Как определить заработок за расчетный период для оплаты больничного пособия

После того как вы определили расчетный период, вычислите заработок, исходя из которого надо рассчитывать больничное пособие.

Что включать в заработок и исключать из него

В заработок включите все выплаты за расчетный период, с которых платили взносы в ФСС России (ч. 2 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).

Соответственно, все выплаты, которые не облагаются страховыми взносами, надо исключить из общей суммы заработка сотрудника за расчетный период (ч. 2 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). В частности, это:

• государственные пособия;

• законодательно установленные компенсационные выплаты сотрудникам;

• материальная помощь, не превышающая 4000 руб. в год на одного человека.

Полный перечень освобождаемых от страховых взносов выплат приведен в статье 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли организация платить добровольные взносы в ФСС России с необлагаемых выплат, чтобы учитывать эти выплаты при расчете больничных пособий?

Нет, не может.

Законодательство прямо не предусматривает для организаций возможность добровольно платить взносы в ФСС России (Закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Поэтому выплаты, которые не облагаются взносами в ФСС России, в заработок расчетного периода нельзя включать ни при каких условиях. То есть учитывать их при расчете больничных пособий не нужно (ч. 2 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).

Ограничения по размеру заработка для расчета

Выплаты в каждом из годов расчетного периода учитывайте в пределах облагаемого страховыми взносами лимита. Такая максимальная величина в каждом конкретном году своя. Так, например, такой лимит составлял:

• в 2014 году – 624 000 руб. (п. 1 постановления Правительства РФ от 30 ноября 2013 г. № 1101);

• в 2015 году – 670 000 руб. (п. 1 постановления Правительства РФ от 4 декабря 2014 г. № 1316).

Это же ограничение должны учитывать и работодатели, применяющие специальные режимы налогообложения (ч. 1 ст. 2 Закона от 8 декабря 2010 г. № 343-ФЗ, п. 5 письма ФСС России от 14 декабря 2010 г. № 02-03-17/05-13765). Ведь они определяют сумму заработка за расчетный период в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения.

Если в каком-то году суммарный заработок превысил лимит страховых выплат, то эту предельную величину и возьмите для расчета больничного. Все, что свыше, за этот год не учитывайте.

Такой порядок установлен частью 3.2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пунктом 19.1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Этот порядок не распространяется на расчет больничного пособия при несчастном случае или профзаболевании (ст. 9 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Пример определения заработка, учитываемого при расчете больничного пособия. Заработок не превышает предельную базу для начисления страховых взносов

П.А. Беспалов работает в организации с августа 2009 года. Его оклад с 2013 года 25 000 руб., иных выплат в 2014 году сотрудник не получал.

2014 год сотрудник отработал полностью. С 1 по 20 февраля 2015 года Беспалов был в отпуске. Отпускные составили 17 064,80 руб. (25 000 руб. × 12 мес.: 12 мес.: 29,3 × 20 дн.). Зарплата за фактически отработанное время в феврале – 5263,16 руб. (25 000 руб.: 19 дн. × 4 дн.).

В марте 2015 года Беспалову была начислена доплата за работу в субботу 21 марта (полный рабочий день). В коллективном договоре организации сказано, что все сотрудники организации работают на условиях 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями (суббота, воскресенье). При таком режиме месячная норма рабочего времени в марте 2015 года составляет 168 часов. Беспалов работал в выходной сверх месячной нормы рабочего времени (168 ч). Значит, время работы в праздничный день оплачивается по двойной дневной ставке.

При 40-часовой рабочей неделе среднемесячное количество рабочих часов в 2015 году составляет 164,25 часа. Поэтому часовая ставка сотрудника равна:
25 000 руб. : 164,25 дн. = 152,21 руб./дн.

Доплата за работу 21 марта составит:
152,21 руб./дн. × 2 × 8 ч. = 2435,36 руб.

С 18 по 22 мая 2015 года Беспалов болел, что подтверждено больничным листком. Зарплата за фактически отработанное время в мае – 18 055,56 руб. (25 000 руб.: 18 дн. × 13 дн.).

Расчетный период для начисления пособия – с 1 января 2014 года по 31 декабря 2015 года.

При определении суммарного заработка бухгалтер учел все выплаты и доплаты, которые облагаются взносами в ФСС России.

Таким образом, заработок Беспалова за расчетный период для целей расчета больничного пособия составляет:

• в 2014 году: 25 000 руб. × 12 мес. = 300 000 руб.;
• в 2015 году: 25 000 руб. × 10 мес. + 17 064,80 руб. + 5263,16 руб. + 2435,36 руб. + 18 055,56 руб. = 292 818,88 руб.

Заработок в расчетном периоде:

• за 2014 год не превышает лимит в 624 000 руб. (300 000 руб. < 624 000 руб.);
• за 2015 год не превышает лимит в 670 000 руб. (292 818,88 руб. < 670 000 руб.).

Поэтому для целей начисления пособия бухгалтер может учесть всю сумму заработка сотрудника – 592 818,88 руб. (300 000 руб. + 292 818,88 руб.).

Пример определения заработка, учитываемого при расчете больничного пособия. Заработок превышает предельную базу для начисления страховых взносов

П.А. Беспалов был принят на работу 11 января 2012 года. До поступления на работу страхового стажа он не имел. В январе 2016 года он находился на больничном.

Заработок сотрудника составил:

• за 2014 год – 625 000 руб.;
• за 2015 год – 675 000 руб.

Заработок в расчетном периоде:

• за 2014 год превышает лимит в 624 000 руб. (625 000 руб. > 624 000 руб.);
• за 2015 год превышает лимит в 670 000 руб. (675 000 руб. > 670 000 руб.).

Поэтому для целей начисления пособия заработок Беспалова за расчетный период составит предельную сумму в размере 1 294 000 руб. (624 000 руб. + 670 000 руб.).

Если сотрудник в течение года работает в одной организации, но в разных ее обособленных подразделениях, то при расчете пособия учитывайте все выплаты в его пользу в целом по организации. Выплаты за год превысили предельную базу для начисления страховых взносов? Тогда пособие рассчитывайте исходя из предельной величины базы. Такой вывод есть в письме Минтруда России от 26 февраля 2013 г. № 17-3/326.

Совсем другая ситуация, когда в расчетном периоде сотрудник был занят у нескольких работодателей и у каждого из них теперь получает пособие. Тогда суммарный заработок за расчетный период у всех работодателей может превысить лимит. Но на расчет пособия это не повлияет: каждый из работодателей будет его начислять независимо от других в пределах установленных ограничений.

Это установлено частью 2 статьи 13 и частью 3.2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Заработок равен МРОТ

В ряде случаев заработок за месяц в целях расчета пособия нужно принимать равным МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Это возможно, если в расчетном периоде у сотрудника не было заработка. Либо его средний заработок в расчете за полный месяц оказался ниже МРОТ, установленного на день наступления страхового случая.

В этом случае для расчета среднего дневного заработка в целях начисления пособия по болезни используйте формулу:

Средний дневной заработок в целях расчета пособия   =   МРОТ   ×   24   :   730

 
Данный порядок предусмотрен пунктом 15.3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Исключением является ситуация, когда в расчетном периоде отсутствовал заработок (фактический среднемесячный заработок оказался ниже МРОТ) у сотрудника, для которого на момент наступления страхового случая установлен режим неполного рабочего времени. В таком случае средний заработок (МРОТ), учитываемый при расчете пособия, нужно определять пропорционально продолжительности рабочего времени сотрудника (ч. 1.1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Для расчета используйте формулу:

Средний дневной заработок, если сотруднику установлен режим неполного рабочего времени

=

МРОТ

×

24

:

730

×

Количество рабочих часов в день (неделю), установленных сотруднику при режиме неполного рабочего времени

:

Количество рабочих часов в день (неделю) при нормальной продолжительности рабочего времени

Ситуация: как считать больничное пособие исходя из МРОТ, если на момент ухода на больничный сотрудник работает на 0,5 ставки по основной работе и 0,5 ставки по внутреннему совместительству?

Рабочие часы сотрудника по основной работе и по совместительству нужно складывать.

Если сотрудник работает неполный день, то средний заработок исходя из МРОТ определяют с учетом коэффициента. Чтобы его определить, разделите количество рабочих часов в день, которое установлено при режиме неполного рабочего времени, на нормальную продолжительность рабочего времени (ч. 1.1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Если сотрудник занимает две должности и работает 0,5 ставки по основной работе и 0,5 ставки по внутреннему совместительству, коэффициент неполного рабочего времени в таком случае равен 1 (0,5 + 0,5).

То есть больничное пособие считают из общей продолжительности рабочего времени по основной работе и по совместительству.

Пример расчета среднего дневного заработка. Сотруднику установлен режим неполного рабочего времени

П.А. Беспалов был принят на работу в организацию в 2012 году. В мае 2016 года сотрудник заболел. В расчетном периоде (2014–2015 годы) Беспалов работал на полную ставку. Однако его средний дневной заработок меньше среднего дневного заработка, исчисленного исходя из МРОТ. Бухгалтер рассчитывает пособие исходя из МРОТ. В 2016 году он составляет 6204 руб.

С 2016 года Беспалов занимает две должности:

• 0,5 ставки по основной работе;
• 0,5 ставки по внутреннему совместительству.

Общая продолжительность рабочего времени Беспалова составляет одну полную ставку (0,5 + 0,5). Поэтому коэффициент неполного рабочего времени равен 1.

Средний дневной заработок в целях расчета пособия составил 203,97 руб. (6204 руб. × 24 мес.: 730 дн.).

Несчастный случай на производстве или профзаболевание

При расчете больничного пособия в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием максимальное ограничение по размеру заработка за расчетный период не применяется. То есть в качестве заработка за расчетный период возьмите все фактические выплаты за два года, с которых платили взносы в ФСС России.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Но при этом помните, что в данном случае сама сумма пособия ограничена максимальным размером (ч. 2 и 3 ст. 9 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Замена расчетного периода

Если больничное пособие назначается сотруднице, которая в расчетном периоде находилась в декретном отпуске либо отпуске по уходу за ребенком, то она может заменить соответствующие календарные годы (или год) из расчетного периода на предшествующие календарные годы (год), подав соответствующее заявление. Но при условии, что это приведет к увеличению размера пособия (ч. 1 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Тогда, рассчитывая пособие, нужно брать суммы заработка за те годы, на которые был перенесен расчетный период.

Заменять расчетный период можно только на те годы (год), которые непосредственно предшествуют наступлению страхового случая. Например, женщина в 2014–2015 годах была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, а новый страховой случай наступил в 2016 году. Тогда 2014 и (или) 2015 годы можно заменить только на 2013 год и (или) на 2012 год. Брать любые годы, которые были до 2014–2015 годов, нельзя.

Такие разъяснения приведены в письме Минтруда России от 3 августа 2015 г. № 17-1/ООГ-1105.

При этом суммы заработка за предыдущие годы ограничены:

• значением 568 000 руб. – за 2013 год (п. 1 постановления Правительства РФ от 10 декабря 2012 г. № 1276);

• значением 512 000 руб. – за 2012 год (п. 1 постановления Правительства РФ от 24 ноября 2011 г. № 974);

• значением 463 000 руб. – за 2011 год (п. 1 постановления Правительства РФ от 27 ноября 2010 г. № 933).

А если сотрудница была сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до трех лет в период с 2012 по 2015 год? Тогда для расчета пособия можно взять 2011 и 2010 годы. При этом пересчитывать пособия, которые назначены и выплачены до выхода письма Минтруда России от 3 августа 2015 г. № 17-1/ООГ-1105, не нужно.

Такие разъяснения приведены в письмах ФСС России от 11 ноября 2015 г. № 02-09-14/15-19989 и № 02-09-14/15-19937, от 9 ноября 2015 г. № 02-09-14/15-18677.

Суммы заработка за 2010 и предшествующие годы ограничены значением 415 000 руб. Стоит отметить, что до 2010 года организации страховые взносы в ФСС России не уплачивали, а рассчитывали ЕСН. Однако при расчете заработка нужно учитывать те выплаты в пользу сотрудника, которые включались в базу для начисления страховых взносов в ФСС России в соответствии со статьей 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ в редакции, действовавшей в 2010 году. Это установлено частью 1 статьи 2 Закона от 8 декабря 2010 г. № 343-ФЗ. То есть при решении вопроса о том, включать или нет ту или иную выплату за 2009 (2008, 2007 и т. п.) год в расчет заработка, нужно руководствоваться нормами статей 7 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, действовавшими в 2010 году.

Организации на специальных режимах налогообложения при расчете больничного пособия заработок за период до 1 января 2011 года также учитывают в сумме, не превышающей 415 000 руб. за каждый год (ч. 1 ст. 2 Закона от 8 декабря 2010 г. № 343-ФЗ, п. 5 письма ФСС России от 14 декабря 2010 г. № 02-03-17/05-13765). То есть организации на упрощенке или ЕНВД определяют сумму заработка за расчетный период в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения. Но в 2010, 2009 и предыдущих годах организации на спецрежимах взносы в ФСС России не платили. Поэтому в расчете им нужно учитывать те суммы, на которые должны начисляться страховые взносы в соответствии со статьей 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Изменение заработка в расчетном периоде

Если в расчетном периоде сотруднику повышали зарплату или его перевели на другую работу с изменением оклада, такие изменения заработка учитывайте с момента перевода или повышения зарплаты (п. 12 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375). То есть пересчитывать заработок сотрудника за периоды до повышения зарплаты или перевода не нужно.

Пример расчета заработка за расчетный период при повышении сотруднику зарплаты в расчетном периоде

П.А. Беспалов был принят на работу 11 января 2012 года. До поступления на работу страхового стажа он не имел. В январе 2016 года он находился на больничном.

Зарплата Беспалова с января 2014 года по апрель 2015 года составляла 25 000 руб. в месяц. С мая 2015 года Беспалов получал зарплату в размере 30 000 руб. в месяц.

Заработок сотрудника составил:

• за 2014 год – 300 000 руб.;
• за 2015 год – 340 000 руб. (4 мес. * 25 000 руб. + 8 мес. * 30 000 руб.).

Заработок в расчетном периоде:

• за 2014 год не превышает лимит в 624 000 руб. (300 000 руб. < 624 000 руб.);
• за 2015 год не превышает лимит в 670 000 руб. (340 000 руб. < 670 000 руб.).

Для целей начисления пособия заработок Беспалова за расчетный период составит 640 000 руб. (300 000 руб. + 340 000 руб.).

Доходы в натуральной форме

Если сотрудник получал доход в натуральной форме, в заработок за расчетный период включите рыночную стоимость выданных товаров (готовой продукции и т. д.). Об этом сказано в пункте 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Ситуация: как для подсчета заработка за расчетный период при определении больничного пособия рассчитать рыночную цену товаров, переданных сотруднику в счет зарплаты? Зарплата в натуральной форме выдавалась в расчетном периоде.

Рыночной ценой признавайте стоимость товара, сложившуюся на момент выдачи зарплаты в том регионе, где находится организация (п. 54 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Для документального подтверждения рыночной цены можно использовать прайс-листы организаций, продающих аналогичную продукцию населению.

Ситуация: как для подсчета заработка за расчетный период при определении больничного пособия учитывать зарплату, выданную в натуральной форме, – в день начисления или в день выдачи?

Для расчета больничного пособия зарплату, выданную в натуральной форме, включите в заработок расчетного периода на дату выдачи. Днем выдачи зарплаты в натуральной форме следует считать дату, указанную в документах о выдаче такой зарплаты, например в ведомостях по форме Т-49 или по форме Т-51.

Это связано с тем, что к заработку расчетного периода надо отнести выплаты, учитываемые при начислении взносов в ФСС России (ч. 2 ст. 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А в базу по этим взносам зарплату в натуральной форме включают только в момент выдачи (ч. 6 ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

О том, что зарплату в натуральной форме при определении заработка за расчетный период нужно учесть в день ее выплаты (выдачи), говорится и в пункте 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Доход в иностранной валюте

Если сотрудник получал доход в иностранной валюте, то при определении заработка пересчитайте этот доход в рублях по курсу Банка России, действующему на день начисления пособия.

Такой порядок предусмотрен в пункте 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Пример учета дохода в иностранной валюте при расчете больничного пособия

В 2014 году организация «Альфа» перечислила иностранной медицинской организации 800 евро за лечение своего сотрудника Беспалова.

В январе 2016 года Беспалов находился на больничном. Бухгалтер для расчета больничного пособия рассчитал доход сотрудника за лечение в 2014 году по курсу, установленному в январе 2016 года (на дату начисления пособия):

800 евро × 75,7879 руб. = 60 630,32 руб.

Продолжение >>