После того как организация составит заявку, ее нужно подать заказчику (оператору электронной площадки, если речь идет об электронном аукционе). Порядок и сроки определяют закон и документация о закупке.
Закон устанавливает две формы подачи заявки:
Выбор между ними делает участник. Исключение составляет электронный аукцион, где заявку подать можно только в электронной форме.
Как подать заявку в письменном виде
Заявку в письменной форме можно подать:
- по почте;
- через курьера;
- лично (через доверенное лицо).
Заказчик в документации о закупке не вправе указывать конкретный способ, который должен использовать потенциальный участник, чтобы подать заявку. Ведь такое ограничение может сузить круг потенциальных участников, что противоречит основным принципам системы закупок.
Адрес, по которому нужно передать заявку, заказчик устанавливает в извещении о закупке.
Совет: Заказчик должен зарегистрировать каждую заявку (ч. 6 ст. 51, ч. 3 ст. 77, ч. 7 ст. 88 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»; далее – Закон № 44-ФЗ). Поэтому организации разумно запросить расписку в получении заявки с ее регистрационным номером.
Такая расписка послужит доказательством того, что:
- организация подала заявку и
- заказчик зарегистрировал ее под определенным номером (это особо ценно для тех случаев, когда очередность важна для определения победителя).
Способ оформления заявки зависит от того, в каком именно виде закупки организация решила принять участие.
Заявка на участие в конкурсе и закрытом аукционе
Закон устанавливает схожие правила для подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ст. 51 Закона № 44-ФЗ), конкурсе с ограниченным участием (ст. 56 Закона № 44-ФЗ), двухэтапном конкурсе (ст. 57 Закона № 44-ФЗ) и закрытом аукционе (ч. 4 ст. 88 Закона № 44-ФЗ).
Так, заявка организации должна отвечать следующим требованиям:
- все листы прошиты и пронумерованы (если заявка большая, то прошивается и пронумеровывается каждый том);
- содержит опись входящих в ее состав документов (если заявка подается в томах, то описать нужно каждый том);
- скреплена печатью потенциального участника, если он – юридическое лицо, у которого есть печать;
- подписана потенциальным участником или лицом, уполномоченным им;
- вложена в запечатанный конверт, который не позволяет просматривать ее содержание до вскрытия.
Заказчик не вправе устанавливать иные или дополнительные требования к оформлению заявки.
Внимание! Если организация нарушит требования к оформлению заявки, то заказчик сможет отклонить заявку на участие в конкурсе.
Нарушения в оформлении (например, отсутствие прошивки, приложение описи не в составе заявки, а отдельным документом и т. д.) – возможные основания для того, чтобы заказчик отклонил заявку как не соответствующую требованиям Закона № 44-ФЗ и конкурсной документации (см., например, постановления Арбитражного суда Уральского округа от 10 марта 2015 г. № Ф09-733/15 по делу № А71-6214/2014, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13 февраля 2015 г. по делу № А14-11137/2014).
Исключение сделано только для нумерации всех листов заявки (тома заявки) на участие в конкурсе. Если организация ненадлежащее исполнила это требование, то заказчик не сможет отклонить заявку (ч. 4 ст. 51 Закона № 44-ФЗ).
Заявка на участие в запросе котировок и запросе предложений
Организация должна подать заявку в запечатанном конверте. Причем если она участвует в запросе котировок, то конверт нужно подобрать такой, который не позволяет просматривать содержимое до вскрытия.
Такие правила установлены частью 2 статьи 77 и частью 8 статьи 83 Закона № 44-ФЗ.
Иных требований закон не устанавливает. Вот поэтому организации нужно внимательно ознакомиться с документацией о закупке и исполнить ее требования.
Так, заказчик, например, может потребовать, чтобы:
- заявка и все приложения были сшиты;
- все листы заявки и документов, которые прилагаются, были пронумерованы и скреплены печатью участника (для юридического лица) и подписаны участником или уполномоченным им лицом (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27 января 2016 г. № Ф01-5478/2015, Ф01-5099/2015 по делу № А11-1788/2015).
Нарушение таких требований может повлечь отклонение заявки, поскольку она не будет соответствовать документации о закупке.
Как подать заявку в электронном виде
Сейчас подать заявку в электронном виде можно только для участия в электронном аукционе. Причем для этого предварительно нужно пройти аккредитацию на электронной площадке.
Заявка делится на первую и вторую часть. Обе части организация подает одновременно, подписав электронной подписью.
Документы, которые организация прилагает к заявке, подаются либо в электронном формате, либо в виде скан-копий.
В отношении остальных видов закупок возможность подать заявку в электронном виде появится до конца 2016 года (абз. 2 п. 2 постановления Правительства РФ от 23 января 2015 г. № 36 «О порядке и сроках ввода в эксплуатацию единой информационной системы в сфере закупок»). Потенциальные участники смогут сделать это через ЕИС. В настоящее время такая опция недоступна. Поэтому пока заявки можно подать только в письменном виде.
Внимание! Нельзя подать заявку на участие в закупке по электронной почте. Закон не предусматривает такого порядка. Заказчик не допустит поданную по электронной почте заявку к участию в закупке (письмо Минэкономразвития России от 14 августа 2015 г. № Д28и-2348, постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 28 января 2015 г. № Ф01-5914/2014 по делу № А17-2592/2014, от 20 января 2016 г. № Ф01-5708/2015 по делу № А38-1275/2015).
Внимание! При проведении некоторых видов закупок подавать заявку в электронной форме запрещено. Так, заявку на участие в закрытых способах определения поставщика организация вправе подать только в письменной форме.
Такие правила установлены статьей 85 и частью 4 статьи 88 Закона № 44-ФЗ.
В какой срок нужно подать заявку
Срок, до истечения которого нужно успеть подать заявку, зависит от вида закупки и обязательно указан в извещении и (или) документации о проведении закупки:
- открытый и закрытый конкурс, запрос предложений, закрытый аукцион – до вскрытия конвертов или открытия доступа к электронным заявкам (ч. 10 ст. 51, ч. 7.1 ст. 83, ст. 85, ч. 6 ст. 88 Закона № 44-ФЗ);
- запрос котировок – в срок, который указан в извещении о проведении (ч. 3 ст. 77 Закона № 44-ФЗ);
- аукцион – до даты и времени окончания срока подачи, который указан в извещении о проведении аукциона (ч. 7 ст. 66 Закона № 44-ФЗ).
Если потенциальный участник подаст заявку после установленного срока, то она не будет принимать участия в закупке. Заказчик вернет опоздавшую письменную заявку подавшей организации. К опоздавшим электронным заявкам доступ не открывается.
Можно ли подать заявку с неполным комплектом приложений, а потом передать недостающие документы?
Нет, нельзя.
Такая передача означает, что организация дополняет заявку, а это законом не предусмотрено (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 16 февраля 2015 г. № Ф09-9930/14 по делу № А76-8552/2014, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18 января 2016 г. № 11АП-17492/2015 по делу № А49-7674/2015).
Если необходимо дополнить заявку, то организации нужно отозвать поданную, а потом вновь подать.
Как изменить и отозвать заявку
По общему правилу закон разрешает организации изменить или отозвать свою заявку.
Для этого нужно соблюсти порядок, который указан в документации о закупке. Так, изменения подают в тех же форме и виде, что и первоначальная заявка. Например, если организация подала заявку в письменном виде, то изменения также нужно подписать, вложить в запечатанный конверт и т. п. При этом заказчик должен зарегистрировать их и выдать расписку по требованию организации.
Если необходимо отозвать заявку для участия в электронном аукционе, то организация направляет оператору электронной площадки уведомление об этом через личный кабинет (ч. 14 ст. 66 Закона № 44-ФЗ).
Внимание! Уведомление об изменении или отзыве необходимо подать до истечения срока подачи заявок. Более того, чтобы изменение и отзыв были действительны, заказчик должен успеть получить их до истечения этого срока. Например, изменения, отправленные почтой, заказчик должен получить прежде, чем закончится срок подачи заявок. Такое правило установлено в статье 43 Закона № 44-ФЗ.
Внимание! Изменение заявки может повлиять на результаты конкурса. Если несколько организаций подали заявки с одинаковыми условиями, победителем признается та, чья заявка поступила раньше (ч. 7 ст. 53 Закона № 44-ФЗ). В ситуации, когда организация вносит изменения в заявку, она считается поданной в момент, когда были внесены последние изменения (письмо Минэкономразвития России от 11 июня 2015 г. № Д28и-1758).
Может ли организация изменить заявку, внеся недостающие документы?
Нет, не может.
Изменить можно только заявку, которая:
- надлежащим образом оформлена;
- подана с соблюдением требований закона и документации о закупке;
- подлежит допуску к участию в закупке.
Внесение недостающих документов означает, что заявка не отвечает вышеприведенным требованиям, то есть изменить ее нельзя. См. также Можно ли подать заявку с неполным комплектом приложений, а потом передать недостающие документы.
В такой ситуации организация вправе отозвать заявку и подать новую, соответствующую требованиям закона и документации о закупке.
Однако для отдельных видов закупок установлены специальные правила, а именно:
- при проведении электронного аукциона организация не может изменить заявку, только отозвать и вновь подать (ст. 66 Закона № 44-ФЗ). Но это никак не повлияет на результат аукциона, если участник совершит данные действия в срок, указанный в документации;
- при запросе котировок организация может изменить или отозвать заявку только в случае, если в закупочную документацию внесены изменения (ч. 1 ст. 77 Закона № 44-ФЗ).
