Как отразить в учете расходы на служебные поездки внештатного сотрудника

1. Компенсируемые расходы
2. Бухучет
3. НДФЛ
4. Страховые взносы
5. Налог на прибыль
6. Входной НДС
7. УСН
8. ЕНВД
9. ОСНО и ЕНВД

Если человек работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких сотрудников должны быть прописаны в договоре.

Компенсируемые расходы

По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:

стоимость проезда и найма жилья;

другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:

компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе вознаграждения по гражданско-правовому договору);

компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно;

организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Это следует из положений статьи 421 Гражданского кодекса РФ.

Бухучет

В бухучете расчеты с внештатными сотрудниками отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (Инструкция к плану счетов).

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, то отразите ее в бухучете в том же порядке, что и само вознаграждение.

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно, то в зависимости от характера работы (услуги) сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 76

– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;

Дебет 25 (26) Кредит 76

– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку для общепроизводственных (общехозяйственных) нужд;

Дебет 44 Кредит 76

– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную с продажей продукции, товаров, работ и услуг. В торговых организациях по дебету счета 44 может быть отражено начисление всех вознаграждений и компенсаций по гражданско-правовым договорам за выполненные работы (оказанные услуги);

Дебет 08 Кредит 76

– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, связанную со строительством (монтажом, реконструкцией, приобретением) основных средств;

Дебет 91-2 Кредит 76

– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку, не связанную с производством и реализацией (например, услуги по организации отдыха и развлечений);

Дебет 84 Кредит 76

– начислена компенсация расходов внештатного сотрудника на служебную поездку за счет чистой прибыли с согласия собственников организации.

Выплату компенсации отразите проводкой:

Дебет 76 Кредит 50 (51, 52...)

– выплачена компенсация расходов на служебную поездку внештатного сотрудника.

Если организация оплачивает расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), сделайте проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 08...) Кредит 76 (60)

– отражена стоимость работ (услуг) сторонних организаций, связанных с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 19 Кредит 76 (60)

– отражен входной НДС по работам (услугам) сторонних организаций, связанным с поездкой внештатного сотрудника;

Дебет 76 (60) Кредит 51 (50, 52…)

– оплачены работы (услуги) сторонних организаций.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 76).

НДФЛ

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, НДФЛ удержите со всей суммы выплат по договору. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Получая вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг), человек имеет право на профессиональный налоговый вычет по НДФЛ, предусмотренный пунктом 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ. Организация как налоговый агент обязана предоставить такой вычет по заявлению сотрудника на сумму фактически понесенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с исполнением гражданско-правового договора. К числу таких затрат, в частности, могут относиться расходы на проживание, проезд, получение визы и т. п. Вместе с тем, сумма расходов на питание при служебных поездках внештатного сотрудника в состав профессионального налогового вычета не включается, поскольку непосредственно не связана с оказанием услуг (выполнением работ) в рамках гражданско-правового договора. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-05/8-633.

По общему правилу исполнители, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, могут получить профессиональный налоговый вычет при выполнении двух условий:

человек фактически понес расходы;

эти расходы документально подтверждены.

Такой порядок следует из пункта 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, затраты, связанные с поездкой внештатного сотрудника, могут войти в состав профессионального налогового вычета, если компенсация таких затрат включается в общую сумму вознаграждения.

Если компенсация расходов на поездку выплачивается человеку отдельно и организация удерживает с этой суммы НДФЛ, то соответствующие затраты также включаются в состав профессионального налогового вычета.

Ведь в перечисленных случаях внештатный сотрудник сам оплачивает расходы на поездку (и может представить соответствующие документы), а организация только возмещает ему его затраты.

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), то внештатный сотрудник не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Поэтому такие расходы в состав профессионального налогового вычета не войдут.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при возмещении расходов на проезд и проживание членам совета директоров, периодически прибывающим к местонахождению организации?

Ответ: нет, не нужно, если они прибывают на заседание членов совета директоров.

В этом случае совет директоров непосредственно выполняет свою функцию – управляет организацией (п. 1 ст. 64 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 1 ст. 45 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). И в налоговую базу по НДФЛ, в частности, не нужно включать документально подтвержденные:

целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

сборы за услуги аэропортов;

комиссионные сборы;

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи;

расходы по получению и регистрации загранпаспорта, получению виз.

Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 24 марта 2016 г. № 03-04-06/16416.

Указанный порядок действует и в тех случаях, когда члены совета директоров считаются налоговыми нерезидентами (письма Минфина России от 22 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/221, от 12 сентября 2005 г. № 03-05-01-04/271, УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748).

Если же члены совета директоров прибывают в других целях (например, для участия в международной конференции), суммы компенсации им расходов на проезд и наем жилья войдут в базу по НДФЛ (подп. 6 и 10 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Страховые взносы

Взносы обязательного страхования могут начисляться на компенсацию расходов по служебной поездке при условии, что такая компенсация учтена в общей сумме вознаграждения внештатного сотрудника.

В этом случае взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование рассчитайте со всей суммы выплат (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Подробнее о начислении взносов на вознаграждения по гражданско-правовым договорам см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование по гражданско-правовым договорам.

Суммы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве компенсации его расходов, возникших в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. К таким расходам относится и компенсация затрат на служебные поездки внештатного сотрудника. При этом соответствующие расходы должны быть документально подтверждены. Аналогичные выводы следуют из подпункта «ж» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и подтверждаются письмом Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-80.

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя внештатного сотрудника (напрямую сторонним организациям), то последний не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника работ (услуг), а не как компенсация его расходов. Такая оплата не содержится в закрытых перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами (в т. ч. от несчастных случаев и профзаболеваний) (ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, с суммы этой оплаты рассчитайте взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Выплаты по гражданско-правовому договору не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму оплаты нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете вознаграждения сотрудникам, работающим по гражданско-правовым договорам, включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ). Списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) нельзя. Об этом, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 г. № 28-11/62835.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов (на проезд, питание, проживание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника?

Ответ: нет, нельзя.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 17 сентября 2012 г. № 03-03-06/2/107, от 16 октября 2007 г. № 03-03-06/1/723, от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844).

Совет: организация может учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете налога на прибыль.

Расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421, 781 ГК РФ). Поэтому, если такие затраты документально подтверждены (например, билетами или накладными на оплату билетов в безналичной форме – в отношении расходов на проезд), их можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов (п. 1 ст. 252, п. 21 ст. 255, подп. 41 или 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такой подход подтверждается арбитражной практикой (постановления Президиума ВАС РФ от 18 августа 2005 г. № 1443/05 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. № А55-13458/2010).

Аналогичной точки зрения раньше придерживался и Минфин России (письмо от 4 августа 2005 г. № 03-03-06/34). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство изменило свою позицию, возможность следования данной точке зрения, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав его вознаграждения (ст. 709, 781 ГК РФ). Тогда при расчете налога на прибыль организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Но при этом со всей суммы вознаграждения придется заплатить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Налоговая нагрузка сотрудника в этом случае не возрастет. Если свои расходы на поездку он подтвердит документально, то по заявлению сотрудника организация должна предоставить ему профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ).

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника (на проживание, проезд, питание и т. п.), которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям?

Ответ: нет, нельзя.

По общему правилу расходы на командировки (в т. ч. на проезд, проживание, суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако направить в командировку можно только штатного сотрудника организации, то есть человека, с которым заключен трудовой договор. Это следует из положений статей 166–168 Трудового кодекса РФ. Поэтому нормы подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ на служебные поездки внештатного сотрудника не распространяются. Следовательно, расходы на такие поездки нельзя учесть при налогообложении прибыли. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 17 сентября 2012 г. № 03-03-06/2/107.

Совет: есть возможность учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника, которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям, при налогообложении прибыли.

Такие расходы можно квалифицировать в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и учесть их на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Есть пример судебного решения, из которого следует аналогичный вывод (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16 июня 2011 г. № А55-13458/2010).

Однако для этого необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. То есть нужно подтвердить, что:

поездка необходима для выполнения работ (услуг) по гражданско-правовому договору (исполнение договора без поездки невозможно);

расходы на эту поездку осуществлены именно в интересах организации, а не внештатного сотрудника.

Соответствующие положения пропишите в договоре с внештатным сотрудником. Так, например, если организации необходимо наладить оборудование, находящееся в другом городе, и она нанимает для этого человека по договору подряда, в договоре следует указать, что организация оплачивает проезд и проживание подрядчика. Аналогичный случай – когда организация оплачивает поездку внештатного сотрудника на семинар, который она проводит в другом регионе.

Если же в договоре не будет прописано, что непременным условием его выполнения является поездка исполнителя (подрядчика) и что организация берет на себя соответствующие расходы, то учесть их при налогообложении прибыли не получится.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на поездки учредителей (участников, акционеров) в служебных целях (расходы на проезд, питание и т. д.)?

Ответ: да, можно.

Такие затраты учитывайте в том случае, если организация состоит с учредителями (участниками, акционерами) в договорных отношениях. Если с учредителями (участниками, акционерами) заключены трудовые договоры, их командировочные расходы уменьшат налоговую базу (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом нужно документально подтвердить производственный характер поездки (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 9 августа 2002 г. № 26-12/36998). Также уменьшите налогооблагаемую базу на сумму расходов на поездки учредителей (участников, акционеров), если они прибыли на заседание совета директоров, правления, наблюдательного совета или другого руководящего органа организации. Например, функции управляющего органа в акционерном обществе может выполнять собрание акционеров, если акционеров меньше 50 и такая возможность предусмотрена уставом (п. 1 ст. 64 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Такие расходы учтите в составе представительских (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Вопрос о признании затрат на поездки специалистов, состоящих с организацией в гражданско-правовых отношениях, является спорным.

Входной НДС

Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС по расходам, связанным с поездкой внештатного сотрудника (на проезд, питание, проживание и т. д.), которые организация оплачивает напрямую сторонним организациям?

Ответ: да, можно, при условии что расходы произведены в интересах организации.

Одно из условий принятия к вычету входного НДС по работам (услугам) сторонних организаций – приобретение работ (услуг) для осуществления операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Поэтому, если работы (услуги) сторонних организаций выполнены в интересах внештатного сотрудника, расходы на них не являются затратами организации, направившей человека в поездку. Соответственно, они не считаются расходами, связанными с деятельностью организации, облагаемой НДС. Таким образом, даже если все остальные условия для зачета входного налога выполнены (НДС предъявлен поставщиком и имеется правильно оформленный счет-фактура, работы (услуги) приняты на учет), принять его к вычету нельзя.

Не принятый к вычету входной НДС спишите за счет собственных средств организации:

Дебет 91-2 Кредит 19

– списан НДС за счет собственных средств организации.

Если расходы на поездку произведены в интересах организации, то входной НДС по ним примите к вычету. В этом случае считается, что работы (услуги) приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС. Чтобы подтвердить непосредственную связь расходов с деятельностью организации, в договоре с внештатным сотрудником закрепите следующее:

поездка необходима для выполнения работ (услуг) по гражданско-правовому договору (исполнение договора без поездки невозможно);

организация обязуется обеспечить человеку все условия для исполнения этого договора.

УСН

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить вознаграждения по гражданско-правовым договорам с внештатными сотрудниками в состав затрат, уменьшающих налоговую базу (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие расходы предусмотрены пунктом 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ. А эта статья распространяется на организации, которые применяют упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Сумму вознаграждений включите в состав расходов в момент их выплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если организация платит единый налог с доходов, выплаты по гражданско-правовым договорам налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть компенсацию расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Ответ: нет, нельзя.

Компенсация расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника в рамках гражданско-правового договора, базу по единому налогу не уменьшает. Такой вид затрат отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете единого налога при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичную позицию высказывал Минфин России, комментируя вопрос налогообложения таких расходов организациями на общей системе (письма Минфина России от 16 октября 2007 г. № 03-03-06/1/723 и от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844). Выводы финансового ведомства можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете единого налога на упрощенке. Они заключаются в следующем.

Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 августа 2005 г. № 1443/05 указал, что расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421, 781 ГК РФ). Поэтому, если такие затраты документально подтверждены (например, билетами или накладными на оплату билетов в безналичной форме – в отношении расходов на проезд), их можно учесть в составе расходов (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичной точки зрения раньше придерживался и Минфин России (письмо от 4 августа 2005 г. № 03-03-06/34). Письмо финансового ведомства посвящено организациям на общей системе налогообложения, однако его выводы можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Вместе с тем, в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых Минфин России изменил свою позицию, возможность следования данной точке зрения, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав вознаграждения. Тогда при расчете единого налога организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 21 ст. 255 НК РФ). Однако на сумму компенсации придется начислить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть расходы, связанные с поездкой внештатного сотрудника, которые она оплачивает напрямую сторонним компаниям? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Ответ: нет, нельзя.

Такой вид затрат отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

По общему правилу расходы на командировки (в т. ч. на проезд, проживание, суточные) учитываются в составе затрат при расчете единого налога при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако направить в командировку можно только штатного сотрудника организации, то есть человека, с которым заключен трудовой договор. Это следует из положений статей 166–168 Трудового кодекса РФ. Поэтому нормы подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ на служебные поездки внештатного сотрудника не распространяются.

Следовательно, суммы оплаты расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника в рамках гражданско-правового договора, базу по единому налогу не уменьшают.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому налоговую базу плательщиков ЕНВД выплаты по гражданско-правовым договорам не уменьшают.

ОСНО и ЕНВД

Поездка внештатных сотрудников может быть одновременно связана с деятельностью организации, облагаемой ЕНВД, и деятельностью, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения. В таком случае сумму выплат по гражданско-правовым договорам нужно распределить (например, когда компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения) (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Пример распределения расходов на служебную поездку внештатного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль организация рассчитывает ежемесячно). Розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

«Гермес» заключил договор возмездного оказания услуг с А.И. Ивановым, который не является штатным сотрудником. Обязанность «Гермеса» застраховать Иванова от несчастных случаев и профзаболеваний договором не обусловлена. Договором предусмотрена поездка Иванова в г. Ставрополь для проведения маркетинговых исследований на оптовых и розничных рынках Ставропольского края. Поездка состоялась в феврале 2015 года. По договору компенсация расходов, связанных с поездкой сотрудника, включается в сумму его вознаграждения. Вознаграждение Иванова составляет 17 000 руб. Общая сумма расходов Иванова за время поездки составила 10 620 руб.

Чтобы правильно распределить выплаты Иванову между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов организации.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности за февраль 2015 года, составляют:

по оптовой торговле (без учета НДС) – 25 000 000 руб.;
по розничной торговле – 13 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за февраль составляет:
25 000 000 руб. : (25 000 000 руб. + 13 000 000 руб.) = 0,6579.

Сумма вознаграждения (включая расходы на служебную поездку), выплаченного в рамках общей системы налогообложения за февраль, равна:
17 000 руб. × 0,6579 = 11 184,30 руб.

Сумма вознаграждения (включая расходы на служебную поездку), выплаченного в рамках деятельности, облагаемой ЕНВД, за февраль, составляет:
17 000 руб. – 11 184,30 руб. = 5815,70 руб.

Бухгалтер «Гермеса» начислил страховые взносы:

1) с вознаграждения, выплаченного в рамках оптовой торговли:

2460,55 руб. (11 184,30 руб. × 22%) – взносы на финансирование страховой части пенсии;
570,40 руб. (11 184,30 руб. × 5,1%) – взносы в ФФОМС.

2) с вознаграждения, выплаченного в рамках розничной торговли:

1279,45 руб. (5815,70 руб. × 22%) – взносы на финансирование страховой части пенсии;
296,60 руб. (5815,70 руб. × 5,1%) – взносы в ФФОМС.

При расчете налога на прибыль за февраль можно учесть:

сумму вознаграждения внештатного сотрудника (включая расходы на служебную поездку) в размере 11 184,30 руб.;
взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование в размере 3030,95 руб. (2460,55 руб. + 570,40 руб.).

Взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование были перечислены в бюджет в марте.

На сумму уплаченных страховых взносов, относящихся к деятельности организации на ЕНВД (1576,05 руб.), бухгалтер уменьшил сумму этого налога за I квартал 2015 года.