Чтобы определить сумму НДС, причитающуюся к уплате в бюджет, организация должна вести книгу продаж. Делать это можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Электронный формат книги продаж утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Форма и порядок ведения книги продаж установлены в приложении 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Книгу продаж ведите за каждый налоговый период – поквартально (п. 8 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Построчный комментарий к заполнению формы приведен в таблице.
При ведении книги продаж используйте установленные ФНС России коды видов операций.
Ситуация: что будет, если в книге продаж указан ошибочный код операции?
Штрафных санкций за такую ошибку не предусмотрено. Однако ошибка в коде операции может стать поводом для запроса дополнительных документов и пояснений при проверке декларации.
Ошибка в коде операции по сути является технической. Она не приводит к занижению налоговой базы и не влияет на величину налоговых обязательств. Однако коды операций из книги продаж переносятся в раздел 9 декларации по НДС (строка 010). А показатели этого раздела (в т. ч. и некоторые коды операций) проходят форматно-логическую проверку и должны соответствовать контрольным соотношениям, установленным письмом ФНС России от 23 марта 2015 г. № ГД-4-3/4550, № ЕД-4-3/4550. Поэтому ошибочный код операции, перенесенный из книги продаж, может привести к тому, что организации направят требование о представлении дополнительных документов и пояснений. При подготовке пояснений руководствуйтесь письмом ФНС России от 7 апреля 2015 г. № ЕД-4-15/5752.
В книге продаж ошибочный код операции исправьте в обычном порядке.
Что регистрировать в книге
В книге продаж регистрируйте:
- счета-фактуры, составленные организацией при совершении операций, которые признаются объектом налогообложения по НДС;
- показания лент ККТ и бланки строгой отчетности (при розничной торговле населению за наличный расчет);
- счета-фактуры, составленные (выставленные) налоговыми агентами;
- корректировочные счета-фактуры, составленные при увеличении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) товаров (работ, услуг, имущественных прав), – регистрируются продавцами;
- корректировочные счета-фактуры, составленные при уменьшении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) товаров (работ, услуг, имущественных прав), – регистрируются покупателями;
- счета-фактуры, на основании которых входной НДС был принят к вычету, – при восстановлении НДС в случаях, предусмотренных пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ;
- бухгалтерские справки-расчеты при восстановлении НДС по объектам недвижимости в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ.
Такой порядок предусмотрен пунктами 1, 14 и 15 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
В частности, в книге продаж регистрируются счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры), составленные при следующих условиях:
- отгрузке товаров (работ, услуг, передаче имущественных прав) (абз. 1 п. 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- получении авансов (частичной оплаты), в том числе в неденежной форме (п. 17 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления (п. 21 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- получении сумм, связанных с расчетами по оплате реализованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) (п. 18 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд (абз. 1 п. 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- возврате принятых на учет товаров (абз. 1 п. 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- восстановлении налога, в том числе по сумме аванса (частичной оплаты), перечисленной продавцу в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) (п. 14 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- исполнении обязанностей налоговых агентов (абз. 1 п. 3, п. 15 и 16 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- начислении налога по ставке 18 (10) процентов по товарам (работам, услугам), облагаемым НДС по ставке 0 процентов – если в установленный срок организация не представила документы, подтверждающие правомерность применения нулевой ставки (п. 22.1 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Если покупатель (заказчик) не является плательщиком НДС, то по взаимному соглашению продавец (исполнитель) может не выставлять ему счета-фактуры (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). В этом случае в книге продаж нужно зарегистрировать:
- либо первичный документ (например, накладную на передачу товаров или акт приема передачи выполненных работ);
- либо счет-фактуру, составленный продавцом в одном экземпляре;
- либо бухгалтерскую справку-расчет со сводными данными об операциях, совершенных в течение отчетного периода без оформления счетов-фактур.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 9 октября 2014 г. № 03-07-11/50894 и ФНС России от 29 января 2015 г. № ЕД-4-15/1066.
Ситуация: нужно ли регистрировать в книге продаж счета-фактуры с нулевой ставкой НДС?
Да, нужно.
Все счета-фактуры, которые выставляете покупателям, нужно регистрировать в книге продаж (п. 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). А оформлять счета-фактуры нужно при всех операциях, которые облагаются НДС, в том числе по ставке 0 процентов (например, при экспорте). Необходимость регистрировать в книге продаж счета-фактуры с нулевой ставкой налога подтверждает и Минфин России в письме от 5 июля 2007 г. № 03-07-08/180.
Счет-фактуру регистрируйте в книге продаж в общем порядке. В графах 13б и 16 (при необходимости, если стоимость выражена в иностранной валюте, – также в 13а) укажите стоимость продажи по счету-фактуре, то есть без налога. В графах 17–19 проставьте прочерки. Это следует из положений подпунктов «р»–«ч» пункта 7 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
А что будет, если организация не зарегистрирует такие счета-фактуры в книге продаж? Ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Кодексе РФ об административных правонарушениях не предусмотрена ответственность за неправильное ведение книги продаж. Арбитражная практика тоже складывается таким образом, что плательщиков не наказывают за нарушение порядка ведения книги продаж (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 18 апреля 2013 г. № Ф09-3460/13, Поволжского округа от 13 сентября 2011 г. № А65-27977/2010 и от 19 апреля 2011 г. № А55-19268/2010, Московского округа от 11 сентября 2009 г. № А40-17459/2008 и от 24 сентября 2009 г. № КА-А40/9597-09). Таким образом, инспекция не оштрафует организацию за то, что она не включила счета-фактуры с нулевой ставкой НДС в книгу продаж.
Ситуация: нужно ли регистрировать в книге продаж счета-фактуры, которые продавец выставил при совершении операций, освобожденных от НДС?
Нет, не нужно. Если бухгалтер будет регистрировать такие счета-фактуры в книге продаж, он не сможет корректно составить декларацию по НДС.
Поясним, в чем дело. Вообще-то при совершении операций, освобожденных от НДС по статье 149 Налогового кодекса РФ, составлять счета-фактуры и регистрировать их в книге продаж не требуется (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Но иногда организации игнорируют эту норму и выставляют покупателям счета-фактуры с выделенной суммой НДС. В законе четко сказано: в таких случаях вся сумма налога, указанная в счете-фактуре, должна быть перечислена в бюджет (подп. 2 п. 5 ст. 173 НК РФ).
Итак, счет-фактура выставлен. А во всех случаях, когда у продавца (исполнителя) возникает обязанность начислить НДС, выставленные счета-фактуры нужно регистрировать в книге продаж. Такой порядок прямо предусмотрен пунктом 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Формально под это требование подпадают и счета-фактуры, которые выставлены по операциям, освобожденным от налогообложения. И все же регистрировать такие счета-фактуры в книге продаж не следует. Иначе вы столкнетесь с трудностями при заполнении декларации по НДС.
В налоговой декларации суммы НДС, начисленные в соответствии с пунктом 5 статьи 173 Налогового кодекса РФ, отражаются отдельно. Их нужно показать один раз – по строке 030 раздела 1 и больше ни в какие расчеты не включать. К формированию налога в разделе 3 декларации эти суммы никакого отношения не имеют.
Данные счетов-фактур, которые выставлены по операциям, освобожденным от налогообложения, отражаются в разделе 12 декларации. Общая сумма налога, начисленного по этим счетам-фактурам, должна соответствовать данным строки 030 раздела 1 (п. 1.24 Контрольных соотношений, установленных письмом ФНС России от 23 марта 2015 г. № ГД-4-3/4550). А вот общая сумма НДС, которая начислена по облагаемым операциям и отражена по строке 110 раздела 3 декларации, должна быть увязана с суммой НДС по счетам-фактурам, включенным в раздел 9 декларации «Сведения из книги продаж» (п. 1.27 Контрольных соотношений, установленных письмом ФНС России от 23 марта 2015 г. № ГД-4-3/4550).
Теперь представьте, что получится, если счет-фактура по «освобожденной» операции будет зарегистрирован в книге продаж. Программа формирования отчетности автоматически включит сведения о нем в раздел 9. Кроме того, этот счет-фактура будет отражен и в разделе 12. В результате суммы НДС по такому счету-фактуре задвоятся, налоговые обязательства организации исказятся, а контрольные соотношения будут нарушены. Как следствие, декларация не пройдет форматно-логический контроль и бухгалтеру придется исправлять ошибку.
Вывод: счета-фактуры, которые выставлены по операциям, освобожденным от НДС, в книге продаж регистрировать не нужно. Положения пункта 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 к таким счетам-фактурам не относятся. Правильность этого вывода подтверждается формой и порядком заполнения декларации по НДС, а также контрольными соотношениями, которые налоговая служба разработала для проверки декларации.
Порядок регистрации
Счета-фактуры регистрируйте в книге продаж в хронологическом порядке в том квартале, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
По общему правилу счет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней:
- со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав);
- со дня получения предоплаты (полной или частичной) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав.
Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.
С учетом этого правила если отгрузка (поступление предоплаты) происходит в последние дни одного налогового периода (квартала), то счет-фактура может быть выставлен в первые дни следующего налогового периода. Например, если товары были отгружены 31 марта, счет-фактуру продавец может выставить до 5 апреля включительно. В подобных случаях выставленный счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге продаж – в том квартале, в котором состоялась отгрузка или была получена предоплата.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 февраля 2011 г. № 03-07-09/02 и ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769.
Счета-фактуры в валюте
Ситуация: как зарегистрировать в книге продаж счет-фактуру в валюте?
Если по условиям сделки обязательство выражено в валюте, организация-поставщик имеет право выписать счет-фактуру в валюте (п. 7 ст. 169 НК РФ). В книге продаж такой счет-фактуру нужно зарегистрировать как в валюте (графа 13а), так и в рублевом эквиваленте (графа 13б). Кроме того, в графе 12 нужно отразить соответствующий код валюты по Общероссийскому классификатору валют. Такой порядок следует из подпункта «р» пункта 7 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Для пересчета показателей в рубли используйте официальный курс, действовавший на дату отгрузки товаров (работ, услуг), имущественных прав. Такой порядок следует из положений пункта 3 статьи 153, пункта 5 статьи 45 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 23 апреля 2010 г. № 03-07-09/25.
Счета-фактуры на аванс
Если продавец регистрирует счета-фактуры, выставленные покупателям при получении от них авансов, графы 14, 15, 16 и 19 книги продаж заполнять не нужно (п. 8 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Аванс может быть получен в денежной или неденежной форме. В первом случае в книге продаж нужно заполнить графу 11. В ней укажите номер и дату платежного поручения, которым покупатель перечислил аванс. Эти реквизиты должны быть записаны в строке 5 счета-фактуры на аванс.
Если аванс был получен в неденежной форме, графу 11 не заполняйте.
Такие правила установлены в подпункте «о» пункта 7 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Подробнее об этом см. Пример составления счета-фактуры на аванс и регистрации его в книге покупок и книге продаж.
Восстановление НДС
При восстановлении НДС в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ (т. е. единовременно), счет-фактуру, по которому налог был принят к вычету (в т. ч. при перечислении аванса (частичной оплаты)), зарегистрируйте в книге продаж на сумму восстановленного налога (п. 14 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
При восстановлении налога в порядке, предусмотренном пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ (т. е. равномерно в течение 10 лет), в книге продаж регистрируйте бухгалтерские справки-расчеты. Такие документы регистрируются на сумму НДС, которая подлежит восстановлению в текущем году. Запись в книге делайте в последнем месяце года. Об этом сказано в абзаце 3 пункта 14 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Реализация за наличный расчет
Особый порядок заполнения книги продаж предусмотрен для организаций, реализующих товары (работы, услуги) за наличный расчет как населению, так и организациям (предпринимателям). В этом случае счета-фактуры, выставляемые организациям (предпринимателям), зарегистрируйте в книге продаж по общим правилам. А сумму показаний ленты ККТ уменьшите на сумму выставленных счетов-фактур организациям (предпринимателям). То есть в книге продаж данные кассового аппарата должны быть отражены лишь в сумме выручки, полученной от населения. Такой порядок предусмотрен пунктом 13 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Следует отметить, что периодичность регистрации лент ККТ в книге продаж разделом II приложения 5, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, не определена. Минфин России допускает возможность их регистрации:
- по итогам квартала (письмо от 15 апреля 2010 г. № 03-07-09/23);
- ежедневно (письмо от 3 марта 2010 г. № 03-07-09/11).
Ни тот, ни другой вариант не противоречит разделу II приложения 5, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Налоговым периодом по НДС является квартал (ст. 163 НК РФ). При составлении декларации по НДС за налоговый период используются итоговые показатели по графам 14–19 книги продаж (п. 8 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому способ формирования этих показателей – ежедневно (с указанием выручки, полученной за каждый день налогового периода) или единовременно (одной суммой по окончании квартала) – значения не имеет.
Пример заполнения книги продаж при реализации товаров за наличный расчет как организациям, так и населению
Организация занимается предоставлением образовательных услуг гражданам (деятельность облагается НДС). 2 октября она оказала услуги по обучению сотрудников ООО «Торговая фирма "Гермес"». В этот же день от «Гермеса» была получена наличная оплата, а в его адрес был выставлен счет-фактура № 254 на сумму 35 400 руб. (в т. ч. НДС – 5400 руб.).
На основании данных Z-отчета кассового аппарата общая сумма выручки (включая оплату от «Гермеса») за 2 октября составила 472 000 руб. (в т. ч. НДС – 72 000 руб.).
Других операций в октябре организация не осуществляла.
Счет-фактуру и Z-отчет бухгалтер зарегистрировал в книге продаж за IV квартал.
Организации, использующие бланки строгой отчетности, могут регистрировать в книге продаж либо документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке, либо сумму, полученную по итогам месяца на основании составленного реестра (описи) бланков строгой отчетности. Об этом говорится в абзаце 2 пункта 13 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Внесение изменений в книгу продаж
При необходимости внести изменения в книгу продаж действуйте в следующем порядке.
Если нужно скорректировать книгу продаж текущего квартала, сделайте исправительные записи непосредственно в ней, дополнительный лист не оформляйте. Для этого укажите со знаком минус показатели стоимости и суммы налога первоначального (аннулируемого) счета-фактуры, а показатели исправленного счета-фактуры укажите с положительными значениями.
Если нужно внести исправления в книгу продаж прошедших налоговых периодов, заполните дополнительный лист. Его форма приведена в приложении 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. В дополнительном листе первоначальный счет-фактуру аннулируйте (его показатели зарегистрируйте со знаком «минус»), а исправительный – зарегистрируйте с положительными значениями.
Об этом сказано в пунктах 3 и 11 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Для внесения изменений воспользуйтесь следующим алгоритмом.
1. В табличную часть дополнительного листа в строку «Итого» перенесите данные по графам 14–19 из книги продаж за квартал, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений.
2. По строке, следующей за строкой «Итого», отразите данные счета-фактуры, который аннулируется.
3. В следующей строке отразите все необходимые реквизиты счета-фактуры с внесенными изменениями.
4. В строке «Всего» подведите итог по графам 14–19. Для этого воспользуйтесь формулой:
| Сумма по строке «Всего» | = | Сумма по строке «Итого» | – | Сумма по строке, где указаны данные аннулируемого счета-фактуры | + | Сумма по строке, где указаны данные исправленного счета-фактуры |
На каждое исправление данных книги продаж заводите отдельный дополнительный лист.
При внесении нескольких исправлений, относящихся к одному кварталу, данные граф 14–19 по строке «Всего» предыдущего дополнительного листа отражайте по строке «Итого» последующего листа. Данные строки «Всего» используйте для внесения исправлений в декларацию.
Такой порядок предусмотрен разделом IV приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Пример внесения исправлений в книгу продаж за прошедший налоговый период
В организации есть мастерская по пошиву верхней одежды (деятельность облагается НДС).
29 сентября ООО «Торговая фирма "Гермес"» отгрузило организации «Альфа» партию верхней одежды (60 пуховиков по цене 5900 руб. за шт. с учетом НДС). При составлении счета-фактуры бухгалтер указал сумму 365 800 руб. (в т. ч. НДС – 55 800 руб.). В этот же день бухгалтер выписал и выставил покупателю счет-фактуру № 1659 и зарегистрировал его в книге продаж. В счете-фактуре бухгалтер «Гермеса» ошибочно указал стоимость не 354 000 руб. (в т. ч. НДС – 54 000 руб.), а 365 800 руб. (в т. ч. НДС – 55 800 руб.).
В октябре бухгалтер «Гермеса» обнаружил ошибку и выставил исправленный счет-фактуру № 1659 от 29 сентября, указав в нем количество (60 пуховиков) и сумму, соответствующую фактически отгруженному товару (354 000 руб.).
К моменту обнаружения ошибки в первоначальном счете-фактуре декларация по НДС за III квартал была уже сдана. Поэтому бухгалтер внес исправления в книгу продаж, заполнив дополнительный лист книги продаж.
Ситуация: нужно ли составлять дополнительный лист книги продаж, если в выставленном счете-фактуре был неправильно указан адрес покупателя? Ошибка обнаружена после регистрации счета-фактуры в прошлом налоговом периоде.
Нет, не нужно.
Дополнительный лист составляется лишь в том случае, если изменения в счете-фактуре затрагивают показатели, которые отражаются в книге продаж (п. 4 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Показатель «Адрес покупателя» в книге продаж отсутствует. Поэтому в рассматриваемой ситуации исправления в счете-фактуре не повлекут за собой оформление дополнительного листа книги продаж.
Оформление книги продаж
Если книга продаж ведется вручную, то по окончании квартала, но не позднее 20-го числа следующего месяца книгу подпишите, прошнуруйте, ее листы пронумеруйте и скрепите печатью.
При ведении книги продаж на бумажном носителе дополнительные листы к ней оформляйте тоже на бумаге. В этом случае заполненные листы подшейте к книге продаж за тот квартал, в котором были зарегистрированы соответствующие счета-фактуры до внесения в них исправлений. Нумерацию книги продаж за этот квартал нужно продолжить с учетом дополнительных листов. После того как книга продаж с учетом дополнительных листов будет прошита и пронумерована, скрепите ее печатью организации.
Такой порядок предусмотрен пунктом 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Если книга продаж ведется в электронном виде, то дополнительные листы также необходимо вести в электронном виде. Книга продаж и дополнительные листы к ней следует подписывать электронной подписью при их передаче в налоговую инспекцию в случаях, предусмотренных налоговым законодательством.
Такой порядок предусмотрен пунктом 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Срок хранения
Книгу продаж нужно хранить в течение полных четырех лет с даты внесения в нее последней записи (п. 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
