Кадровый учет » Проверки трудовой инспекцией

Какие документы вправе запросить трудовая инспекция в ходе проверки

 

Документы для проверки

 

При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).




 

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

 

В частности, трудовая инспекция может запросить:

  • учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;
  • трудовые договоры с сотрудниками;
  • личные карточки сотрудников;
  • штатное расписание;
  • трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;
  • приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);
  • сведения об отсутствии задолженности по зарплате;
  • ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;
  • табели учета рабочего времени и т. д.

 

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажей и т. п.

 

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.

 

 

Представление документов при документарной проверке

 

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

 

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

 

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

 

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

 

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

 

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

 

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

 

   

Представление документов при выездной проверке

 

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического ведения ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

 

 

Ответственность

 

За непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции по их заявлению суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

  • на граждан – в размере от 500 до 1000 руб.;
  • на должностных лиц организации (например, ее руководителя) – в размере от 2000 до 4000 руб.

 

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.


По материалам открытых источников