Доплаты, надбавки, компенсации » Расчеты с персоналом

Как оформить и отразить в учете расходы на обучение сотрудников в интересах организации

 

Организация сама определяет, нужно ли ей за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и 199 Трудового кодекса РФ.

 

В некоторых случаях организации обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).




 

Ситуация: обязан ли главный бухгалтер проходить обучение по программам повышения квалификации и переподготовки, чтобы подтвердить свое соответствие профессиональному стандарту?

Нет, не обязан. В настоящее время профстандарт «Бухгалтер» является рекомендованным.

 

В общем случае от главного бухгалтера требуется:

  • высшее образование;
  • стаж работы, связанной с ведением бухучета;
  • отсутствие неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

 

Это следует из части 4 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В зависимости от специализации организации к главным бухгалтерам могут предъявляться дополнительные требования (ч. 5 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Например, главный бухгалтер страховой организации должен иметь стаж работы бухгалтером два года из последних пяти лет именно в страховой компании (ч. 2 ст. 32.1 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1).

 

В профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда России от 22 декабря 2014 г. № 1061н, есть правило о том, что главный бухгалтер должен освоить программы повышения квалификации и программы профессиональной подготовки. При этом данный профстандарт не конкретизирует, как это делать. К тому же в настоящее время профессиональные стандарты применять не обязательно – таких требований нет в действующем трудовом законодательстве (письмо Минтруда России от 30 декабря 2015 г. № 14-0/В-1190).

 

Таким образом, главный бухгалтер или сотрудник, которого назначают на должность главбуха, не обязан проходить обучение по программам повышения квалификации или переподготовки. Обучение по этим программам сотрудник может пройти по своей инициативе или по инициативе организации.

 

 

Виды обучения

 

Обучение сотрудников в интересах организации можно разделить на три группы:

  • основное профессиональное образование;
  • дополнительное профессиональное образование;
  • профессиональное обучение.

 

Это следует из статей 10, 73, 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

 

 

Гарантии и компенсации

 

Работодатели обязаны предоставить сотруднику определенные гарантии в зависимости от вида обучения. К примеру, направив сотрудника на профессиональное основное или дополнительное обучение с отрывом от работы, за ним сохраняют его должность и платят средний заработок. Если при этом сотрудник учится в другой местности, то работодатель оплачивает ему расходы как при служебной командировке (ст. 177, 187, 196 ТК РФ).

 

Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, которые совмещают работу с учебой, можно посмотреть в статьях 173–176, 187 Трудового кодекса РФ. Среди них:

 

Ситуация: можно ли удержать с уволенного сотрудника сумму, израсходованную на его обучение?

Да, можно.

 

Для этого, перед тем как оплатить обучение сотрудника, с ним нужно заключить соответствующий договор (ст. 197 ТК РФ). В этом договоре следует оговорить условие об обязательной отработке сотрудником определенного срока после окончания обучения. Если такое условие прописано в трудовом договоре (абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ), заключать дополнительное соглашение не требуется.

 

Если сотрудник увольняется, не выполнив условий, предусмотренных соглашением или трудовым договором, он должен компенсировать расходы организации на его обучение (ст. 249 ТК РФ).

 

Ситуация: должна ли организация оплатить сотруднику дни повышения квалификации, если они выпали на выходные?

Нет, не должна. Такой обязанности в трудовом законодательстве нет.

 

Ведь Трудовой кодекс РФ предусматривает гарантии, если сотрудника направляют на обучение с отрывом от работы (ст. 187 ТК РФ). А в рассматриваемой ситуации курсы повышения квалификации пришлись на выходные. Получается, что сотрудник учится без отрыва от работы (но при этом в свои выходные дни). А значит, положения статьи 187 Трудового кодекса РФ применять нельзя.

 

Исходя из этого ни средний заработок, ни компенсация расходов сотруднику не положены.

 

Кроме того, повышение квалификации не является трудовой функцией сотрудника, а время обучения не считается рабочим временем (ст. 91 ТК РФ). Поэтому работодатель не обязан оплачивать время обучения сотрудника в выходные дни (ст. 153 ТК РФ).

 

Добавим, что случаи, когда повышение квалификации выпадает на выходные дни сотрудника, очень редки. Следует избегать таких ситуаций. Но, если это невозможно, решение данного вопроса необходимо отразить в приказе. В нем предусмотрите другие дни отдыха. Иначе сотрудники откажутся от повышения квалификации в выходные дни.

 

 

Документальное оформление

 

Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 9 декабря 2013 г. № 1315 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.

 

Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику организации для целей бухучета?

 

Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).

 

Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

 

В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их учебные заведения выдают в большинстве случаев (ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

 

 

Бухучет

 

Стоимость учебы сотрудников в интересах организации включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, расходы на его обучение отразите проводкой:

 

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 76

– списаны расходы на учебу сотрудника.

 

Образовательные услуги некоммерческих организаций, осуществляющих образовательную деятельность, не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому входного налога в расчетных документах, предъявленных такими организациями, нет.

 

Образовательные услуги коммерческих организаций, осуществляющих образовательную деятельность (предпринимателей, которые ведут деятельность в сфере образования) облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:

 

Дебет 19 Кредит 76

– учтен НДС со стоимости образовательных услуг.

 

 

НДФЛ и страховые взносы

 

Со стоимости платы за обучение сотрудника в интересах работодателя удерживать НДФЛ не нужно. То же самое, если работодатель возмещает сотруднику фактические расходы на учебу. А вот если речь идет не об обучении штатных сотрудников, правила иные. Суммы платы за учебу освобождаются от НДФЛ при условии, что учебное заведение, в котором обучался сотрудник, имеет лицензию на образовательную деятельность. Если же это иностранная образовательная организация, то она должна обладать соответствующим статусом. Это следует из пунктов 3 и 21 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения есть в письмах Минфина России от 14 октября 2013 г. № 03-04-06/42692 и от 17 июля 2009 г. № 03-04-06-02/50.

 

Теперь про страховые взносы. На сумму платы за обучение сотрудника не придется начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Возмещение сотруднику расходов на обучение также не облагается страховыми взносами (подп. «е» п. 2, п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 7 подп. 2, подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

 

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы со стоимости обучения сотрудника иностранному языку, оплаченному по инициативе и за счет работодателя?

Нет, не нужно.

 

Работодатель самостоятельно определяет, нужно ли ему, чтобы сотрудник изучал иностранный язык (ст. 196 ТК РФ). При этом сотрудник может обучаться в рамках дополнительного профессионального образования или профессионального обучения. Например – в рамках профессиональной переподготовки.

 

Это следует из статей 73 и 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

 

А суммы, перечисленные за обучение сотрудника в интересах работодателя, не облагаются ни НДФЛ (при выполнении определенных условий), ни страховыми взносами.

 

Ситуация: нужно ли исчислить НДФЛ с суммы, оплаченной за участие бухгалтера в конгрессе бухгалтеров? Бухгалтер принимал участие в конгрессе по инициативе и за счет работодателя.

Нет, не нужно.

 

При этом неважно, есть у организатора конгресса лицензия на образовательную деятельность или нет (обладает ли иностранная организация образовательным статусом). Дело в том, что от НДФЛ освобождено возмещение расходов на повышение профессионального уровня сотрудников. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

 

Необходимость же в обучении сотрудника (посещении конгресса бухгалтеров) работодатель определяет самостоятельно (ст. 196 ТК РФ).

 

Таким образом, ориентироваться на пункт 21 статьи 217 Налогового кодекса РФ не нужно. В случае обучения штатных сотрудников действует пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

 

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 14 октября 2013 г. № 03-04-06/42692.

 

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

 

 

Налог на прибыль

 

При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно включить стоимость обучения сотрудника по любому виду профессиональных образовательных программ (например, расходы на обучение в вузе, на курсах повышения квалификации, в колледже и т. д.) (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

 

Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, должны быть выполнены следующие условия:

  • обучение сотрудника проводится в интересах организации;
  • между организацией (сотрудником) и учебным заведением заключен договор на обучение;
  • учебное заведение имеет действующую лицензию или соответствующий статус, если это иностранная организация;
  • сотрудник, обучение которого оплатили, работает в организации на основании трудового договора.

 

Это следует из положений пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

 

Чтобы можно было учесть расходы на обучение при налогообложении прибыли, должны выполнятся все перечисленные условия. В частности, договор на обучение, в том числе и с иностранным учебным заведением, обязателен – при его отсутствии признать расходы будет нельзя. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 9 ноября 2012 г. № 03-03-06/2/121.

 

Такой же порядок действует и в том случае, если расходы компенсировали человеку не с начала обучения (например, сотрудник начал обучение в 2010 году, а организация возмещает ему затраты с 2012 года) (письмо Минфина России от 17 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/90).

 

Для обоснования расходов на обучение в интересах организации могут понадобиться и дополнительные документы. В частности:

  • документы, подтверждающие, что образовательные услуги были оказаны (например, акт выполненных работ);
  • документы, подтверждающие, что сотрудник прошел обучение (например, диплом, сертификат, удостоверение и т. д.).

 

Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 252 и пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Подтверждается это и письмом Минфина России от 28 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/137.

 

Об обязательности оформления акта по образовательным услугам см. Какие расходы учитывать при расчете налога на прибыль.

 

Ситуация: как в целях расчета налога на прибыль подтвердить, что обучение сотрудника проводится в интересах организации?

 

Для такого подтверждения оформите документы, которые докажут, что обучение сотрудника проводилось в интересах организации.

 

При расчете налога на прибыль организация может учесть только те расходы, которые:

 

Такие требования установлены в статье 252 Налогового кодекса РФ.

 

Затраты на обучение, которое не связано с профессиональным образованием сотрудника и проводится не в интересах организации, а в интересах сотрудника, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (подп. 23 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Следовательно, чтобы уменьшить налоговую базу на расходы на обучение сотрудника, организация должна доказать, что такое обучение было проведено в интересах организации.

 

Нужно исходить из того, что основным интересом каждой коммерческой организации является получение максимально возможной прибыли. Поэтому любые мероприятия, преследующие эту цель, следует расценивать как действия, совершенные в интересах организации. Рост прибыли напрямую зависит от увеличения объема продаж и снижения себестоимости. Этому способствует эффективное управление производством, освоение новых технологий, экономное расходование всех видов ресурсов, расширение рекламы, внедрение современных методов работы с покупателями и т. д. Если сотрудник изучает какое-то из этих направлений, то можно считать, что его обучение связано с деятельностью организации и проводится в ее интересах.

 

Связь расходов на обучение с деятельностью организации надо подтвердить. Для этого руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника на учебу. В этом приказе нужно указать, что сотрудник направлен на обучение по инициативе организации и в связи с производственной необходимостью (внедрением нового оборудования, расширением производства, совершенствованием бизнес-процессов и т. п.). Желательно, чтобы организация имела утвержденные руководителем планы подготовки (переподготовки) кадров, в которых были бы предусмотрены курсы обучения тех или иных сотрудников.

 

В качестве документов, подтверждающих обучение сотрудника в интересах организации, Минфин России также рекомендует иметь в наличии:

  • договор об оказании образовательных услуг, заключенный между работодателем и учебным заведением;
  • учебную программу организации, ведущей образовательную деятельность, с указанием количества часов посещений (как подтверждение фактического времени нахождения сотрудника на учебе);
  • сертификат или иной документ (диплом, свидетельство, аттестат), выданный учебным заведением, свидетельствующий о том, что сотрудник прошел обучение;
  • акт об оказании услуг.

 

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/77.

 

Кроме того, для признания затрат на обучение в составе расходов при расчете налога на прибыль важно, чтобы профиль обучения соответствовал виду деятельности организации или работе, которую выполняет сотрудник. Например, учебу бухгалтера аптеки на курсах по дизайну интерьеров нельзя признать обучением в интересах организации.

 

Если обучение связано с трудовой деятельностью сотрудника, но полученные знания не будут им использоваться в работе, обучение не считается произведенным в интересах организации. Например, если сотрудник по результатам обучения получил диплом по международной финансовой отчетности, а в рамках своей трудовой деятельности формирует отчетность по российскому законодательству. То есть целью специальной подготовки сотрудника должно быть получение или повышение им профессиональной квалификации для выполнения своих должностных обязанностей.

 

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 26 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/587, от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/312.

 

Если подтвердить, что учеба сотрудника связана с деятельностью организации, невозможно, следует считать, что это обучение проводится в его интересах.

 

Ситуация: нужно ли получить копию лицензии учебного заведения, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на обучение сотрудников?

Нет, не нужно.

 

Таких требований законодательство не содержит (п. 3 ст. 264 НК РФ).

 

Сведения о наличии у организации, ведущей образовательную деятельность, лицензии (в т. ч. ее реквизиты) отражаются в договоре об оказании образовательных услуг. Это предусмотрено приказами Минобрнауки России от 9 декабря 2013 г. № 1315 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.

 

Таким образом, если в договоре указаны номер и срок действия такой лицензии, то при соблюдении остальных условий расходы на обучение можно учесть при расчете налога на прибыль.

 

Вместе с тем, организации лучше заручиться копией лицензии. При камеральной или выездной проверке инспекторы вправе требовать у организации необходимые им дополнительные документы (п. 1 ст. 93 НК РФ). Ранее в ряде случаев даже судьи признавали такие требования правомерными (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 17 ноября 2004 г. № А33-7017/04-С3-Ф02-4726/04-С1 и Западно-Сибирского округа от 26 января 2005 г. № Ф04-9657/2004(7955-А27-33)).

 

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль затраты на обучение сотрудников, если у российского учебного заведения нет лицензии?

Нет, нельзя.

 

Наличие лицензии у российского учебного заведения является одним из условий, при котором расходы на обучение сотрудника можно учесть при расчете налога на прибыль. Таким образом, если у российского учебного заведения нет лицензии, учесть оказанные им образовательные услуги нельзя. Такой порядок установлен подпунктом 1 пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина России от 13 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/92, УФНС России по г. Москве от 11 ноября 2009 г. № 16-15/118373.

 

Совет: организация может учесть расходы на обучение сотрудника, даже при отсутствии у образовательной организации лицензии. Не исключено, что в этом случае свою позицию придется отстаивать в суде. Аргументы помогут такие.

 

Обязательное наличие лицензии предусмотрено подпунктом 1 пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако при отсутствии лицензии затраты на обучение можно учесть по другому основанию – в составе прочих расходов. Ведь перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, открыт (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтверждает данный вывод и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 13 ноября 2006 г. № А56-51313/2004).

 

Для обоснования таких расходов могут понадобиться и дополнительные документы. В частности:

  • документы, подтверждающие экономическую оправданность расходов (например, приказ о направлении на учебу);
  • документы, подтверждающие, что образовательные услуги были оказаны (например, акт выполненных работ);
  • документы, подтверждающие, что сотрудник прошел обучение (например, диплом, сертификат, удостоверение и т. д.).

 

Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 252 и пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

 

Не исключено, что такую точку зрения организации придется отстаивать в суде.

 

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на доплату разницы между окладом и средним заработком обучающегося сотрудника?

Да, можно, но при выполнении ряда обязательных условий.

 

Для сотрудников, совмещающих работу с обучением, в трудовом законодательстве предусмотрены гарантии. В частности, организация обязана сохранить за сотрудником средний заработок на время:

  • повышения квалификации с отрывом от производства;

 

Организация может принять решение о доплате к среднему заработку обучающемуся сотруднику до полного оклада. Для этого необходимо указать такое условие в трудовом (коллективном) договоре. Это следует из положений статей 5 и 8 Трудового кодекса.

 

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, при условии что они направлены на получение дохода. При этом организация вправе уменьшить базу для расчета налога на прибыль на расходы на оплату труда. В состав расходов на оплату труда включаются выплаты в пользу сотрудников, предусмотренные трудовым (коллективным) договором.

 

Это следует из положений пункта 1 статьи 252, пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса.

 

Таким образом, для признания в составе расходов на оплату труда доплаты до полного оклада обучающемуся сотруднику необходимо следующее:

  • наличие такого условия в трудовом договоре;
  • документальное подтверждение понесенных расходов;
  • обучение сотрудника должно быть связано с извлечением доходов организации в будущем.

 

В противном случае признать такие расходы нельзя.

 

Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20155.

 

Ситуация: как учесть при расчете налогов средний заработок сотрудника, сохраняемый за ним на время его обучения? Организация применяет общую систему налогообложения.

 

С таких выплат удержите НДФЛ и начислите на эти суммы страховые взносы. При расчете налога на прибыль затраты в виде среднего заработка учтите в составе расходов на оплату труда.

 

Уточним, что речь идет о ситуации, когда сотрудника направляют на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование в интересах организации с отрывом от работы (например, на курсы повышения квалификации). Именно в этих случаях за ним сохраняются основное место работы и средний заработок. Об этом сказано в статье 187 Трудового кодекса РФ.

 

НДФЛ

 

С сохраняемого на время обучения среднего заработка удержите НДФЛ. В перечне доходов, не облагаемых таким налогом, среднего заработка нет. В этом можно убедиться, заглянув в статью 217 Налогового кодекса РФ. При этом список закрытый. А раз так, то НДФЛ со среднего заработка придется удержать. При этом неважно, учится сотрудник по собственной инициативе или в интересах организации.

 

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 апреля 2014 г. № 03-04-05/18603.

 

Страховые взносы

 

На суммы сохраняемого среднего заработка начислите страховые взносы, в том числе «на травматизм». Ведь взносами облагаются все выплаты и вознаграждения сотрудникам в рамках трудовых отношений. Это установлено частью 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пунктом 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

 

Исключения сделаны лишь для сумм, поименованных:

– в статье 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ – в отношении взносов на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование;

– в статье 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ – в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

 

Средний заработок, выплачиваемый за период обучения, в этих перечнях не назван. И потому его сумму надо включать в базу для расчета страховых взносов.

 

Продолжение >>


По материалам открытых источников