Налоги с юридических лиц » НДФЛ

Как работодателю предоставить сотрудникам социальные вычеты на лечение и обучение

 

С 1 января 2016 года работодатели могут предоставлять своим сотрудникам социальные налоговые вычеты на лечение и обучение. Кому положен вычет, какие для этого нужны документы и в каком порядке их представлять? Об этом и о других важных деталях вы узнаете из этой рекомендации.

 

Вычеты на лечение и обучение не имеют различий в условиях предоставления. Поэтому все, что написано ниже, можно применить к каждому из них.




 

 

Кому положен вычет

 

Любые социальные вычеты можно предоставлять только сотрудникам-резидентам и только по доходам, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов, кроме дивидендов.

 

Такой порядок предусмотрен пунктами 3 и 4 статьи 210 Налогового кодекса РФ.

 

Сотрудники могут работать в организации как по трудовым, так и по гражданско-правовым договорам (ГПД). А могут одновременно получать доходы по обоим соглашениям. Это имеет значение для предоставления вычетов.

 

Гражданско-правовой договор

 

Сотруднику, который работает только по ГПД, предоставлять вычет организация не вправе. В законе четко сказано, что вычет могут давать только работодатели. Значит, вычет можно предоставить лишь тем сотрудникам, которые работают в организации по трудовым договорам.

 

Это следует из абзаца 2 пункта 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ.

 

Совмещение трудового договора и ГПД

 

Сотруднику, который одновременно работает по трудовому и по гражданско-правовому договору, вычет предоставить можно. Причем в отношении общей суммы доходов, полученных по обоим договорам.

 

Это следует из пункта 3 статьи 210 и абзаца 2 пункта 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ.

 

 

Какие нужны документы

 

Чтобы предоставить сотруднику социальный вычет на лечение или обучение, получите от него:

  • уведомление из налоговой инспекции. Проследите, чтобы оно было адресовано именно вашей организации. В противном случае предоставлять вычет нельзя;
  • заявление в бухгалтерию.

 

Такой порядок предусмотрен абзацем 2 пункта 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ.

 

Налоговое уведомление

 

Форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 27 октября 2015 г. № ММВ-7-11/473. В одном уведомлении налоговая инспекция может подтвердить право сразу на несколько видов социальных вычетов. Действует этот документ только до конца года, в котором он был выдан.

 

Выдавая уведомление, инспекция не обязана ставить на нем свою гербовую печать (письмо ФНС России от 27 октября 2015 г. № БС-4-11/18740).

 

Чтобы получить уведомление, сотрудник должен подать в инспекцию:

  • заявление по форме, рекомендованной в письме ФНС России от 7 декабря 2015 г. № ЗН-4-11/21381;
  • документы, которые подтверждают право на вычет.

 

Подробнее об этом см.:

 

Заявление от сотрудника

 

Типовой формы заявления на вычет нет. Поэтому организация может разработать свой шаблон, а может принимать заявления от сотрудников в произвольной форме.

 

Сколько лет хранить документы

 

Налоговое уведомление и заявление сотрудника храните четыре года. Это требование – общее для всех документов, которые подтверждают, что налог удержан правильно (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и письмо Минфина России от 7 сентября 2011 г. № 03-04-06/4-209).

 

 

Период предоставления вычетов

 

Вычет предоставляйте начиная с того месяца, в котором сотрудник написал заявление и принес в бухгалтерию уведомление. Если по ошибке НДФЛ за этот месяц все-таки удержали, его нужно вернуть или зачесть.

 

Вычет предоставляйте применительно ко всем доходам, которые сотрудник получил с начала года (нарастающим итогом). Например, если сотрудник принес уведомление в мае, вычет предоставьте с учетом доходов за январь–май. Такой вывод следует из письма Минфина России от 7 сентября 2015 г. № 03-04-05/51303. И хотя это письмо об имущественном вычете, его можно применить и к социальному: правила предоставления этих вычетов аналогичны, а значит, подход должен быть единообразным.

 

Прекратите предоставлять вычет в том месяце, в котором его сумма полностью израсходована. Если сотрудник получает несколько социальных вычетов, то прекратите их предоставлять в том месяце, когда произошло одно из следующих событий:

  • израсходована вся сумма вычета;
  • израсходован общий лимит вычетов.

 

Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 и 7 пункта 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ.

 

Если до конца года весь вычет не исчерпан, то в последний раз предоставьте его в декабре этого года. На следующий год неизрасходованный остаток не переносите. Выбрать вычет до конца сотрудник сможет двумя способами:

  • либо через налоговую инспекцию;
  • либо снова через работодателя. Но для этого ему придется получить в инспекции новое налоговое уведомление на следующий год.

 

Это следует из положений абзацев 3–5 и 7 пункта 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ.

 

 

Пример предоставления социальных вычетов по двум налоговым уведомлениям

П.А. Беспалов работает в организации с 3 марта 2016 года. Его зарплата – 100 000 руб. в месяц. При поступлении на работу он представил справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы, из которой следует, что все положенные Беспалову в 2016 году стандартные налоговые вычеты ему были предоставлены.

1 апреля 2016 года Беспалов потратил на обучение дочери 50 000 руб. Чтобы получить вычет у работодателя, Беспалов обратился за уведомлением в налоговую инспекцию по местожительству. Инспекция подтвердила его право на вычет по расходам на обучение в 2016 году в сумме 50 000 руб. Уведомление выдано 16 июня 2016 года.

10 июня 2016 года Беспалов оплатил лечение своей матери на сумму 650 000 руб. И вновь обратился в свою налоговую инспекцию за уведомлением. 1 июля инспекция выдала ему документ, который подтверждает право Беспалова на вычет в 2016 году по расходам на лечение в следующих размерах:

  • 50 000 руб. – по расходам на оплату медицинских услуг. При предоставлении социальных вычетов размер таких расходов ограничен общей суммой 120 000 руб.;
  • 600 000 руб. – по расходам на дорогостоящее лечение. При предоставлении социальных вычетов размер таких расходов не ограничен.

18 июня 2016 года Беспалов представил в бухгалтерию:

  • заявление с просьбой предоставить социальный налоговый вычет на обучение;
  • уведомление из налоговой инспекции, подтверждающее его право на вычет.

На основании этих документов организация предоставила Беспалову социальный вычет на обучение. Вычет предоставляется с июня, но применительно ко всей сумме доходов, полученных сотрудником с начала работы в организации.

10 июля 2016 года Беспалов представил в бухгалтерию:

  • заявление с просьбой предоставить социальный налоговый вычет на лечение;
  • уведомление из налоговой инспекции, подтверждающее его право на вычет.

Бухгалтер проверил, соответствует ли общая сумма вычетов, заявленных Беспаловым, предельной величине в 120 000 руб. Вычет на обучение (50 000 руб.) и вычет на лечение, который подпадает под ограничение (50 000 руб.), в общей сумме меньше 120 000 руб. Поэтому организация может предоставить сотруднику вычет на сумму фактических расходов (100 000 руб.).

Вычет на лечение положен Беспалову начиная с июля, но применительно ко всей сумме доходов, полученных сотрудником с начала работы в организации.

Порядок определения налоговой базы и суммы НДФЛ с учетом предоставленных Беспалову вычетов представлен в таблице:

Месяц

Доход нарастающим итогом, руб.

Предоставленные социальные вычеты нарастающим итогом, руб.

Налоговая база по НДФЛ нарастающим итогом, руб.

НДФЛ, исчисленный нарастающим итогом, руб.

НДФЛ, удержанный нарастающим итогом,
руб.

На обучение

На лечение

гр. 1

гр. 2

гр. 3

гр. 4

гр. 5 = гр. 2 – гр. 3 – гр. 4

гр. 6 = гр. 5 × 13%

гр. 7 

Март

100 000

0

100 000

13 000

13 000

Апрель

200 000

0

200 000

26 000

26 000

Май

300 000

0

300 000

39 000

39 000

Июнь

400 000

50 000

350 000

39 000

39 000

Июль

500 000

50 000

100 000

350 000

39 000

39 000

Август

600 000

50 000

200 000

350 000

39 000

39 000

Сентябрь

700 000

50 000

300 000

350 000

39 000

39 000

Октябрь

800 000

50 000

400 000

350 000

39 000

39 000

Ноябрь

900 000

50 000

500 000

350 000

39 000

39 000

Декабрь

1 000 000

50 000

600 000

350 000

39 000

39 000

Итого

1 000 000

50 000

600 000

350 000

39 000

39 000

 

Вычет на обучение использован полностью. А вычет на лечение – нет. Неиспользованный остаток составил 50 000 руб. (650 000 руб. – 600 000 руб.). Этот остаток Беспалов может:

  • перенести на 2017 год и получить его у работодателя. Для этого он должен представить в организацию новое налоговое уведомление;
  • получить через налоговую инспекцию (если в 2016 году у него были дополнительные доходы, к которым можно применить вычет). Для этого он должен подать в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ.

 

 

Ограничение по общей сумме социальных вычетов

 

Общий размер социальных налоговых вычетов за год ограничен суммой 120 000 руб. То есть если сотрудник претендует сразу на несколько социальных вычетов по разным основаниям, больше 120 000 руб. за год ему не предоставляйте.

 

Соблюдая этот лимит, в сумме вычета на лечение не нужно учитывать оплату дорогостоящих видов лечения, указанных в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 19 марта 2001 г. № 201.

 

Такой порядок установлен абзацем 7 пункта 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ.

 

В заключение приводим алгоритм, с помощью которого можно контролировать общую сумму социальных налоговых вычетов в течение года:

 

[ Сумма социального вычета на свое обучение + Сумма социального вычета на обучение брата (сестры) + Сумма социального вычета на лечение, медикаменты, медицинское страхование + Сумма социального вычета на негосударственное (добровольное) пенсионное страхование + Сумма социального вычета на уплату дополнительных пенсионных взносов + Сумма социального вычета на добровольное страхование жизни ]   

< 120 000 руб.

 


По материалам открытых источников