ОСНО: НДС
Если организация является плательщиком НДС, то налог со стоимости служебных телефонных переговоров примите к вычету. Услуги мобильной связи в части личных переговоров не признаются оказанными для ведения деятельности, облагаемой НДС. Поэтому сумму налога со стоимости личных звонков к вычету не принимайте и при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: в какой момент можно принять к вычету входной НДС, уплаченный при приобретении карт экспресс-оплаты мобильной связи для сотрудников?
НДС по картам экспресс-оплаты принимайте к вычету только после того, как услуга будет оказана.
В момент покупки карт или их активирования принять налог к вычету нельзя. НДС примите к вычету по мере использования карты в размере, соответствующем фактически понесенным затратам на сотовую связь. Такой вывод следует из статьи 171 Налогового кодекса РФ и подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2013 г. № А56-55972/2012).
Принять к вычету НДС можно независимо от того, будут ли учтены расходы на связь при расчете налога на прибыль. Ведь прямой связи между тем, включены ли те или иные расходы в состав затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль, и вычетом «входного» НДС налоговое законодательство не устанавливает (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 августа 2004 г. № А56-50026/03).
Совет: есть способ, позволяющий принять НДС, уплаченный при приобретении карт экспресс-оплаты, к вычету в момент покупки.
Оформите покупку карт оплаты как предоплату сотовому оператору за услуги связи.
НДС по перечисленному авансу можно принять к вычету.
Но только если одновременно выполняются следующие условия:
- налог предъявлен поставщиком услуг связи;
- аванс перечислен в счет предстоящего оказания услуг, предназначенных для использования в операциях, облагаемых НДС;
- аванс перечислен в денежной форме;
- наличие счета-фактуры от сотового оператора;
- наличие документов, подтверждающих фактическое перечисление аванса;
- наличие договора, предусматривающего перечисление аванса.
Это следует из положений статьи 171 и пункта 9 статьи 172 Налогового кодекса РФ.
Таким образом, если организация заключит с оператором сотовой связи договор, предусматривающий перечисление предоплаты, и получит от него счет-фактуру, то НДС, уплаченный в составе аванса, можно будет принять к вычету (при выполнении всех прочих условий).
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на оплату услуг мобильной связи не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то расходы на оплату услуг мобильной связи в части служебных телефонных переговоров уменьшают налоговую базу (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Расходы учтите только после их фактической оплаты оператору связи (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете единого налога не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319). Указанное письмо посвящено организациям, применяющим общую систему налогообложения. Однако им могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы на оплату услуг мобильной связи не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Организация может оплатить телефонные переговоры сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае сумму расходов нужно распределять (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Расходы на оплату телефонных переговоров сотрудников, занятых в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.
Расходы на оплату служебных телефонных переговоров, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения, можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату личных телефонных переговоров при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).
Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре оператора мобильной связи, также нужно распределить. Распределите НДС пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Пример распределения расходов на оплату служебных телефонных переговоров сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляет:
- по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 800 000 руб.;
- по розничной торговле – 650 000 руб.
Других доходов организация не получала.
Главный бухгалтер организации А.С. Глебова пользуется правом ведения переговоров по мобильному телефону за счет организации. По расшифровке счета оператора мобильной связи за январь стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой составила 708 руб. (в т. ч. НДС – 108 руб.).
Чтобы распределить расходы между двумя видами деятельности организации, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
1 800 000 руб. : (1 800 000 руб. + 650 000 руб.) = 0,735.
Сумма расходов на оплату телефонных переговоров, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
(708 руб. – 108 руб.) × 0,735 = 441 руб.
Сумма расходов на оплату телефонных переговоров, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
(708 руб. – 108 руб. – 441 руб.) = 159 руб.
Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам I квартала.
Возмещение сотрудником материального ущерба
Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.
Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.
Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.
Ситуация: должен ли сотрудник возместить ущерб организации, если он потерял служебный телефон? Аппарат принадлежал организации и был закреплен за потерявшим его сотрудником.
Ответ: да, должен.
В этом случае сотрудник обязан возместить организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Обратите внимание, если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Действуйте так:
- Создайте специальную комиссию по расследованию факта потери (ст. 247 ТК РФ).
- Подсчитайте сумму потери (по рыночной цене на день причинения ущерба).
- Возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа – составьте акт (ст. 247 ТК РФ).
- Подготовьте приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позднее чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.
- Удержите сумму ущерба.
Ситуация: можно ли взыскать с сотрудника стоимость личных разговоров по служебному телефону, если он уже уволился? Добровольно возместить стоимость разговоров сотрудник отказывается.
Ответ: да, можно.
Но для этого организации необходимо обратиться в суд (ст. 232 и 381 ТК РФ). Такое мнение высказал Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 16 ноября 2006 г. № 52.
Срок обращения организации в суд – один год со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска срока исковой давности по уважительным причинам суд может восстановить его. Об этом сказано в статье 392 Трудового кодекса РФ.
При этом взыскать ущерб от личных разговоров сотрудника можно лишь в том случае, если в организации установлены правила пользования служебными телефонами и за сотрудником закреплен аппарат. Такие положения могут быть прописаны, например, в должностной инструкции, трудовом договоре либо в отдельном документе «О порядке пользования служебными мобильными телефонами». Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правилами под роспись. Тогда в случае нарушения он будет нести материальную ответственность. Организация должна лишь доказать сумму причиненного ей ущерба (ст. 233 ТК РФ).
Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику, если сотрудник возмещает стоимость личных переговоров со служебного телефона наличными в кассу?
Ответ: нет, не нужно.
Контрольно-кассовая техника применяется только при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54‑ФЗ). Организация, которая оплатила личные переговоры сотрудника со служебного телефона, не оказывала ему услуги связи. В данном случае сотрудник наличными возмещает организации причиненный ей ущерб. Поэтому применять ККТ не нужно.
В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).
Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:
Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.
Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:
Дебет 50 Кредит 73
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.
Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).
Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;
Дебет 26 Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;
Дебет 73 Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;
Дебет 19 Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;
Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;
Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.
Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов организации по оплате его личных телефонных переговоров? Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи.
Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник будет обязан возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224, от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации организация вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение.
Если организация применяет УСН и платит единый налог с доходов, то такие суммы учтите в составе доходов от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).
Налоговую базу нужно увеличить:
– либо в тот день, когда сотрудник вносит сумму возмещения в кассу;
– либо в тот день, когда эта сумма удержана из его зарплаты.
Такой порядок следует из пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами компенсацию сотрудником затрат организации по оплате его личных телефонных переговоров? Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи.
Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. При этом сотрудник обязан будет возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в расходах при расчете единого налога при упрощенке (подп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров. Возмещенную сотрудником сумму нужно отнести на доходы от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).
Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. Порядок учета расходов на оплату личных телефонных переговоров, приведенный в этих письмах, сделан в отношении расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Однако его можно применить и при расчете единого налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
