-1 ПФР. В них отразите суммы взносов на обязательное пенсионное страхование за минусом пенсионных взносов, начисленных с излишне выплаченных отпускных.

 

Если же сам уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР не сдавать, то это приведет к несовпадению данных персонифицированного учета:

  • СЗВ-6-4 и расчета РСВ-1 ПФР, если отпуск сотрудника приходится на расчетные периоды с 1 января по 31 декабря 2013 года включительно;
  • раздела 6 расчета по форме РСВ-1 и остальных разделов отчета по форме РСВ-1 ПФР.

 

Это может вызвать претензии со стороны инспекторов Пенсионного фонда РФ при камеральной проверке.

 

Таким образом, чтобы избежать проблем, организация вправе подать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР за тот расчетный (отчетный) период, в котором сотрудник уходил в отпуск. В нем отразите суммы взносов на обязательное пенсионное страхование за минусом пенсионных взносов, начисленных с излишне выплаченных отпускных.

 

 

Пример, как учесть возврат уволившимся сотрудником сумм за неотработанные дни отпуска. Организация является субъектом малого предпринимательства и не создает резерв на оплату отпусков

Кассир магазина ООО «Альфа» А.В. Дежнева увольняется 2 марта 2016 года по собственному желанию. В декабре 2015 года Дежнева использовала ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 18 июня 2015 года по 17 июня 2016 года.

Средний дневной заработок Дежневой для оплаты отпуска составил 421 руб./дн.

Сумма отпускных составила:
421 руб./дн. × 28 дн. = 11 788 руб.

За отработанные дни марта 2016 года Дежневой начислена зарплата в сумме 1263 руб.

На день увольнения Дежнева отработала в рабочем году 8 месяцев и 14 дней (с 18 июня 2015 года по 2 марта 2016 года включительно). При расчете суммы удержаний учитываются восемь месяцев, отработанные полностью.

Количество неотработанных месяцев составляет:
12 мес. – 8 мес. = 4 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Дежневой за неотработанные дни отпуска, равна:
421 руб./дн. × 4 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 3929,33 руб.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составляет 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование «Альфа» начисляет по общим тарифам.

На момент увольнения сотрудницы бухгалтерская отчетность за 2015 год еще не была подписана.

Дежнева согласна с удержанием суммы неотработанных отпускных из зарплаты. Поскольку зарплаты за март 2016 года не хватает для удержания всей суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, Дежнева добровольно вернула недостающую сумму на расчетный счет организации.

В учете организации сделаны следующие записи.

В декабре 2015 года:

Дебет 44 Кредит 70
– 11 788 руб. – начислены отпускные Дежневой;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1532 руб. (11 788 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы отпускных;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1532 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет;

Дебет 70 Кредит 51
– 10 256 руб. (11 788 руб. – 1532 руб.) – перечислены отпускные на карту Дежневой;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 2593,36 руб. (11 788 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 341,85 руб. (11 788 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 601,19 руб. (11 788 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 23,58 руб. (11 788 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В марте 2016 года:

Дебет 44 Кредит 70
– 1263 руб. – начислена зарплата Дежневой за март;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 164 руб. (1263 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 277,86 руб. (1263 руб. × 22%) – начислены взносы в ПФР;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 36,63 руб. (1263 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 64,41 руб. (1263 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 2,53 руб. (1263 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В марте 2016 года (на 31 декабря 2015 года):

Дебет 44 Кредит 70
– 3929,33 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 511 руб. (3929 руб. × 13%) – сторнирована сумма НДФЛ с отпускных за неотработанные дни отпуска;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 863,13 руб. (3929,33 руб. × 22%) – сторнирована сумма взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 113,78 руб. (3929,33 руб. × 2,9%) – сторнирована сумма взносов в ФСС России с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 200,40 руб. (3929,33 руб. × 5,1%) – сторнирована сумма взносов в ФФОМС с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 7,86 руб. (3929,33 руб. × 0,2%) – сторнирована сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с излишне выплаченных отпускных.

Организация перечислила в бюджет НДФЛ с суммы отпускных, начисленных в декабре 2015 года, в сумме 1532 руб.

Сумма НДФЛ с последней зарплаты Дежневой, начисленной в марте 2016 года, – 164 руб.

Сумма НДФЛ с излишне выплаченных отпускных – 511 руб.

Бухгалтер перечислил в бюджет всю сумму НДФЛ с последней зарплаты Дежневой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51

– 164 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ.

НДФЛ с излишне выплаченных отпускных (511 руб.) за 2015 год нужно вернуть сотруднице по правилам статьи 231 Налогового кодекса РФ. А именно его нужно перечислить на счет в банке.

Бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 70 Кредит 51
– 511 руб. – возвращена Дежневой сумма излишне удержанного НДФЛ с отпускных за неотработанные дни отпуска;

Дебет 51 Кредит 70
– 2830,33 руб. (3929,33 руб. – (1263 руб. – 164 руб.)) – внесена на расчетный счет «Альфы» Дежневой недостающая сумма за неотработанные дни отпуска.

Задолженность бюджета перед организацией по НДФЛ с излишне выплаченных отпускных (дебетовое сальдо по счету 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ») в размере 511 руб. можно зачесть в счет предстоящих платежей по налогу или вернуть по правилам статьи 78 Налогового кодекса РФ.

На момент увольнения Дежневой справка по форме 2-НДФЛ за 2015 год уже была сдана в налоговую инспекцию. В ней были отражены следующие показатели:

  • в составе доходов за январь–декабрь – 156 000 руб. (код дохода – 2000);
  • в составе доходов за декабрь 2015 года – начисленные отпускные в сумме 11 788 руб. (код дохода – 2012);
  • общая сумма доходов – 167 788 руб.;
  • налоговая база – 167 788 руб.;
  • сумма налога исчисленная – 21 812 руб.;
  • сумма налога удержанная – 21 812 руб.;
  • сумма налога перечисленная – 21 812 руб.

После того как отпускные за 2015 год пересчитали и НДФЛ вернули сотруднице, бухгалтер «Альфы» представил уточненную справку формы 2-НДФЛ. В ней он скорректировал сумму начисленных отпускных за декабрь, а также общую сумму дохода за 2015 год и сумму удержанного НДФЛ. Корректировки бухгалтер отразил следующим образом:

  • в составе доходов за декабрь – сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных – 7858,67 руб. (11 788 руб. – 3929,33 руб.), код дохода – 2012;
  • общую сумму доходов – 163 858,67 руб. (156 000 руб. + 7858,67 руб.);
  • налоговую базу – 163 858,67 руб.;
  • сумму налога исчисленную – 21 302 руб.;
  • сумму налога удержанную – 21 302 руб.;
  • сумму налога перечисленную – 21 302 руб.

В справке по форме 2-НДФЛ, выданной Дежневой за 2016 год, бухгалтер отразил:

  • в составе доходов за март – сумму последней зарплаты сотрудницы – 1263 руб., код дохода – 2000;
  • сумму НДФЛ, удержанную с последней зарплаты сотрудницы, – 164 руб.

 

 

Такой же порядок отражения корректирующих проводок в бухучете будет применяться, если сотрудник отказался добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Однако возврат НДФЛ сотруднику не производится, и при этом некоторые нюансы имеет заполнение справки по форме 2-НДФЛ.

 

Если до даты увольнения справка по форме 2-НДФЛ была сдана в налоговую инспекцию, нужно подать уточненную справку. В ней, в частности, в составе доходов сотрудника отразите в месяце выплаты отпускных:

– сумму начисленных отпускных за минусом отпускных за неотработанные дни отпуска (код дохода – 2012);

– сумму, которую сотрудник не вернул организации (код дохода – 4800).

 

Заполняя справку по форме 2-НДФЛ за год, в котором сотрудник уволился, в составе доходов отразите последнюю зарплату сотрудника в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных). Код дохода – 2000.

 

Расчеты по страховым взносам отразите в таком же порядке, как в предыдущем варианте.

 

 

Пример, как учесть удержание из зарплаты сотрудника сумм за неотработанные дни отпуска. Сотрудник отказался добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Организация создает резерв на оплату отпусков

Кассир магазина ООО «Альфа» А.В. Дежнева увольняется 3 марта 2016 года по собственному желанию. В декабре 2015 года Дежнева использовала ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года.

Средний дневной заработок Дежневой для оплаты отпуска составил 421 руб./дн.

Сумма отпускных составила:
421 руб./дн. × 28 дн. = 11 788 руб.

На момент ухода в отпуск Дежнева отработала рабочий год не полностью – фактически отработано только 6 месяцев рабочего года.

Количество неотработанных месяцев составляет:
12 мес. – 6 мес. = 6 мес.

Организация создает резерв на оплату отпусков в бухучете, поэтому:

– отпускные за отработанные дни отпуска списываются за счет резерва;
– отпускные за неотработанные дни отпуска списываются за счет текущих расходов.

За отработанные дни марта 2016 года Дежневой начислена зарплата в сумме 1263 руб.

На день увольнения Дежнева отработала в рабочем году 8 месяцев и 3 дня (с 1 июля 2015 года по 3 марта 2016 года включительно). При расчете суммы удержаний учитываются восемь месяцев, отработанные полностью.

Количество неотработанных месяцев составляет:
12 мес. – 8 мес. = 4 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Дежневой за неотработанные дни отпуска, равна:
11 788 руб. : 12 мес. × 4 мес. = 3929,33 руб.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составляет 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование «Альфа» начисляет по общим тарифам.

На момент увольнения сотрудницы бухгалтерская отчетность за 2015 год еще не была подписана.

Дежнева не согласна с удержанием суммы неотработанных отпускных из зарплаты. Зарплаты за март 2016 года не хватает для удержания всей суммы отпускных за неотработанные дни отпуска. Дежнева добровольно не захотела возвращать недостающую сумму.

В учете организации сделаны следующие записи.

В декабре 2015 года:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– 5894 руб. (11 788 руб. : 12 мес. × 6 мес.) – начислены отпускные Дежневой за счет оценочного обязательства;

Дебет 44 Кредит 70
– 5894 руб. (11 788 руб. – 5894 руб.) – начислены отпускные Дежневой за счет текущих расходов;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1532 руб. (11 788 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы отпускных;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1532 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет;

Дебет 70 Кредит 51
– 10 256 руб. (11 788 руб. – 1532 руб.) – перечислены на карту Дежневой отпускные;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 1296,68 руб. (5894 руб. × 22%) – начислены за счет оценочного обязательства пенсионные взносы;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 1296,68 руб. (5894 руб. × 22%) – начислены за счет текущих расходов пенсионные взносы;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 170,93 руб. (5894 руб. × 2,9%) – начислены за счет оценочного обязательства взносы в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 170,93 руб. (5894 руб. × 2,9%) – начислены за счет текущих расходов взносы в ФСС России;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 300,59 руб. (5894 руб. × 5,1%) – начислены за счет оценочного обязательства взносы в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 300,59 руб. (5894 руб. × 5,1%) – начислены за счет текущих расходов взносы в ФФОМС;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 11,79 руб. (5894 руб. × 0,2%) – начислены за счет оценочного обязательства взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 11,79 руб. (5894 руб. × 0,2%) – начислены за счет резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В марте 2016 года:

Дебет 44 Кредит 70
– 1263 руб. – начислена зарплата Дежневой за март;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 164 руб. (1263 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 277,86 руб. (1263 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 36,63 руб. (1263 руб. × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 64,41 руб. (1263 руб. × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 2,53 руб. (1263 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В марте 2016 года (на 31 декабря 2015 года):

Дебет 44 Кредит 70
– 3929,33 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 511 руб. (3929,33 руб. × 13%) – сторнирована сумма НДФЛ с отпускных за неотработанные дни отпуска;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– 863,13 руб. (3929,33 руб. × 22%) – сторнирована сумма взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
– 113,95 руб. (3929,33 руб. × 2,9%) – сторнирована сумма взносов в ФСС России с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 200,40 руб. (3929,33 руб. × 5,1%) – сторнирована сумма взносов в ФФОМС с излишне выплаченных отпускных;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 7,86 руб. (3929,33 руб. × 0,2%) – сторнирована сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с излишне выплаченных отпускных.

Организация перечислила в бюджет НДФЛ с отпускных, начисленных в декабре 2015 года, в сумме 1532 руб. Сумма НДФЛ с последней зарплаты Дежневой, начисленной в марте 2016 года, – 164 руб. Сумма НДФЛ с излишне выплаченных отпускных – 511 руб.

Бухгалтер перечислил в бюджет всю сумму НДФЛ с последней зарплаты Дежневой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51

– 164 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ.

В связи с отказом уволившейся сотрудницы вернуть сумму излишне выплаченных отпускных бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 91 Кредит 70
– 2666,33 руб. (3929,33 руб. – 1263 руб.) – отражен доход уволившейся сотрудницы в виде не возвращенных организации денежных средств;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 347 руб. – удержан НДФЛ с дохода сотрудницы в виде не возвращенных организации денежных средств.

Задолженность бюджета перед организацией по НДФЛ (дебетовое сальдо по счету 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ») в размере 164 руб. (511 руб. – 347 руб.) можно зачесть в счет предстоящих платежей по налогу или вернуть по правилам статьи 78 Налогового кодекса РФ.

На момент увольнения Дежневой справка по форме 2-НДФЛ за 2015 год уже была сдана в налоговую инспекцию. В ней были отражены следующие показатели:

  • в составе доходов за январь–декабрь – 156 000 руб. (код дохода – 2000);
  • в составе доходов за декабрь 2015 года – начисленные отпускные в сумме 11 788 руб. (код дохода – 2012);
  • общая сумма доходов – 167 788 руб.;
  • налоговая база – 167 788 руб.;
  • сумма налога исчисленная – 21 812 руб.;
  • сумма налога удержанная – 21 812 руб.;
  • сумма налога перечисленная – 21 812 руб.

После пересчета отпускных за 2015 год бухгалтер «Альфы» представил уточненную справку формы 2-НДФЛ. В ней он скорректировал сумму начисленных отпускных за декабрь, а также общую сумму дохода за 2015 год и сумму удержанного НДФЛ. Корректировки бухгалтер отразил следующим образом:

  • в составе доходов за декабрь – сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных – 7858,67 руб. (11 788 руб. – 3929,33 руб.), код дохода – 2012;
  • в составе доходов за декабрь – сумму, которую сотрудница не вернула организации, – 2666,33 руб. (код дохода – 4800);
  • общую сумму доходов – 166 525 руб. (156 000 руб. + 7858,67 руб. + 2666,33 руб.);
  • налоговую базу – 166 525 руб.;
  • сумму налога исчисленную – 21 648 руб.;
  • сумму налога удержанную – 21 648 руб.;
  • сумму налога перечисленную – 21 648 руб.

В справке по форме 2-НДФЛ, выданной Дежневой за 2016 год, бухгалтер отразил:

  • в составе доходов за март – сумму последней зарплаты сотрудницы – 1263 руб., код дохода – 2000;
  • сумму НДФЛ, удержанную с последней зарплаты сотрудницы, – 164 руб.

 


По материалам открытых источников