Подотчетные суммы » Расчеты с персоналом

Как учесть командировочные расходы на проезд общественным транспортом при налогообложении (ОСНО)

<< Начало

Страховые взносы

 

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

 

Налоги и взносы: расходы не подтверждены

 




Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов компенсацию документально не подтвержденных расходов на проезд?

 

Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете налога на прибыль учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

 

От НДФЛ освобождена компенсация только документально подтвержденных расходов:

  • на проезд до места назначения и обратно;
  • на оплату сборов за услуги аэропортов (комиссионных сборов);
  • на проезд до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения и пересадок, а также на провоз багажа.

 

Если какие-либо из перечисленных расходов сотрудник не подтвердил документально, с компенсации нужно удержать НДФЛ.

 

Это следует из положений абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

 

Взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагаются только суммы компенсации расходов, которые подтверждены документами. На сумму компенсации документально не подтвержденных расходов на проезд страховые взносы нужно начислить. Такой порядок установлен частью 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пунктом 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

 

Совет: не спешите начислять налоги и страховые взносы, если сотрудник потерял документы, подтверждающие расходы на проезд.

 

Эти расходы можно подтвердить косвенными документами.

 

В частности, если сотрудник добирался до места командировки на самолете, контролирующие ведомства требуют для подтверждения расходов предъявлять посадочный талон. Это тот документ, который выдают на стойке в аэропорту уже после прохождения процедуры регистрации на рейс. Но даже если командированный сотрудник этот талон потерял, то обосновать расходы на перелет можно другими документами. Это могут быть авансовые отчеты, счета и чеки на оплату гостиницы и гостиничных услуг. Если билет был куплен через Интернет, то расходы подтвердит маршрутная квитанция. Ее выдают непосредственно после покупки электронного билета, она является документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134).

 

К такому же выводу приходят и судьи в постановлении ФАС Уральского округа от 17 июня 2014 г. № Ф09-3145/14. Хотя в данном решении речь идет только о страховых взносах, эта же аргументация актуальна также в случае с НДФЛ и налогом на прибыль.

 

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на проезд до места командировки и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки. Срок поездки составил четыре дня (с 3 по 6 апреля). 9 апреля представленный Кондратьевым авансовый отчет был утвержден.

Вместе с авансовым отчетом сотрудник передал в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы. В том числе два железнодорожных билета на общую сумму 4484 руб. Сумма НДС в билетах выделена отдельной строкой (684 руб.).

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71
– 3800 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда до места командировки и обратно;

Дебет 19 Кредит 71
– 684 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 684 руб. – принят к вычету НДС на основании счета-фактуры.

При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер организации включил в состав расходов 3800 руб.

 

Налоги и взносы: проезд на такси

 

Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси?

 

При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагайте.

 

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

  • до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
  • по служебным делам во время командировки.

 

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.

 

Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

 

Аналогичные выводы есть в разъяснениях Минфина России (письма от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162).

 

Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

 

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.

 

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415.

 

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

 

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

 

Аналогичные выводы подтверждает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило: оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) происходит в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.

 

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

  • до места назначения и обратно;
  • в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

 

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

 

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждают судьи в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 г. № Ф03-1879/2014.

 

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на платную парковку такси для командированного?

Ответ: да, можно. При условии что такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованны.

 

Расходы на платную парковку такси, которое ожидает сотрудника, можно отнести к тратам на проезд к месту командировки и обратно. Перечень таких трат открыт. Однако, как и любые другие расходы, затраты на парковку такси нужно подтвердить документально и экономически обосновать. Это прямо следует из пункта 1 статьи 252, подпункта 12 статьи 264 и статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмами Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720.

 

Подтвердить расходы на платную парковку такси можно, например, заказ-нарядом, квитанцией на оплату легкового такси или чеком ККТ. В этих документах должна быть указана полная стоимость услуг такси. Включая и платную парковку автомобиля при ожидании. Попросите сотрудника приложить все эти документы к авансовому отчету по окончании командировки.

 

Налоги и взносы: аренда автомобиля

 

Ситуация: как учесть при налогообложении расходы на аренду автомобиля в командировке? Организация применяет общую систему налогообложения.

 

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

 

Организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой. При этом порядок возмещения расходов должен быть определен в коллективном договоре или ином локальном акте организации, например в Положении о командировках. Такой порядок следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и пункта 11 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

 

Если во внутренних документах организации предусмотрена обязанность возмещать расходы на аренду автомобиля в командировке, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль. Дело в том, что перечень командировочных расходов в целях расчета налога на прибыль открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Следовательно, к ним можно отнести любые расходы, произведенные с ведома организации, в том числе и плату за аренду автомобиля. Но только при условии, что такие расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 168 ТК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, определение ВАС РФ от 17 февраля 2011 г. № ВАС-330/11, постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2013 г. № А40-22927/12-107-106, Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009). Экономическую обоснованность таких затрат можно подтвердить, например, необходимостью быстро добираться к месту работы во время командировки. Это может сократить время пребывания сотрудника в командировке, что также повышает эффективность бизнеса. Документально подтвердить такие расходы можно договором аренды, актом о передаче/возврате автомобиля, счетами, чеками, подтверждающими оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду. А также документами, подтверждающими размещение автомобиля на парковке, стоянке (при наличии).

 

Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742.

 

Со стоимости аренды автомобиля, компенсированной сотруднику, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь такие расходы организация обязана возместить работнику в связи с направлением его в командировку (ст. 168 ТК РФ). А компенсации, установленные законодательством и связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22 сентября 2010 г. № А32-49229/2009).

 

На сумму такой компенсации не нужно начислять страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Поскольку компенсация попадает в перечень необлагаемых выплат (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

 

ОСНО и ЕНВД

 

Если расходы на проезд в командировку понес сотрудник, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения, то эту сумму нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

 

Расходы сотрудников, занятых в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

 

Сумму НДС, выделенную в проездном билете или счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

 

Пример распределения расходов на проезд до места командировки и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям она применяет общую систему налогообложения и платит НДС (налог на прибыль организация рассчитывает ежеквартально). Розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Директор организации А.В. Львов с 22 по 24 мая находился в служебной командировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Авансовый отчет утвержден 25 мая. Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит 2 авиабилета на сумму 9440 руб. В билетах выделена сумма НДС – 1440 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер организации сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.

Доходы, полученные от различных видов деятельности за май, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 6 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 400 000 руб.

Других доходов организация не получала.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составляет:
6 000 000 руб. : (6 000 000 руб. + 400 000 руб.) = 0,94.

Сумма расходов на проезд (без учета НДС), которую можно учесть при расчете налога на прибыль, равна:
(9440 руб. – 1440 руб.) × 0,94 = 7520 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за полугодие.

К деятельности организации, облагаемой ЕНВД, относятся расходы на проезд в сумме:
9440 руб. – 1440 руб. – 7520 руб. = 480 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер сможет определить по итогам II квартала.

Расходы на проезд подтверждены документально. Поэтому с компенсации не нужно удерживать НДФЛ, начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.


По материалам открытых источников