Как арендатору отразить в учете расходы на отделимые улучшения арендованного имущества

Арендатор имеет право улучшить арендованное им имущество. Улучшения могут быть отделимые или неотделимые.

Что относится к отделимым улучшениям

В законодательстве определения отделимых улучшений нет. К отделимым улучшениям можно отнести, например, установку видеокамер (системы видеонаблюдения) в офисе, строительство пристроек к зданию, без труда демонтируемых от него, и т. д.

Совет: отличить отделимые улучшения от неотделимых можно по следующему признаку: будет ли причинен арендованному имуществу вред, если попытаться отделить от него произведенное улучшение.

Если отделить улучшение можно без вреда для имущества, то такое улучшение является отделимым (например, демонтаж системы видеонаблюдения не нанесет вред арендованному зданию).

Такой вывод позволяет сделать пункт 2 статьи 623 Гражданского кодекса РФ. Что подразумевается под нанесением вреда арендованному имуществу, данная норма законодательства не разъясняет. Поэтому точный критерий отнесения улучшений к тому или иному виду можно прописать в договоре аренды или привести конкретный перечень работ с указанием того, к какому виду улучшений они относятся. Такой список поможет сторонам сделки разобраться в определении произведенных работ (например, при разрешении споров об оплате стоимости улучшений).

Однако в целях налогообложения при проверке налоговые инспекторы вряд ли будут следовать ему. В каждом конкретном случае ситуация будет решаться в зависимости от вида произведенных работ и возможного вреда, который может принести демонтаж улучшений. Например, в зависимости от того, какое крыльцо к арендованному зданию пристроила фирма (легко демонтируемый пластиковый навес или стационарную кирпичную пристройку), данное улучшение может быть отнесено к отделимому или неотделимому.

О том, относится ли ремонт и реконструкция к отделимым улучшениям арендованного имущества, подробнее см. Как арендодателю отразить отделимые улучшения арендованного имущества в учете.

Кто несет расходы

По общему правилу отделимые улучшения считаются собственностью арендатора. Гражданское законодательство не обязывает арендодателя возмещать арендатору стоимость отделимых улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды. Об этом говорится в пункте 1 статьи 623 Гражданского кодекса РФ.

Бухучет

Отражение отделимых улучшений в бухучете зависит от следующих факторов:

• вида, к которому отнесены улучшения (основные средства, материалы);

• способа производства улучшений (создание собственными силами, с помощью подрядчика);
• условий компенсации улучшений арендодателем (компенсируются или нет).

Исходя из стоимостного критерия, установленного в учетной политике организации для целей бухучета, произведенные отделимые улучшения примите к учету в составе основных средств или МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). При этом поступление отделимого улучшения на баланс оформите:

• актом по форме № ОС-1 (или форме № ОС-1б, форме № ОС-14), утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, – если произведенное улучшение относится к основным средствам. Кроме того, на новое основное средство нужно открыть отдельную инвентарную карточку по форме № ОС-6. Об этом говорится в пункте 35 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н;

• приходным ордером формы № М-4 (или актом формы № М-7 – при поступлении имущества без документов), утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а – если приобретен или создан объект МПЗ.

Если отделимое улучшение организация произвела собственными силами, в бухучете сделайте проводку:

Дебет 08 (10) Кредит 07 (10, 23, 25, 26, 60, 76, 70...)
– отражены затраты, связанные с производством отделимого улучшения арендованного имущества.

Если для выполнения работ по созданию улучшений были привлечены сторонние подрядчики, в учете сделайте проводку:

Дебет 08 (10, 07) Кредит 60 (76)
– отражены затраты, связанные с производством отделимого улучшения арендованного имущества (с учетом стоимости подрядных работ).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 07, 08, 10).

Арендодатель не возмещает затраты

Если арендодатель не компенсирует произведенные улучшения, то стоимость отделимых улучшений в виде отдельных объектов основных средств погашайте путем начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01). При этом срок полезного использования отделимого улучшения для целей бухучета можно ограничить сроком действия договора аренды (если организация не планирует использовать произведенное улучшение дальше) (п. 20 ПБУ 6/01).

Подробнее об учете и оформлении документов при изготовлении и приобретении основных средств см.:

• Как отразить в учете строительство (изготовление) основных средств хозспособом;

• Как отразить в учете строительство (изготовление) основных средств подрядным способом;

• Как отразить в бухучете приобретение основных средств за плату;

• Как отразить в учете поступление основных средств, требующих монтажа.

Стоимость отделимых улучшений в виде отдельных объектов МПЗ спишите на расходы при отпуске в эксплуатацию (п. 93 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Пример отражения в бухучете арендатора отделимых улучшений. Арендодатель не компенсирует отделимые улучшения

В январе 2016 года ООО «Альфа» получило в аренду здание.

В марте 2016 года организация смонтировала в здании систему видеонаблюдения. Данное устройство можно демонтировать без ущерба для здания, поэтому его следует считать отделимым улучшением. Сумма затрат на установку системы (с учетом ее покупной стоимости) составила 220 000 руб. Здание (совместно с системой видеонаблюдения) используется в производственной деятельности организации.

В договоре аренды отделимые улучшения предусмотрены не были, арендодатель их стоимость не компенсирует. Срок окончания договора аренды – январь 2018 года.

Отделимое улучшение было учтено как основное средство и введено в эксплуатацию в марте 2016 года. Срок его полезного использования на основании приказа руководителя ограничен сроком договора аренды и установлен с апреля 2016 года по январь 2018 года (22 месяца). Ежемесячная сумма амортизации составляет 10 000 руб.

В бухучете организации сделаны следующие записи.

В марте 2016 года:

Дебет 08 Кредит 10 (70, 69, 76, 60…)
– 220 000 руб. – отражены расходы по производству отделимых улучшений;

Дебет 01 Кредит 08
– 220 000 руб. – приняты к учету отделимые улучшения (система видеонаблюдения) в состав основных средств.

В апреле 2016 года:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 51
– 39 600 руб. – перечислен в бюджет НДС, начисленный со стоимости отделимого улучшения;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 39 600 руб. – предъявлен к вычету НДС, начисленный со стоимости отделимого улучшения.

Ежемесячно начиная с апреля 2016 года по февраль 2018 года:

Дебет 20 Кредит 02
– 10 000 руб. – начислена амортизация отделимого улучшения.

При отсутствии компенсации со стороны арендодателя по окончании договора аренды, арендатор должен вернуть имущество в том состоянии, в котором он его получил (без улучшений) (ст. 622 ГК РФ). Таким образом, по окончании договора аренды арендатор при необходимости должен произвести демонтаж отделимых улучшений и отразить затраты на демонтаж в учете в составе прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 10 (23, 60,76, 68, 69, 70...)
– учтены расходы на демонтаж отделимых улучшений.

Такой порядок следует из пункта 11 ПБУ 10/99, Инструкции к плану счетов (счет 91).

В зависимости от того, планирует организация использовать отделимое улучшение (основное средство) дальше или нет, в бухучете отразите:

• консервацию основного средства (временный вывод из использования) – если организация демонтировала основное средство, в настоящее время его не использует, но в дальнейшем планирует его использование;

• или ликвидацию основного средства (полный вывод из использования) – если организация не планирует больше использовать демонтированный объект отделимых улучшений.

Арендодатель возмещает затраты

Стороны сделки вправе предусмотреть в договоре и другие условия, отличные от общих. Например, в договоре можно указать, что арендодатель обязан возместить арендатору затраты на произведенные им отделимые улучшения. Тогда такие улучшения станут собственностью арендодателя. Передачу отделимых улучшений оформите, например, актом.

Как правило, и в этом случае отделимые улучшения производит арендатор, впоследствии передавая их на баланс арендодателя. Причем такая передача может осуществляться как по окончании срока аренды, так и непосредственно после окончания работ по производству этих улучшений. Это также устанавливается соглашением сторон.

Такие правила основаны на положениях пункта 1 статьи 623 Гражданского кодекса РФ.

Если арендодатель компенсирует арендатору стоимость улучшений, то в бухучете на дату передачи отделимых улучшений на баланс арендодателя, сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 08, 10
– переданы на баланс арендодателя произведенные улучшения (списана стоимость отделимых улучшений, подлежащих компенсации арендодателем) (на основании документа, свидетельствующего о передаче объекта, например, акта);

Дебет 76 Кредит 68
– начислен НДС.

Включить полученный объект в состав основных средств или МПЗ арендатора нельзя. Поскольку данный актив по условиям договора заведомо является собственностью арендодателя.

Такой порядок следует из пункта 35 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н, п. 1 ст. 623 ГК РФ, п. 4 и 5 ПБУ 6/01.

Кроме того, арендатор может передать арендодателю отделимые улучшения на безвозмездной основе (например, по договору дарения) (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Пример отражения в бухучете арендатора отделимых улучшений, компенсируемых арендодателем

В январе ООО «Альфа» получило в аренду здание.

В марте организация смонтировала в здании систему видеонаблюдения. Данное устройство можно демонтировать без ущерба для здания, поэтому его следует считать отделимым улучшением. Сумма затрат на установку системы (с учетом ее покупной стоимости) составила 220 000 руб.

В договоре аренды предусмотрена обязанность арендодателя компенсировать арендатору стоимость отделимых улучшений сразу по окончании работ.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

В марте:

Дебет 08 Кредит 10 (70, 69, 76, 60...)
– 220 000 руб. – отражены расходы по производству отделимых улучшений;

Дебет 76 Кредит 08
– 220 000 руб. – переданы отделимые улучшения на баланс арендодателя;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 39 600 руб. (220 000 руб. × 18%) – начислен НДС со стоимости переданных отделимых улучшений;

Дебет 51 Кредит 76
– 259 600 руб. – получена компенсация стоимости отделимых улучшений от арендодателя.

В апреле:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 51
– 39 600 руб. – перечислен в бюджет НДС, начисленный со стоимости отделимого улучшения.

ОСНО: налог на прибыль

Отражение отделимых улучшений при расчете налога на прибыль зависит от того, компенсирует арендодатель их стоимость арендатору или нет.

При отсутствии компенсации со стороны арендодателя отделимые улучшения учитывайте в составе собственного имущества арендатора. При получении на баланс (приобретении или создании) отделимых улучшений как отдельного объекта имущества его стоимость спишите:

• путем начисления амортизации, если полученный объект можно признать амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ);

• путем включения в состав материальных расходов, если полученный объект не отвечает признакам амортизируемого имущества.

Во втором случае расходы спишите после ввода объекта улучшений в эксплуатацию. При этом организация вправе самостоятельно определить порядок списания такого имущества с учетом срока его использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Такой порядок распространяется на метод начисления (п. 1 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе необходимо соблюсти еще одно условие – оплатить (компенсировать поставщику, подрядчику, персоналу) стоимость объекта улучшений (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. Как отразить в учете отпуск материалов в эксплуатацию (производство).

Пример принятия к налоговому учету арендатором отделимых улучшений арендованного имущества. Арендодатель не компенсирует отделимые улучшения

В январе ООО «Альфа» получило в аренду здание сроком на пять лет.

В марте организация смонтировала в здании систему видеонаблюдения. Данное устройство можно демонтировать без ущерба для здания, поэтому его следует считать отделимым улучшением. Сумма затрат на установку системы (с учетом стоимости ее приобретения) составила 220 000 руб.

В договоре аренды отделимые улучшения предусмотрены не были, арендодатель их стоимость не компенсирует.

Компьютерная система видеонаблюдения относится ко второй амортизационной группе в соответствии с Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (срок полезного использования от двух до трех лет).

«Альфа» решила, что расходы по данному основному средству будут списываться через амортизацию в течение 25 месяцев.

Согласно учетной политике для целей налогообложения амортизация начисляется линейным способом. Амортизационная премия не применяется.

Ежемесячная норма амортизации составила:
1 : 25 мес. × 100% = 4%.

Ежемесячная сумма амортизации составила:
220 000 руб. × 4% = 8800 руб.

«Альфа» применяет метод начисления, налог на прибыль платит помесячно.

Начиная с апреля бухгалтер «Альфы» стал ежемесячно включать в налоговые расходы амортизационные отчисления в сумме 8800 руб.

Если по окончании договора аренды (или по окончании производства работ по созданию объекта отделимых улучшений) арендатор оставляет отделимое улучшение у себя (арендодатель не компенсирует его стоимость), произведенный объект необходимо демонтировать (ст. 622, п. 1 ст. 623 ГК РФ).

Затраты на демонтаж отделимого улучшения можно учесть при расчете налога на прибыль, если указанный объект использовался в деятельности организации, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, подп. 8, 9, 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). При методе начисления налоговую базу уменьшите в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (например, после составления акта, подтверждающего выполнение данных работ) (п. 1 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе помимо перечисленных требований необходимо, чтобы расходы, связанные с демонтажем основного средства, были оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ).

В зависимости от того, планирует организация использовать отделимое улучшение дальше или нет, при расчете налога на прибыль отразите расходы, связанные с:

• консервацией объекта основных средств (временный вывод из использования) – если организация демонтировала объект основных средств, в настоящее время его не использует, но в дальнейшем планирует его использование;

• ликвидацией объекта основных средств (полный вывод из использования) – если организация не планирует больше использовать демонтированный объект отделимых улучшений.

В договоре аренды стороны также могут прописать условие о компенсации стоимости отделимых улучшений арендодателем. В этом случае собственником отделимых улучшений становится он. Такие правила основаны на положениях пункта 1 статьи 623 Гражданского кодекса РФ.

Ситуация: как организации-арендатору отразить при расчете налога на прибыль операцию по передаче отделимых улучшений на баланс арендодателя? Условиями договора аренды предусмотрена обязанность арендодателя компенсировать стоимость отделимых улучшений.

Отделимые улучшения, стоимость которых возмещает арендодатель, изначально являются его собственностью, реализации имущества в данном случае не происходит. Но в то же время имеет место передача результатов выполненных работ. Это следует из положений пункта 2 статьи 623 Гражданского кодекса РФ и пункта 1 статьи 39 Налогового кодекса РФ.

Поэтому сумму компенсации стоимости отделимых улучшений учтите в налогооблагаемых доходах при расчете налога на прибыль как выручку от реализации работ (услуг) (п. 1 ст. 249 НК РФ). При использовании метода начисления сделайте это в момент подписания документа, подтверждающего приемку-передачу результата выполненных работ (например, акта) (п. 3 ст. 271 НК РФ). При кассовом методе включите компенсацию в доходы сразу после получения ее суммы на расчетный счет или в кассу организации (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Затраты, связанные с производством отделимых улучшений, также учтите при расчете налога на прибыль как экономически обоснованные расходы, связанные с выполнением работ (п. 1 ст. 252, подп. 1 п. 3 ст. 315 НК РФ).

Подробнее об учете доходов и расходов при реализации работ (услуг) см. Как учесть при расчете налога на прибыль доходы и расходы от реализации произведенной продукции (работ, услуг).

Кроме того, в соответствии с условиями заключенного договора организация-арендатор может передать отделимые улучшения арендодателю на безвозмездной основе (п. 1 ст. 623, п. 1 ст. 572 ГК РФ). Доходов и расходов от такой операции у арендатора не возникнет (ст. 249, 250, п. 16 ст. 270 НК РФ). Подробнее об этом см. Как отразить в учете безвозмездную передачу основных средств.

ОСНО: НДС

Если производство отделимых улучшений относится к строительно-монтажным работам для собственного потребления, то данная операция у арендатора облагается НДС (подп. 3 п. 1 ст. 146 НК РФ). Подробнее об этом см. Как отразить в учете строительство (изготовление) основных средств хозспособом.

Сумму НДС, начисленную на стоимость строительно-монтажных работ, примите к вычету (абз. 2 п. 5 ст. 172 НК РФ). Сделайте это при соблюдении следующих условий:

• объект, в отношении которого выполняются СМР, должен быть предназначен для операций, облагаемых НДС;

• стоимость этого объекта будет включена в расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль, в том числе через амортизационные отчисления (абз. 3 п. 6 ст. 171 НК РФ, письмо ФНС России от 23 марта 2009 г. № ШС-22-3/216).

Суммы входного НДС по товарам (работам, услугам), приобретаемым для создания улучшений, принимайте к вычету по мере их постановки на учет. При этом факт оплаты поставщику значения не имеет. Дожидаться окончания работ также не нужно.

Такой порядок предусмотрен пунктом 5 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Подробнее о применении вычетов по НДС см. При каких условиях входной НДС можно принять к вычету.

В момент передачи арендодателю (как на возмездной, так и на безвозмездной основе) на стоимость отделимых улучшений начислите НДС (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Подробнее об этом см.:

• Как рассчитать НДС при реализации товаров (работ, услуг) – при передаче отделимых улучшений на возмездной основе;

• Как рассчитать НДС при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг) – при передаче отделимых улучшений на безвозмездной основе.

ОСНО: налог на имущество

Налог на имущество с отделимых улучшений платите в общем порядке. Подробнее см. Как организации рассчитать налог на имущество.

УСН: доходы

Организации, которые платят единый налог с доходов, не учитывают при расчете налоговой базы расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Поэтому расходы, связанные с производством отделимых улучшений налоговую базу не уменьшают.

Ситуация: нужно ли организации-арендатору учесть в составе доходов компенсацию стоимости отделимых улучшений в арендованное имущество, полученную от арендодателя? Организация применяет упрощенку.

Да, нужно.

Отделимые улучшения, стоимость которых возмещает арендодатель, изначально являются его собственностью, реализации имущества в данном случае не происходит. Но в то же время имеет место передача результатов выполненных работ. Это следует из положений пункта 2 статьи 623 Гражданского кодекса РФ и пункта 1 статьи 39 Налогового кодекса РФ.

Поэтому сумму компенсации стоимости отделимых улучшений учтите при расчете единого налога при упрощенке как выручку от реализации работ (услуг) (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 249 НК РФ). Сделайте это сразу после получения ее суммы на расчетный счет или в кассу организации (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

УСН: доходы за вычетом расходов

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, отражают расходы по производству отделимых улучшений в зависимости от того, компенсирует арендодатель их стоимость или нет.

Если арендодатель не компенсирует стоимость отделимых улучшений, то при получении на баланс отделимых улучшений как отдельного объекта имущества его стоимость спишите на расходы:

• в составе затрат на приобретение основных средств, если поступившее имущество можно признать амортизируемым для целей налогообложения прибыли (подп. 1 п. 1 и п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ);

• или в составе материальных затрат после ввода объекта улучшений в эксплуатацию. При этом организация вправе самостоятельно определить порядок списания такого имущества с учетом срока его использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Единственное условие – все расходы при списании их в уменьшение базы по единому налогу должны быть оплачены. Такой порядок основан на положениях пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Если по окончании договора аренды (или по окончании производства работ по созданию объекта отделимых улучшений) арендатор оставляет отделимое улучшение у себя (арендодатель не компенсирует его стоимость), произведенный объект необходимо демонтировать (ст. 622, п. 1 ст. 623 ГК РФ).

Затраты на демонтаж отделимого улучшения можно учесть при расчете единого налога при условии, что они перечислены в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Например, в уменьшение налоговой базы можно принять зарплату сотрудников, выполняющих работы по демонтажу (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Налоговую базу уменьшайте по мере возникновения и оплаты расходов на демонтаж (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В зависимости от того, планирует организация использовать отделимое улучшение дальше или нет, при расчете единого налога при упрощенке отразите расходы, связанные с:

• консервацией основного средства (временный вывод из использования) – если организация демонтировала основное средство, в настоящее время его не использует, но в дальнейшем планирует его использование;

• ликвидацией основного средства (полный вывод из использования) – если организация не планирует больше использовать демонтированный объект отделимых улучшений.

В договоре аренды стороны также могут прописать условие о компенсации стоимости отделимых улучшений арендодателем. В этом случае собственником отделимых улучшений становится он. Такие правила основаны на положениях пункта 1 статьи 623 Гражданского кодекса РФ. В этом случае операцию по передаче арендодателю стоимости отделимых улучшений оформите как продажу имущества (п. 1 ст. 623, п. 1 ст. 454 ГК РФ).

Кроме того, арендатор может передать имущество арендодателю на безвозмездной основе (например, по договору дарения) (п. 1 ст. 623, п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Ситуация: как организации-арендатору отразить при расчете единого налога расходы, связанные с созданием отделимых улучшений, компенсируемых арендодателем? Организация-арендатор применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Затраты, связанные с производством отделимых улучшений, учтите при расчете единого налога как экономически обоснованные расходы, связанные с выполнением работ, при условии, что они перечислены в статье 346.16 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом обязательным условием признания расходов является их оплата (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Аналогичного мнения придерживается и налоговая служба (см., например, письмо МНС России от 21 июня 2004 г. № 02-4-07/229). Данные разъяснения касаются расчета налога на прибыль и производства неотделимых улучшений, однако логика, изложенная в письме, применима и в отношении отражения при расчете единого налога отделимых улучшений.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет единого налога операция по получению (приобретению или созданию) отделимых улучшений арендованного имущества не влияет.

Совмещение ОСНО и ЕНВД

Организация может одновременно использовать арендованное имущество в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения. В этом случае – если арендодатель не выплачивает компенсацию – стоимость отделимых улучшений (амортизационных отчислений по ним) нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы по улучшению имущества, которое используется в каком-либо одном виде деятельности, распределять не надо.

Сумму входного НДС, выделенную в счете-фактуре по товарам, приобретенным для создания улучшений, распределите по методике, установленной в пунктах 4, 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

К полученной доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД, прибавьте сумму НДС, которую нельзя принять к вычету (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).