Подотчетные суммы » Расчеты с персоналом

Как отразить в бухгалтерском учете выплаты командированному сотруднику

 

Средний заработок

 

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. Какие командировочные расходы необходимо оплатить для штатного сотрудника. Начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отразите проводкой:

 

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91…) Кредит 70

– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.




 

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).

 

Подробнее об этом см.:

 

Командировочные расходы

 

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

 

Дебет 08 (10) Кредит 71

– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

 

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71

– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

 

Дебет 44 Кредит 71

– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

 

Дебет 28 Кредит 71

– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

 

Дебет 91-2 Кредит 71

– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

 

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

 

Дебет 76 (60) Кредит 51

– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

 

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

 

Дебет 26 (20, 25, 44…) Кредит 76 (60)

– списаны расходы на командировку.

 

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

 

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)

– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

 

Дебет 71 Кредит 50-3

– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

 

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

 

Дебет 26 (20, 25, 44…) Кредит 71

– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

 

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

 

А как отражать НДС по приобретенным проездным документам? Все зависит от того, как оформлены первичные документы. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам проездной документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

 

Если сумма НДС не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

 

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января начальник цеха ООО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.

20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

 

Приобретение электронного билета

 

Ситуация: как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом? Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности.

 

Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.

 

Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

 

Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:

 

Дебет 76 (60) Кредит 51

– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

 

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

 

В учете отразите это так:

 

Дебет 26 (20, 25, 44…) Кредит 76 (60)

– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

 

Командировка для заключения договора на будущий год

 

Ситуация: как отразить в бухучете командировочные расходы и средний заработок сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

 

Если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка. То есть условие списания затрат в бухучете соблюдено (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

 

Дебет 20 (44, 25, 26…) Кредит 71 (76, 60)

– учтены командировочные расходы сотрудника;

 

Дебет 20 (44, 25, 26…) Кредит 70

– начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

 

Но в определенном случае командировочные расходы, связанные с заключением договоров на будущий год, могут быть учтены и на счете 97 «Расходы будущих периодов». Несмотря на то что с 2011 года счет 97 используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее, его можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих ПБУ. Либо суммы могут быть учтены на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

  • организация понесла расходы, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
  • данные расходы не формируют стоимость материально-производственных запасов или показатель производственной себестоимости и не связаны с продажей товаров текущего периода;
  • расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов и не влияют на финансовый результат текущего периода.

 

Таким образом, если цель командировки – заключение договора на будущий год и этот договор предусматривает, что командирующая организация получит доход в будущем (например, реализует продукцию потенциальному покупателю), то командировочные затраты могут быть отражены в составе расходов будущих периодов. Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия. Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

 

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70

– учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

 

Дебет 20 (44, 25, 26…) Кредит 97

– списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

 

НДС по командировочным расходам

 

Суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в соответствующих бланках строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, НДС спишите проводками:

 

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60)

– учтен НДС по командировочным расходам;

 

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– принят к вычету НДС по командировочным расходам.

 

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшат налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ). Ее следует списать проводкой:

 

Дебет 91-2 Кредит 19

– списан НДС по расходам непроизводственного характера.


По материалам открытых источников