Сотрудник, работающий в организации, может обучаться в учебных заведениях (организациях, осуществляющих образовательную деятельность), реализующих образовательные программы:
- имеющих государственную аккредитацию;
- не имеющих государственной аккредитации.
По окончании обучения сотруднику выдаются:
- документы об образовании (квалификации) государственного образца, если человек успешно прошел государственную итоговую аттестацию (сдал госэкзамен);
- документы об образовании (квалификации), образцы которых учебное заведение устанавливает самостоятельно, если человек успешно прошел итоговую аттестацию.
Это предусмотрено частями 3 и 4 статьи 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.
Когда на сотрудника распространяются гарантии
Если сотрудник совмещает работу с обучением, ему положены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. Среди них дополнительные отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, сокращенная рабочая неделя, оплата проезда к месту учебы и обратно.
Проезд к месту учебы и обратно нужно оплатить тем сотрудникам, которые учатся:
- в вузах по заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
- в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также по программам ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ);
- в учебных заведениях среднего профессионального образования (техникумах, колледжах и т. д.) по заочной форме обучения (ст. 174 ТК РФ).
Студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального образования проезд оплатите, только когда одновременно выполняются следующие условия:
- образование данного уровня сотрудник получает впервые (или организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним договор) (ч. 1 ст. 177 ТК РФ);
- сотрудник учится успешно (это условие действует только для студентов вузов) (ст. 173 ТК РФ);
- программа, по которой обучается сотрудник, имеет госаккредитацию (ст. 173, 174 ТК РФ). Работодатель по собственной инициативе может оплатить проезд и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 ТК РФ).
Аспирантам (ординаторам и т. п.) проезд оплатите при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).
Администрация должна оплатить сотруднику проезд к месту учебы и обратно независимо от того, сколько времени он проработал в организации. Ограничения по стажу, дающему право на такую гарантию, в законодательстве не установлены.
Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, гарантии ему предоставляются только в связи с обучением в одном из них по выбору самого сотрудника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).
Порядок оплаты проезда
Проездные билеты оплатите полностью:
- студентам, которые учатся по заочной форме по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
- аспирантам (ординаторам), а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).
Студентам-заочникам, получающим профессиональное образование в среднем учебном заведении, оплатите проезд в половинном размере (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).
Ответственность за непредставление гарантий
Внимание: за отказ в предоставлении гарантий, установленных Трудовым кодексом, трудовая инспекция может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя).
Ответственность предусматривает:
- для организаций – наложение административного штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.;
- для предпринимателей – наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.
Повторное совершение нарушения лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, может повлечь штраф:
- для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
- для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.
Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.
Такая ответственность установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Ситуация: нужно ли оплачивать проезд на практику и обратно работающим студентам-заочникам?
Ответ: нет, не нужно.
Законодательством не предусмотрена оплата проезда на практику студентам, обучающимся на заочных отделениях вузов. Студентам очных отделений проезд на практику и обратно (железнодорожным или водным транспортом) должен оплатить вуз (п. 22 Положения, утвержденного приказом Минобразования России от 25 марта 2003 г. № 1154).
Работающим студентам-заочникам организация обязана оплатить только проезд к месту учебы и обратно. Эта льгота предоставляется один раз в учебном году и только при обучении по программе, имеющей государственную аккредитацию (ст. 173 ТК РФ).
Бухучет
В бухучете расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислена компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно.
Компенсацию выплатите на основании справки-вызова и проездных документов. Форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368. Получить их студент должен в своем учебном заведении.
В бухучете выплату компенсации отразите записью:
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачена компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно.
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно, установленная законодательством, не облагается:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 24 июля 2007 г. № 03-04-06-01/260);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 939-19);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
НДФЛ также не удерживайте с доходов в виде оплаты проезда к месту учебы и обратно сотрудникам в возрасте до 18 лет, обучающимся в российских общеобразовательных учебных заведениях (школах, гимназиях и т. п.). Освобождение от налога возможно, если у этих заведений имеется лицензия. Такой вывод следует из пункта 45 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, а также начислять страховые взносы с суммы компенсации сотруднику расходов на проезд к месту учебы и обратно. Сотрудник учится по программе, не имеющей госаккредитации?
Ответ: да, нужно.
Если образовательная программа, по которой учится сотрудник, не имеет госаккредитации, то компенсировать сотруднику расходы на проезд к месту учебы и обратно организация вправе, но не обязана. Выплатить такую компенсацию она может, если данное условие предусмотрено трудовым (коллективным) договором (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 ТК РФ).
В свою очередь, от уплаты НДФЛ и страховых взносов освобождаются только компенсации, установленные действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Законодательно компенсация расходов на проезд к месту учебы и обратно предусмотрена только для сотрудников, которые обучаются в рамках образовательных программ, имеющих госаккредитацию (ч. 3 ст. 173, ч. 3 ст. 174 ТК РФ). Поэтому при отсутствии такой аккредитации с суммы компенсации стоимости проезда нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (п. 1 ст. 210 НК РФ, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Аналогичный вывод позволяют сделать разъяснения, которые содержатся в письмах Минфина России от 7 марта 2012 г. № 03-04-06/9-60, от 24 июля 2007 г. № 03-04-06-01/260 и Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 939-19.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО
Предусмотренные трудовым (коллективным) договором затраты на оплату проезда сотрудника к месту учебы и обратно включите в состав расходов на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов на проезд от места учебы до места работы, если дата окончания учебного отпуска не совпадает с датой проездного билета? Сотрудник уходит в основной отпуск сразу после учебного.
Ответ: да, можно.
По согласованию между сотрудниками и администрацией организации к учебным отпускам могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 177 ТК РФ). При этом ежегодные оплачиваемые отпуска организация вправе предоставить как до начала учебного отпуска, так и после него. Следовательно, организация имеет все основания уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость проезда от места учебы к месту работы. Даже если к учебному отпуску был присоединен очередной отпуск. Такая точка зрения подтверждается письмом Минфина России от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/4/24.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на проезд сотрудника к месту учебы и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения
А.С. Кондратьев работает менеджером в ООО «Торговая фирма "Гермес"». Организация расположена в г. Москве. Одновременно Кондратьев заочно учится в государственном институте торговли, который находится в г. Орле. Для него это первое высшее образование. Образовательная программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию.
В апреле Кондратьев сдавал экзамены, для чего уезжал в г. Орел. На основании справки-вызова и железнодорожных билетов администрация организации предоставила ему учебный отпуск и выплатила компенсацию расходов на проезд в сумме 1000 руб.
В учете организации сделаны следующие записи:
Дебет 44 Кредит 70
– 1000 руб. – начислена компенсация расходов на проезд Кондратьева к месту учебы и обратно;
Дебет 70 Кредит 50
– 1000 руб. – выплачена компенсация.
В апреле бухгалтер «Гермеса» включил в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль, сумму компенсации в размере 1000 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
УСН
Налоговую базу организаций, которые платят налог с доходов, сумма компенсации расходов на оплату проезда сотрудников к месту учебы и обратно не уменьшит (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации, предусмотренные коллективными (трудовыми) договорами, в состав расходов на оплату труда. Организации на упрощенке должны учесть эти расходы в том же порядке, что и плательщики налога на прибыль (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы компенсации расходов на оплату проезда сотрудников к месту учебы и обратно не влияют.
ОСНО и ЕНВД
Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно для сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.
Компенсацию расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно для сотрудников, занятых только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Пример распределения компенсации расходов на проезд сотрудника к месту учебы и обратно. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
Ю.И. Колесов работает водителем в ООО «Торговая фирма "Гермес"». Одновременно он заочно учится в институте по программе, имеющей госаккредитацию. Для Колесова это первое высшее образование.
«Гермес» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности в январе, составляют:
- по оптовой торговле (без учета НДС) – 19 000 000 руб.;
- по розничной торговле – 8 000 000 руб.
Других доходов у организации не было.
В январе на основании справки-вызова и железнодорожных билетов «Гермес» компенсировал Колесову расходы на проезд к месту учебы и обратно в сумме 1200 руб.
Чтобы распределить сумму компенсации между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
19 000 000 руб. : (19 000 000 руб. + 8 000 000 руб.) = 0,704.
Сумма компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль в январе, равна:
1200 руб. × 0,704 = 845 руб.
Сумма компенсации, которую нужно отнести к деятельности, облагаемой ЕНВД, составляет:
1200 руб. – 845 руб. = 355 руб.
