Отражают пособие по болезни в день его выплаты, так как налог отчисляется в эту же дату. А сам налог отправляют в бюджет налоговой службы до конца текущего месяца. Больничные отражают в 6-НДФЛ в период, когда работник фактически получил денежное вознаграждение.
Примеры отражения больничных в 6-НДФЛ
Иногда выплаты по нетрудоспособности отражают вместе с зарплатой в одном блоке, как общую сумму. Это возможно, если сотрудник получил эти доходы в одну дату. Изменения бланка претерпели изменения только в оформлении. Расчет выплат по временной нетрудоспособности и заполнение декларации в 2017 и 2018 году остались прежними.
ВАЖНО! В примерах отражен только один доход, который указывают в разделе 2. В разделе 1 отражают общую сумму дохода и налогов. При увольнении в 6 НДФЛ больничный отпуск отражают так же, как и обычный. Выплачивают пособие вместе с заработной платой в один день.
Больничный
Сотрудник ушел в отпуск по временной нетрудоспособности 18 ноября 2017 года. Начисление пособия выпало на эту же дату, соответственно, и удержание налога произошло в этот день. Учитывая, что перевести доход в ФНС разрешается до конца текущего месяца, организация перевела налог инспекции в декабре 2017, а точнее первого числа.
Заполнение по строкам:
- 100 (получение средств) — 18.11.2017;
- 110 (списание налога) — 18.11.2017;
- 120 (перевод средств в ФНС) — 01.12.2017;
- 130 (размер больничных) — 9000 руб.;
- 140 (размер налога) — 1170 руб. (9000 руб.*13%).
ВАЖНО! Если сотрудник заболел в первом квартале, например, в начале марта, то отразить больничный в 6-НДФЛ в марте 2017 года не получится, так как с учетом сроков средства выплачивают до конца этого месяца, а не 1 апреля. Но в 2018 году сроки перенесли, поэтому допустимо и 1 число.
Переходящий отпуск
Отпуск по болезни называют переходящим, если листок нетрудоспособности предъявлен в одном квартале, а сотрудник получил выплаты в другом. Ниже приведен условный пример отражения переходящего больничного отпуска. В примере указан только один доход.
Работник болел с 16 до 27 декабря 2017 года. С больничного вышел 28-го числа, предъявив листок нетрудоспособности. Начисление пособия в размере 20 000 рублей и списание налога 2600 рублей произошло в этот же день.
На следующий день сотрудникам выдали аванс. По срокам дата сдачи отчета в налоговую — 31 декабря, но это выходной день. Поэтому отразить сведения за декабрь в 6 НДФЛ с больничного листа нельзя.
Организация перечислит средства и отчитается перед ФНС 9 января 2018 года. Процесс отразится в двух декларациях.
Построчное отражение процедуры приведено ниже.
4 квартал 2017 года:
- 020 (суммарный размер выплат) — 20 000 руб.;
- 040 (суммарный размер выплаченного налога) — 2600 руб.;
- 070 (размер начисленного налога) — 2600 руб.
1 квартал 2018 года:
- 100 — 29.12.2017;
- 110 — 29.12.2017;
- 120 — 09.01.2018;
- 130 — 20 000 руб.;
- 140 — 2600 руб.
Алгоритм отражения больничного в 6-НДФЛ
Как в НДФЛ отразить больничный? Листок нетрудоспособности отражают в разделе 1 и разделе 2 декларации.
Обобщенный алгоритм
- Рассчитать и начислить выплату больничного для НДФЛ.
- Отчислить налог.
- Выдать сотруднику средства.
- Удержать налог.
- Перечислить налоговые средства.
Подробнее в таблице.
Отражение больничного листа в 1С ЗУП
Начисление, проведение и выплата больничных пособий фиксируются в программе 1С: ЗУП (зарплата и управление персоналом). Для удобства здесь существует вкладка «Больничный лист». Внесение данных в 1С проходит следующим образом:
- Зарплата → Больничные листы.
- Открыть новый документ кнопкой Создать.
- Заполнить поля Организация → Сотрудник (если нужно — заполнить стаж) → Причина нетрудоспособности → Освобождение от работы.
В Освобождении от работы выбирают причину и устанавливают промежуток времени, в который сотрудник болел. После этого программа автоматически сделает расчет. 1С ЗУП по умолчанию делает расчет больничного пособия вместе с зарплатой. Но настройки можно изменить. Например, установить выплату совместно с авансом.
После нажатия на кнопку Оплата, во вкладке Начисления отразится сумма со слагаемыми.
Иногда программа рассчитывает отчет с двойным вычетом. Чаще это встречается при переходящем, длительном отпуске по болезни или выплатах на ребенка. В таких случаях необходимо все тщательно перепроверять.
Например, сотрудник-опекун был на больничном с начала июля по конец августа. Важно, что средства на ребенка выплачивают ежемесячно. Дата выплаты больничных — 1 августа. В этом случае вычет был за ребенка и за больничный под кодом 126.
Из примера видно, что вычет оказался двойным: по доходам за ребенка и за больничный.
Образец заполнения 6-НДФЛ за I квартал 2018 года
Правильно заполненный бланк с условными данными несуществующей фирмы.
Выплаты по больничным указывают только при наличии листка нетрудоспособности. С даты его предъявления фирма начисляет средства сотруднику, удерживает и вычитает налог. Без этого документа отразить больничный в 6-НДФЛ невозможно.