Успешное развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с представителями других компаний. Организуя встречи или переговоры, компания несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы.
Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.
В Налоговом кодексе РФ содержится конкретный перечень затрат, которые относятся к представительским.
Это расходы на:
– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;
– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа и обратно;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода в ходе представительских мероприятий.
Обратите внимание: этот перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.
Произведенные представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самой компании, так и в арендованном ею помещении либо в местах общественного питания (ресторан, кафе, бар и т. п.). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода для целей налогообложения нормируются – они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от затрат налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Как показывает практика проверок, при документальном оформлении бумаг, подтверждающих представительские расходы, компании очень часто допускают ошибки. Дело в том, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь на руках соответствующие первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы компании. Их нужно оформить без ошибок, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке.
Здесь существует определенная проблема. В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
- иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
- сумма затрат и т. п.
Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.
Такие требования изложены в письмах Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
ФНС России, в письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852, указывает, что для признания представительских затрат в целях налогообложения прибыли достаточно первичных учетных документов, оформленных в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а именно:
- документов, которые подтверждают факт приобретения товаров (работ, услуг). Эти документы могут, в частности, прилагаться к авансовому отчету;
- документов, из содержания которых следует, что данные приобретения использованы при проведении представительских мероприятий. По мнению налогового ведомства, это может быть любой первичный учетный документ (например, отчет ответственного лица, утвержденный руководителем).
В своем разъяснении налоговое ведомство ссылается на Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, в котором, в частности, говорится о необходимости сокращения количества подтверждающих документов. В этом Письме также указано, что представительские расходы можно учесть на основании любых первичных учетных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере этих затрат.
Вместе с тем, организация может составлять указанные выше документы и для других целей, например, для контроля над бюджетом. Тогда лучше сохранить их копии и для бухгалтерии - на случай, если у инспекторов все же возникнут сомнения в обоснованности представительских сумм.
Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три последовательных этапа, которые включают оформление:
– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;
– документов, связанных с конкретным мероприятием;
– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказ, регламентирующий:
– перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;
– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.
Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.
Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями).
Обратите внимание: бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя компании:
– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);
– о направлении приглашений на встречу.
Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.
