Подотчетные суммы » Расчеты с персоналом

Как отразить в учете безналичное приобретение валюты для загранкомандировки

 

Заявление на снятие денег

 

Выдать валютный аванс на загранкомандировку можно, сняв деньги с текущего валютного счета (подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ). Для этого в банк нужно подать заявление (письмо). Унифицированной формы этого документа в законодательстве нет. Как правило, его форма имеется в банке. Заявление (письмо) на получение иностранной валюты должно содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У. Кроме того, его должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации (п. 2.1 указания ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У).

 

Покупка безналичной валюты

 




При переводе рублей на приобретение валюты сделайте проводку:

 

Дебет 57 (76) Кредит 51

– перечислены деньги на покупку валюты.

 

Поступление купленной валюты на текущий валютный счет отразите так:

 

Дебет 52 Кредит 57 (76)

– зачислена валюта на валютный счет (на основании выписки банка).

 

Купленную валюту оприходуйте по официальному курсу, действующему на дату поступления денег (п. 4–6 ПБУ 3/2006).

 

Если на валютном счете организации валюты не хватает, ее можно приобрести дополнительно. Для этого банку нужно дать поручение на покупку валюты.

 

Курс валюты, по которому ее покупает банк, обычно отличается от официального. Если валюта куплена дороже, чем курс ЦБ РФ, возникнут прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99). Если дешевле – прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99).

 

Пример отражения в бухучете операции по покупке валюты для оплаты командировочных расходов

5 февраля ООО «Альфа» направляет менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку. На валютном счете организации денег нет. Поэтому 1 февраля «Альфа» перечислила с расчетного счета 28 000 руб. и дала поручение банку приобрести необходимую валюту (900 долл. США).

1 февраля банк купил валюту по курсу 26,7 руб. за доллар и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 200 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу.

Официальный курс доллара США на 1 февраля составил 26,5484 руб. за доллар.

1 февраля бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 57 Кредит 51
– 28 000 руб. – перечислены деньги на покупку валюты;

Дебет 52 Кредит 57
– 23 894 руб. (900 USD × 26,5484 руб./USD) – зачислена валюта на валютный счет организации;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 200 руб. – удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 136 руб. (900 USD × (26,7 руб./USD – 26, 5484 руб./USD)) – отражена разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ;

Дебет 51 Кредит 57
– 3770 руб. (28 000 руб. – 23 894 руб. – 200 руб. – 136 руб.) – возвращен остаток неизрасходованных денег;

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 23 894 руб. – оприходована наличная валюта в кассу.

 

Поступление валюты в кассу

 

Когда организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 «Касса» нужно открыть субсчета для обособленного учета каждой наличной валюты (Инструкция к плану счетов). Например, можно использовать субсчета «Касса в долларах США», «Касса в евро» и т. д.

 

В бухучете поступление наличной валюты (например, долларов США) отразите проводкой:

 

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52

– получены доллары США для оплаты командировочных расходов (по курсу ЦБ РФ на день поступления денег в кассу).

 

В большинстве банков за снятие денег с валютного счета придется заплатить комиссию. В бухучете эту сумму включите в состав прочих расходов (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99).

 

Выдача валюты под отчет

 

Выдачу наличной валюты сотруднику под отчет оформите расходным кассовым ордером по форме № КО–2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

 

В какой валюте заполнять расходный кассовый ордер при выдаче аванса на загранкомандировку, см. Как проводить операции по валютной кассе.

 

В бухучете выдачу наличной валюты сотруднику отразите проводкой:

 

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»

– выданы доллары США сотруднику под отчет.

 

Курсовые разницы

 

При выдаче валютного аванса на командировку могут возникнуть курсовые разницы. Это произойдет, если дата оприходования валюты в кассу не совпадет с датой выдачи денег под отчет. В этом случае определите разницу между суммами аванса, пересчитанными по официальному курсу валюты на каждую из этих дат.

 

В других случаях пересчет суммы аванса на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату не производится. Следовательно, курсовой разницы, например, из-за изменения курса валюты на день выдачи аванса и дату утверждения авансового отчета (или последний день месяца) возникнуть не может.

 

Такой вывод следует из положений пунктов 7, 9, 10 ПБУ 3/2006.

 

В бухучете положительные курсовые разницы отразите в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99), отрицательные – в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

 

Ответственность

 

Внимание: за нарушение порядка приобретения валюты Федеральная служба финансово-бюджетного надзора может оштрафовать организацию, ее руководителя и главного бухгалтера. Размер штрафа – от 75 до 100 процентов суммы аванса, выданного на командировочные расходы. Основание – часть 1 статьи 15.25, статья 23.60 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

 

Налог на прибыль: комиссия банка

 

При расчете налога на прибыль комиссию банку за снятие денег с валютного счета включите:

  • в состав прочих расходов, если командировка сотрудника непосредственно связана с производственной деятельностью (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  • в состав внереализационных расходов, если командировка не связана с производством, но экономически обоснованна (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

 

Пример отражения в бухучете и при налогообложении комиссии банка за выдачу наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

11 января ОАО «Производственная фирма "Мастер"» направило в загранкомандировку менеджера А.С. Кондратьева. Цель командировки – заключение договора поставки производственного оборудования. В этот же день организация сняла со своего валютного счета 500 долл. США и выдала их Кондратьеву под отчет. Комиссионное вознаграждение банка – 50 руб.

Для учета наличной валюты к счету 50 открыт субсчет «Касса в долларах США».

Условный курс доллара США на 11 января составил 30,1851 руб. за доллар.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 15 093 руб. (500 USD × 30,1851 руб./USD) – получена иностранная валюта для оплаты командировочных расходов;

Дебет 91-2 Кредит 76
– 50 руб. – удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 15 093 руб. – выдан Кондратьеву валютный аванс на оплату командировочных расходов.

Командировка Кондратьева связана с производственной деятельностью. Поэтому при расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Мастера» включил комиссионное вознаграждение в сумме 50 руб. в состав прочих расходов.

 

Налог на прибыль: курсовые разницы

 

Разницу между официальным курсом валюты и курсом, по которому ее купил банк, включите в состав:

  • внереализационных расходов – если курс покупки выше официального (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ);
  • внереализационных доходов – если курс покупки ниже официального (п. 2 ст. 250 НК РФ).

 

Пример отражения в бухучете и при налогообложении разницы между официальным и коммерческим курсами валюты, приобретенной для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

12 января ОАО «Производственная фирма "Мастер"» планирует направить начальника цеха В.К. Волкова в загранкомандировку. Командировка Волкова связана с производственной деятельностью.

На валютном счете организации денег нет. Поэтому организация перечислила с расчетного счета 32 000 руб. и поручила обслуживающему банку приобрести необходимую валюту (1000 долл. США).

11 января банк купил валюту по курсу 30,3 руб. за доллар и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 300 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу.

Для учета наличной валюты к счету 50 открыт субсчет «Касса в долларах США».

Условный курс доллара США на 11 января составил 30,1851 руб. за доллар.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 57 Кредит 51
– 32 000 руб. – перечислены деньги на покупку валюты;

Дебет 52 Кредит 57
– 30 185 руб. (1000 USD × 30,1851 руб./USD) – зачислена валюта на валютный счет организации;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 300 руб. – удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 115 руб. (1000 USD × (30,3 руб./USD – 30,1851 руб./USD)) – отражена разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ;

Дебет 51 Кредит 57
– 1400 руб. (32 000 руб. – 30 185 руб. – 300 руб. – 115 руб.) – возвращен остаток неизрасходованных денег;

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 30 185 руб. – оприходована наличная валюта в кассу.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Мастера» включил разницу между официальным и коммерческим курсами валюты (115 руб.) в состав внереализационных расходов и комиссионное вознаграждение (300 руб.) в состав прочих расходов.

 

Положительную курсовую разницу, возникающую при выдаче валютного аванса для оплаты командировочных расходов, включите в состав внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 НК РФ). Отрицательную – в состав внереализационных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

 

Пример отражения в бухучете и при налогообложении курсовых разниц, возникающих при выдаче валютного аванса для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку. 11 января для оплаты командировочных расходов организация сняла с валютного счета 600 долл. США. 13 января валюта была выдана Кондратьеву под отчет. 19 января сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет. Сумма документально подтвержденных расходов составила 600 долл. США (перерасхода по подотчетным суммам не было).

Для учета наличной валюты к счету 50 открыт субсчет «Касса в долларах США».

Условный курс доллара США составляет:

  • 11 января – 30,1851 руб./долл.;
  • 13 января – 29,3774 руб./долл.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

11 января:

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 18 111 руб. (600 USD × 30,1851 руб./USD) – оприходована валюта в кассу.

13 января:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 17 626 руб. (600 USD × 29,3774 руб./USD) – выдан Кондратьеву валютный аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 91-2 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 485 руб. (600 USD × (29,3774 руб./USD – 30,1851 руб./USD)) – учтена отрицательная курсовая разница.

19 января:

Дебет 26 Кредит 71
– 17 626 руб. – списаны командировочные расходы.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав внереализационных расходов отрицательную курсовую разницу в размере 485 руб.

 

УСН: комиссия банка

 

При применении упрощенки учет расходов в виде комиссии банку за снятие денег с валютного счета зависит от объекта налогообложения, выбранного организацией.

 

Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на комиссию банку налоговую базу не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

 

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, комиссию банку включите в состав расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

 

Пример отражения в бухучете и при налогообложении комиссии банка за выдачу наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ЗАО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Организация ведет бухучет в полном объеме.

Для учета наличной валюты к счету 50 открыт субсчет «Касса в долларах США».

11 января «Альфа» направила своего сотрудника в загранкомандировку. В этот же день организация сняла со своего валютного счета 300 долл. США. Комиссионное вознаграждение банка составило 50 руб. Деньги были выданы сотруднику под отчет.

Условный курс доллара США на 11 января составил 30,1851 руб. за доллар.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 9056 руб. (300 USD × 30,1851 руб./USD) – получена в банке валюта для оплаты командировочных расходов;

Дебет 91-2 Кредит 76
– 50 руб. – удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 9056 руб. – выдан валютный аванс для оплаты командировочных расходов.

При расчете единого налога за I квартал бухгалтер «Альфы» включил сумму комиссионного вознаграждения (50 руб.) в состав расходов, уменьшающих налоговую базу.

 

УСН: разницы между курсами банков

 

Положительную разницу между официальным и коммерческим курсами валют включите в состав доходов независимо от объекта налогообложения. Все организации, применяющие упрощенку, должны руководствоваться перечнем доходов, который приведен в статье 250 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Положительные разницы между официальным и коммерческим курсами валют упомянуты в пункте 2 этой статьи.

 

Отрицательную разницу между официальным и коммерческим курсами валют в расходы включить нельзя. Организациям, которые платят единый налог с доходов, – потому что при расчете налога они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Организациям, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

 

Аналогичной точки зрения придерживаются и в налоговой службе (письмо ФНС России от 12 ноября 2004 г. № 22-1-14/1786).

 

Пример отражения в бухучете и при налогообложении разницы между официальным и коммерческим курсами валюты, приобретенной для оплаты командировочных расходов. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ЗАО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Организация ведет бухучет в полном объеме. 12 января организация планирует направить менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку. На валютном счете «Альфы» денег нет. Поэтому организация перечислила с расчетного счета 22 000 руб. и поручила обслуживающему банку приобрести необходимую валюту (700 долл. США).

11 января банк купил валюту по курсу 30,2 руб. за доллар и зачислил ее на валютный счет «Альфы» за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 200 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу. Для учета наличной валюты к счету 50 открыт субсчет «Касса в долларах США».

Условный курс доллара США на 11 января составил 30,1851 руб. за доллар.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 57 Кредит 51
– 22 000 руб. – перечислены деньги на покупку валюты;

Дебет 52 Кредит 57
– 21 130 руб. (700 USD × 30,1851 руб./USD) – зачислена валюта на валютный счет;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 200 руб. – удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 91-2 Кредит 57
– 10 руб. (700 USD × (30,1851 руб./USD – 30,2 руб./USD)) – отражена отрицательная разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ;

Дебет 51 Кредит 57
– 660 руб. (22 000 руб. – 21 130 руб. – 200 руб. – 10 руб.) – возвращен остаток неизрасходованных денег;

Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 21 130 руб. – оприходована наличная валюта в кассу.

При расчете единого налога за I квартал бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов комиссионное вознаграждение в сумме 200 руб. Разница между официальным и коммерческим курсами валюты (10 руб.) в состав расходов, уменьшающих налоговую базу, не была включена.

 

ЕНВД

 

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому расходы, связанные с приобретением валюты для оплаты загранкомандировок, на расчет налоговой базы не влияют.

 

Совмещение ОСНО и ЕНВД

 

В загранкомандировку может быть направлен сотрудник, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В таком случае расходы, связанные с приобретением валюты для оплаты командировки, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

 

Расходы, связанные с приобретением валюты для оплаты командировки сотрудника, занятого только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

 

Пример распределения комиссии банку за выдачу наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Объемы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за январь, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 24 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 8 500 000 руб.

Других доходов организация не получала.

Генеральный директор организации А.В. Львов с 11 по 13 января находился в загранкомандировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Чтобы обеспечить Львова валютой, организация сняла со своего валютного счета 300 долл. США. Комиссионное вознаграждение банка составило 100 руб.

Чтобы распределить сумму комиссии между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
24 000 000 руб. : (24 000 000 руб. + 8 500 000 руб.) = 0,738.

Сумма комиссии банку за выдачу наличной валюты, которую нужно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
100 руб. × 0,738 = 74 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь.

Сумма комиссии, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
100 руб. – 74 руб. = 26 руб.


По материалам открытых источников