Как отразить в учете командировочные расходы, оплаченные банковской картой

Для оплаты расходов во время командировки сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту – расчетную (дебетовую) или кредитную (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266‑П).

Их можно использовать для оплаты командировочных расходов при служебных поездках как по России, так и за рубежом (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266‑П). Чтобы сотрудник мог использовать карту для расчетов в другом государстве, банк-эмитент должен иметь лицензию на проведение валютных операций. Сама карта должна относиться к одной из международных платежных систем (Visa, MasterСard и т. д.).

Оформление карт в банке

Банковские карты для оплаты расходов во время командировок оформляют на конкретных сотрудников. Поэтому к договору с банком приложите список сотрудников и укажите (при необходимости) лимит расходов в рублях или иностранной валюте. По одному банковскому счету может быть выдано несколько карт (на разных сотрудников). В то же время одной картой можно расплачиваться с нескольких счетов организации.

Об этом сказано в пунктах 2.1 и 2.2 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266‑П.

Отчет сотрудника о расходах

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55. К нему нужно приложить слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), подтверждающие суммы денег, снятых с корпоративного счета.

Дебетовая карта

В бухучете деньги, зачисленные на карту, выданную сотруднику для оплаты расходов во время командировок, отразите на счете 55 «Специальные счета в банках». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»  Кредит 51

– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»  Кредит 52

– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

Выдачу аванса при использовании дебетовой карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты

ООО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет 50 000 руб.

Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А.В. Львова. В январе Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил командировочные расходы в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 15 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 26 Кредит 71
– 15 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).

Кредитная карта

Операции по использованию кредитной корпоративной карты, выданной для оплаты расходов во время командировок, отражайте в бухучете с использованием счетов по кредитам и займам (66, 67). При открытии кредитной линии делайте проводки:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»  Кредит 66 (67)

– отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»  Кредит 66 (67)

– отражена сумма кредита, поступившая на валютный карточный счет.

Выдачу аванса при использовании кредитной карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию кредитной банковской карты

ООО «Альфа» заключило договор с банком на получение и обслуживание рублевой кредитной корпоративной карты. Банк открыл кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев под 12 процентов годовых. По договору проценты начисляются ежемесячно на фактически израсходованную сумму кредита.

Генеральный директор «Альфы» А. В. Львов был в командировке в г. Ростове. Сумма командировочных расходов, оплаченных с помощью кредитной карты, составила 38 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»  Кредит 66
– 38 000 руб. – отражена сумма кредита, поступившая на специальный карточный счет (на дату снятия денег с карты);

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 38 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов (на основании банковской выписки);

Дебет 26 Кредит 71
– 38 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета);

Дебет 91-2 Кредит 66
– 380 руб. (38 000 руб. × 12% : 12 мес.) – начислены проценты по кредиту;

Дебет 66 Кредит 51
– 380 руб. – заплачены проценты по кредиту.

Списание денег с карты

По мере того как сотрудник во время командировки будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете сделайте записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»

– выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»

– выдан валютный аванс на оплату командировочных расходов.

Если квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписок, подтверждающих факт списания денег со специального карточного счета, отразите выдачу аванса по кредиту счета 57 «Переводы в пути» (Инструкция к плану счетов). При этом сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 57 субсчет «Денежные средства в рублях»

– выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 57 субсчет «Денежные средства в валюте»

– выдан валютный аванс на оплату командировочных расходов.

После поступления выписок спишите денежные средства со счета 55:

Дебет 57 «Денежные средства в рублях» Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»

– отражено списание денежных средств (в рублях) со специального карточного счета;

Дебет 57 субсчет «Денежные средства в валюте» Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»

– отражено списание денежных средств (в валюте) со специального карточного счета.

Комиссия за обслуживание

За открытие и обслуживание пластиковых карт банк, как правило, взимает комиссию. В бухучете эти расходы отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 51 (55)

– перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание специального карточного счета.

Бухучет операций в валюте

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отразите в рублях по курсу ЦБ РФ на день списания (пп. 4–6 ПБУ 3/2006). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):

Дебет 91-2  Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»

– отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»  Кредит 91-1

– отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

Налог на прибыль

Для оплаты командировочных расходов сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту. При расчете налога на прибыль командировочные расходы, оплаченные при помощи банковской карты, учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Налог на прибыль: расходы на открытие и использование карт

Операции по открытию и использованию банковских карт, выданных сотрудникам для командировок, сопровождаются следующими расходами:

• комиссионные банку;
• разницы между официальным и коммерческим курсами валют (курсом, который банк применяет при расчетах с клиентами).

За открытие и обслуживание пластиковых карт банк, как правило, берет комиссию. При расчете налога на прибыль сумму комиссии включите в состав внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Разницу между официальным и коммерческим курсами валют включите в состав:

• внереализационных расходов – если коммерческий курс валют в банке выше официального курса (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ);
• внереализационных доходов – если коммерческий курс валют в банке ниже официального курса (п. 2 ст. 250 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении операций, связанных с открытием и обслуживанием банковских карт для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 16 апреля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту. 17 апреля Кондратьев снял за границей через банкомат 400 евро для оплаты услуг гостиницы.

Официальный курс евро на 17 апреля 2015 года – 52,9087 руб. за евро.
При получении валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу 53,15 руб. за евро.

В конце месяца за обслуживание корпоративного карточного счета банк удержал комиссию в размере 500 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

16 апреля:

Дебет 55 Кредит 51
– 35 000 руб. – перечислены деньги на карточный счет.

17 апреля:

Дебет 71 Кредит 55
– 21 163,48 руб. (400 EUR × 52,9087 руб./EUR) – отражена выдача денег под отчет;

Дебет 91-2 Кредит 55
– 96,52 руб. (400 EUR × (53,15 руб./EUR – 52,9087 руб./EUR)) – отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дебет 91-2 Кредит 55
– 500 руб. – удержано банком вознаграждение за обслуживание карточного счета.

При расчете аванса по налогу на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав внереализационных расходов комиссию банку (500 руб.) и отрицательную разницу между курсами валют (96,52 руб.).

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Если расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека, включите их в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

УСН: командировочные расходы

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то затраты на командировку, оплаченные при помощи банковской карты, учтите при расчете налоговой базы по единому налогу. Сотрудник должен подтвердить эти расходы, приложив к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Если расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека, включите их в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Хотя эти письма адресованы плательщикам налога на прибыль, ими могут руководствоваться и организации на упрощенке. Ведь командировочные расходы названы в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. А критерии принятия затрат при упрощенке те же, что и для налога на прибыль: расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация платит единый налог с доходов, то командировочные и иные расходы налоговую базу не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Ведь при объекте налогообложения «доходы» организация вообще не отражает никаких расходов в налоговом учете.

УСН: комиссия банка

Комиссию банку за открытие и обслуживание банковских карт включите в состав расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении операций, связанных с открытием и обслуживанием банковских карт для оплаты командировочных расходов. Организация применяет упрощенку (доходы минус расходы)

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был направлен в загранкомандировку. 16 апреля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту. 17 апреля Кондратьев снял за границей через банкомат 400 евро для оплаты услуг гостиницы.

Официальный курс евро на 17 апреля 2015 года – 52,9087 руб. за евро.
При получении валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу 53,15 руб. за евро

В конце месяца за обслуживание корпоративного карточного счета банк удержал с организации комиссию в сумме 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

16 апреля:

Дебет 55 Кредит 51
– 35 000 руб. – перечислены деньги на карточный счет.

17 апреля:

Дебет 71 Кредит 55
– 21 163,48 руб. (400 EUR × 52,9087 руб./EUR) – отражена выдача денег под отчет;

Дебет 91-2 Кредит 55
– 96,52 руб. (400 EUR × (53,15 руб./EUR – 52,9087 руб./EUR)) – отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дебет 91-2 Кредит 55
– 300 руб. – удержано банком вознаграждение за обслуживание карточного счета.

При расчете аванса по единому налогу за полугодие бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов комиссию за обслуживание банковской карты в сумме 300 руб. Отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты (96,52 руб.) при налогообложении не учитывается.

См. также оплата банковских услуг - проводки

УСН: разницы между курсами банков

Положительную разницу между официальным и коммерческим курсами валют включите в состав доходов независимо от объекта налогообложения. Все организации на упрощенке должны руководствоваться перечнем доходов, который приведен в статье 250 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Положительные разницы между официальным и коммерческим курсами валют упомянуты в пункте 2 этой статьи.

Отрицательную разницу между официальным и коммерческим курсами валют в расходы включить нельзя. Организациям, которые платят единый налог с доходов, – потому что при расчете налога они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Организациям, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Аналогичной точки зрения придерживаются и налоговые инспекторы (письмо ФНС России от 12 ноября 2004 г. № 22-1-14/1786).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому расходы, связанные с открытием и использованием банковских карт, на расчет налоговой базы не влияют.

ОСНО и ЕНВД

В загранкомандировку может быть направлен сотрудник, который одновременно занят в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В таком случае расходы, связанные с открытием и использованием банковских карт, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Расходы, связанные с открытием и использованием банковских карт, для оплаты командировки сотрудника, занятого только в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Пример распределения расходов, связанных с открытием и использованием банковской карты для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. Объемы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляют:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 15 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 5 500 000 руб.

Других доходов организация не получала.

Генеральный директор организации А.В. Львов с 16 по 18 марта находился в загранкомандировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Чтобы обеспечить Львова валютой, организация перевела со своего расчетного счета на специальный карточный счет 40 000 руб. Расчетная банковская карта оформлена на имя Львова. Комиссионное вознаграждение банка составило 250 руб.

Чтобы распределить сумму комиссии банку между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:
15 000 000 руб. : (15 000 000 руб. + 5 500 000 руб.) = 0,7317.

Сумма комиссии банку за открытие и обслуживание банковской карты, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
250 руб. × 0,7317 = 182,93 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Сумма комиссии банку, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
250 руб. – 182,93 руб. = 67,07 руб.