Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и, соответственно, отражается в налоговых декларациях 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, а для ИП — 3-НДФЛ. Код НДФЛ за отпуск и его денежное возмещение отличается: отпуск 2012, а замена — 2013. Зачисление налога в бюджет производится не позднее того дня, в который произведена выплата денег сотруднику.
Отражение компенсации в декларациях НДФЛ
При сдаче финансовой и налоговой отчетности указываются все доходы на физ.лиц, в том числе отражают доход по компенсации за неиспользованный отпуск в декларациях НДФЛ. Эти суммы облагаются подоходным налогом, так же как и заработная плата с премиальными и непосредственно отпускными. Не подлежит налогообложению замена, выплаченная за умершего сотрудника.
Организация рассчитывает налог с выплаты, заменяющей неотгуленные дни отдыха, и исчисляет его в бюджет местной ФНС не позже дня начисления суммы работнику.
С учетом некоторых нюансов сроки перечисления налога варьируются:
- при получении наличной суммы в банке, организация вносит средства в день их получения;
- при передаче средств на р/с работника — не позднее дня перечисления;
- при выплате компенсации из «кассы» предприятия наличными, последний день выплаты — следующий за днем передачи средств сотруднику.
Помимо обложения пошлиной, сумму, выданную к компенсации, облагают и страховыми взносами. Из вычисленного суммарного размера вычитают ставку налога и следующих страховых взносов:
- ОМС;
- ПФР;
- ФСС;
- ФФОМС.
Ставка НДФЛ с отпуска на 2018 год осталась прежней — 13%. Поэтому организация считает НДФЛ с этим тарифом. Но не все компенсационные средства облагаются пошлиной. Так, средства, отправленные на обучение сотрудника или повышение его квалификации, являются не налогооблагаемым субъектом. С этих сумм организация ничего не платит в казну налоговиков. Соответственно, и в декларации этот доход не прописывают.
Отражение компенсации в личной карточке сотрудника
У каждого сотрудника есть личная карточка по форме № Т-2, в которой отражены все действия: уход в декрет, отпуск, на учебу и т. д. Также есть строка для внесения суммы на доходы, в том числе и за компенсацию неотгуленного отдыха.
Сведения фиксируются в 8 разделе бланка Отпуск:
- Столбец 4 — указать количество дней, замененных средствами.
- Столбцы 5–6 — прописать замечание, что отдых заменен денежными средствами.
- Столбец 7 — написать номер и название соответствующего приказа.
В графике отпусков по форме № Т-7 бухгалтер также ставит отметку о том, что за часть отдыха рабочий получил замену в виде денег. Отметку ставят в столбце 10.
Штрафы за задержку и отказ от выплаты компенсации
Организация обязана выплатить сотруднику средства в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник ознакомится с соответствующим приказом. Работодатель, не выплативший компенсацию увольняющемуся сотруднику, облагается штрафом.
С индивидуальных предпринимателей и юридических лиц взыскивают разные суммы:
- Работодатель — юр.лицо — выплатит 30 000 – 50 000 руб.
- Должностное лицо руководителя — юр.лица — 10 000 – 20 000 руб.
- ИП — 1000 – 5000 руб.
Согласно ст. 126 гл. 19. р. 5 ТК РФ, денежное вознаграждение за отпуск увольняющемуся работнику, выплаченное с задержкой, также облагается неустойкой в виде доплаты за задержку трудовой выплаты.
Согласно ч. 1 ст. 5 27 КоАП РФ, предприятие имеет право выплатить материальное вознаграждение только за отдых, который превышает стандарт — четыре календарных недели. При нарушении закона, работодатель будет наказан штрафом.
Если сотрудник решил самостоятельно убедиться в достоверности выплаченной суммы, использовав формулы, нужно учесть, что из полученной цифры вычитают НДФЛ и страховые взносы.