Подотчетные суммы » Расчеты с персоналом

Как отразить в бухгалтерском учете выдачу аванса на командировку

 

Командировка по России

 

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.




 

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  • деньги, полученные с ее расчетного счета;
  • выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

 

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

 

Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

 

В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

 

 

 

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

 

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

 

Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 15 по 18 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

14 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

 

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) сотруднику для командировки по России можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

 

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

 

Дебет 50-3 Кредит 76

– приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

 

Выдачу дорожных чеков сотруднику отразите так:

 

Дебет 71 Кредит 50-3

– выданы дорожные чеки сотруднику для оплаты командировочных расходов.

 

Пример отражения в бухучете операции по выдаче дорожных чеков сотруднику, направленному в командировку по России

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов выезжает в командировку в г. Челябинск. Срок командировки – с 11 по 14 марта. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 76
– 20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

7 марта Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:

Дебет 71 Кредит 50-3
– 20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

 

Загранкомандировка

 

Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:

– снять деньги со своего валютного счета;

– купить валюту в обслуживающем банке;

– выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.

 

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.

 

Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте?

 

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет.

 

Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета. Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

 

Банк России в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г. № 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч. 3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.

 

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

 

Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

 

Совет: поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях или выдачу валюты в безналичном порядке – путем перечисления на пластиковую банковскую карту.

 

По возвращении из командировки сотрудник составляет авансовый отчет. Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому.


По материалам открытых источников